Ismerd meg magad, állítsd be a kontextust, és tartsd rövidre
Az azonnali üzenetküldés szabványos kommunikációs módszer lehet az Ön számára, de egyesek még mindig megfélemlítenek. Ha megszokta a szöveges üzeneteket vagy az azonnali üzenetküldő barátokat és kollégáit, előfordulhat, hogy nem veszi észre, hogy egy szöveg megjelenhet a bal oldali mezőről egy új névjegyhez. Az ilyen típusú meglepetés különösen aggodalomra ad okot üzleti összefüggésben. Amikor üzleti szövegeket használsz, tartsd észben a jó hírközlő üzenetek etikettjét, és kövessetek néhány egyszerű magatartási szabályt.
Kérjen engedélyt szöveges üzenet küldésére
Meg akarja érteni azt a személyt, akivel a szöveggel szeretne kapcsolatba lépni? Ne tételezzük fel, hogy mindenkinek mindig mobiltelefont kell hordoznia, hogy szöveges üzeneteket fogadhasson, vagy online hozzáférhessen az azonnali üzenetek eléréséhez hálózaton, Facebookon vagy más azonnali üzenetküldő programokon keresztül. Kérj személyesen vagy telefonbeszélgetést arról, hogy az egyének hogyan szeretnek kapcsolatba lépni velük. Lehet, hogy felfedezik, hogy korlátozott szöveges tervük van, vagy hogy a személyes használatot a munkaállomásokon elriasztják.
Bemutatjuk magunkat, ha üzenetet küldenünk
Bemutatod magad az üzenetedben, és röviden írj. Miközben neve, beceneve vagy telefonszáma megjelenhet, a használt üzenetkezelési módszertől függően a címzett a szövegből kilép. Indítsa el az üzenetet egy bevezetővel és egy referenciakerettel, mint például:
- - Joan Smith vagyok az XYZ Consultants-tól. Van időd megvitatni a kérdést, amelyet a múlt héten telefonáltam?
- - Brad Jones a könyvelésből, kérdéseim vannak a visszatérítési kérelemmel kapcsolatban. Van időd megválaszolni, vagy később hívlak?
Ezzel elkerülheti, hogy az üzenete véletlenszerűen és esetleg rosszul irányított kérdésként jelenjen meg egy olyan személytől, akit a címzett csak homályosan vagy egyáltalán nem emlékezhet.
Bár sok azonnali üzenetküldő program rendelkezik egy archívummal, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy kiderítsék, ki vagy és mire beszéltél a múltban, általában jó ötlet, hogy még röviden bemutatkozzunk a későbbi beszélgetésekben, különösen ha megváltoztattad a becenevet vagy telefonszámot.
Tartsd meg a String rövid üzenet első üzenetet
Kezdjük csak a bevezetéssel és a kontextusokkal, amíg a személy nem válaszol. Ellenkező esetben összeállíthat és elküldhet egy részletes üzenetet, amelyet soha nem lát. Ez egy jó gyakorlat minden üzenetsorhoz.
Kövess fel udvariasan, ha nem kapsz választ
Szöveges vagy IM üzenet küldése és a válasz nem fogadása több dolgot jelenthet. A személy figyelmen kívül hagyhatja Önt, de a személy valószínűleg nem figyeli a telefont vagy a számítógépet, hogy megtekinthesse az üzenetet. Megfelelő idő után kövesse nyomon egy további üzenetet, de próbálja meg felvenni a kapcsolatot e-mailben vagy telefonon. Adott esetben megállhat a személy íróasztalánál is.
Ezek a protokollok visszatérnek ahhoz, hogy az emberek inkább kapcsolatba lépjenek velük. Bár az üzenetküldés lehet az egyetlen módja kommunikálni, nem mindenki első választása. Ha produktív munkakapcsolatokat szeretne, megértse és tisztelje, hogy az emberek különböző preferenciákkal rendelkeznek.