Amikor dokumentumait elektronikus úton osztja el, nem számíthat arra a címzettre, aki Word-t telepített a számítógépére.
Továbbá sokan nem szeretik a Word-dokumentumok fogadását, még akkor is, ha Word-re telepítve vannak a gépeken. Ez azért van, mert a Word dokumentumok rosszindulatú makrókat tartalmazhatnak.
Tehát a dokumentumok terjesztésének legjobb módja PDF formátumban. Az Adobe Acrobat az arany szabvány a PDF létrehozásakor. De súlyos árcédulát hordoz. Ha csak alkalmanként hoz létre PDF-t, akkor valószínűleg nem akarja megvásárolni az Acrobat programot.
Ebben az esetben letöltheti a Microsoft ingyenes Mentés PDF formátumú bővítményét az Office 2007 programhoz. Lehetővé teszi PDF-dokumentumok létrehozását Word és hat másik Office alkalmazásban. Lehetővé teszi az XPS dokumentumok létrehozását is. Az XPS a Microsoft lapos formátuma. Mivel nem rendelkezik a PDF széleskörű elfogadásával, nem javasolom a XPS formátumú dokumentumok terjesztését.
Miután letöltötte és telepítette a bővítményt, kövesse az alábbi lépéseket PDF létrehozásához a Word alkalmazásban:
- Kattintson az Office gombra
- Kattintson a Nyomtatás gombra
- A Nyomtatás párbeszédpanelen válassza ki a PDF-t a nyomtatóválasztás listájában
- Kattintson a Nyomtatás gombra
A bővítmény az Office XP rendszerrel működik.