Pénzügyi technikák alkalmazása egy IT-eszköz megszerzésének igazolására
Az informatikai beruházások igazolása kritikus képesség mindenki számára, aki a technológiában dolgozik. Míg az informatikai szervezet vezetősége számos informatikai beruházási döntést hoz, gyakran az új berendezésekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó javaslatok az informatikai személyzetből származnak. Fontos megérteni a terminológiát és az alapvető technikákat, hogy egy ügyet új eszközbe fektessenek be. Egy dolog kérni, cserélje ki a help desk szoftvert. Valószínűleg hallod, "meg fogunk nézni - blah blah blah". Vagy pedig mondj valami olyat, mint "a help desk szoftverünk cseréje évente 35 000 dollárt takarít meg, és 3 év múlva fizetni fog", sokkal jobb lesz az informatikai menedzsmented. Biztosíthatom önt erre.
Ez a cikk megadja az alapvető készségeket ahhoz, hogy elemezhesse és létrehozhasson egy értékbecslést egy javasolt informatikai befektetéshez. Meg kell értened az alapokat, mielőtt mély merülést venned e pénzügyi technikákba. Vigyázz a jövőbeni cikkekre, ahol fejlettebb analitikai technikákat fogok biztosítani az informatikai befektetések felszerelésbe vagy szolgáltatásba való igazolásához.
Alapvető informatikai befektetéselemzési terminológia
Tőkekiadások (CAPEX): A tőke olyan elnevezés, amelyet egy évnél hosszabb hasznos élettartam megkülönböztetésére használnak. Például, ha egy vállalat laptopot vásárol egy alkalmazott számára, várhatóan a laptop 3 vagy 4 évig tart. A könyvelők ezt az informatikai beruházást az adott időszakban kell megfizetniük, ahelyett, hogy megvásárlásra kerülnének. A vállalat tipikusan a berendezések hasznos élettartamára vonatkozó politikákat, valamint egy minimális dollár összegű tőkeköltséget jelent. Például egy 50 dolláros költségű billentyűzet nem tekinthető tőkének.
Értékcsökkenés: Az értékcsökkenés az a módszer, amelyet a tőkeinstrumentum-befektetés ráfordításának felosztására használnak a vásárlás hasznos élettartama alatt. Tegyük fel például, hogy a tőke számviteli politikája lineáris értékcsökkenést alkalmaz. Ez csak azt jelenti, hogy az értékcsökkenés minden évben megegyezik. Tegyük fel, hogy új szervert vásárolsz 3000 dollárért a várható élettartam 3 évig. Az IT-beruházás értékcsökkenése évente 1000 dollár lesz 3 év alatt. Ez az értékcsökkenés.
Cash Flow: A pénzforgalom a készpénz mozgása és bejutása az üzletből. Meg kell értened a különbséget a készpénz és a nem készpénzes tételek között. Általában készpénzt használnak az informatikai beruházások értékének kiszámításakor. Az értékcsökkenés nem pénzbeli ráfordítás, amely azt jelenti, hogy az alapul szolgáló eszköz már kifizetésre került, de a ráfordítást az eszköz élettartama alatt terjeszti. Az informatikai beruházás eredeti vásárlása a pénzügyi elemzés során a készpénzkiáramlásnak tekintendő.
Diszkontráta: Ez az analízis során felhasznált ráta figyelembe veszi azt a tényt, hogy egy dollár 5 vagy 10 év alatt több mint egy dollárt ér. Az informatikai beruházások elemzésénél alkalmazott diszkontráta egy olyan módszer, amellyel a jövő dollárjait meg lehet állapítani a mai dollárban. Maga a diszkontráta számos szöveges könyv tárgyát képezi. Ha rendkívül pontos diszkontráta van a vállalatnál, forduljon a számviteli részlegéhez. Ellenkező esetben 10% -ot fogunk használni, ami az inflációt és azt az árfolyamot jelenti, amelyet egy vállalat képes lenne pénzt keresni, amelyet nem fektetett be az IT-berendezésedbe. Ez egyfajta alkalmi költség.
IT beruházáselemzési technikák
Az informatikai beruházások (tőke) értékelésének számos módja van. Valójában attól függ, hogy milyen beruházást végez, és mennyire érett az informatikai szervezet a tőkekivásárlás során. A szervezet mérete is szerepet játszhat. De ne feledje, hogy ez nem sok időt vesz igénybe, és akkor is, ha egy kis és közepes méretű szervezet számára dolgozik, ez az erőfeszítés nagyra értékeli.
Ebben a cikkben két egyszerű informatikai befektetési technikát tekintünk meg. Szeretném ösztönözni Önt arra, hogy mind együttesen, mind pedig teljes körű képet nyújtsanak a javasolt IT-beruházás értékéről.
- Nettó jelenérték
- Visszafizetési időszak
Nettó jelenérték (NPV)
A nettó jelenérték olyan pénzügyi technika, amely egy sor cash flow-t soroz fel az idő múlásával és mindegyik kedvezményt az aktuális időszakra. A nettó jelenérték figyelembe veszi a pénz időértékét. Tipikus, hogy 3-5 év alatt vizsgálja meg a pénzbeáramlást és a pénzkiáramlást, és csökkentse a nettó beáramlást, csökkentve a nettó kiáramlást egyetlen értékre. Ha a szám pozitív, akkor a projekt értéket adna a szervezetnek, és ha az NPV negatív, akkor csökkenti a szervezet értékét. Az NPV elemzés valós hatalma az alternatív informatikai beruházások összehasonlításakor. Az NPV az informatikai befektetési forgatókönyvek relatív értékét nyújtja, és a legmagasabb NPV-t általában a többi alternatíva veszi át.
A nettó jelenérték számításának nehéz része az elemzésben használt tényleges szám. Az egyenlet kiáramló oldalán a beruházás teljes költségét, valamint a karbantartási költségeket és a végrehajtási költségeket használhatja. A beáramlási oldalt nehezebb elérni. Ha az informatikai befektetés növekményes bevételt generál, ez eléggé egyenesen halad előre, és ezeket a számokat felhasználhatja az elemzéshez. Amikor a beáramlások (vagy előnyök) lágy oldalra vannak állítva, azaz szubjektívek, például időbeli megtakarítások, sokkal nehezebb megbecsülni.
A legjobb, amit tehetsz, hogy dokumentáld a feltételezéseket és menj a bélhez. Tegyünk egy példát, ahol IT-beruházást eszközölünk egy help desk szoftvercsomagban. Az ilyen befektetés előnye az informatikai személyzet által megtakarított idő, és esetleg a felhasználói közösség elégedettsége. Ha egy meglévő help desk szoftvercsomagot cserél, pénzt takaríthat meg a rendszer karbantartásáért. Meg kell szüntetnie a beáramlást és a kiáramlást annak érdekében, hogy az Ön informatikai beruházási javaslatához elvégezhesse a Net Present Value (NPV) elemzést.
Befolyások: Az informatikai beruházásokból származó bevételek vagy előnyök szubjektívek lehetnek, és kevésbé pontosak. Gyakran előfordul, hogy egy informatikai beruházás előnye az idő, az ügyfélelégedettség vagy más "puha" számok megtakarítása. Íme néhány példa a beáramlásokra.
- Mentett karbantartási költségek a nyugdíjas szoftverektől
- Az informatikai alkalmazottak által megtakarított idő a nagyobb hatékonyság érdekében
- Növekedett bevétel
Kiáramlások: A kiáramlások általában könnyebben becsülhetők, de egyesek is szubjektívek lehetnek. Íme néhány példa a kiáramlásra.
- A szoftver költsége (licencdíjak stb.)
- Karbantartás
- Külső megvalósítási költségek
Ez a nagyobb kép egy egyszerű IT beruházási elemzést mutat a Net Present Value (NPV) elemzéssel. Az Excel nagyon egyszerűvé teszi ezt a fajta elemzést. Az NPV kiszámításához szintén van egy funkció. Amint azt a képből látható, évente beáramlást és kiáramlást határoztam meg, majd 10% -os diszkontráta alapján számoltam ki az NPV-t.
- NPV elemzés: informatikai befektetések Pillanatkép (nagy kép)
Visszafizetési időszak
A Visszafizetési időszak elemzése azt mutatja, hogy mennyi ideig tart az informatikai beruházások a beruházás költségeinek visszaköveteléséhez. Ez általában évek alatt áll, de ez az elemzési időhorizonton múlik. A megtérülési idő egyszerű számítás lehet, de csak nagyon egyszerű feltevésekkel. Itt van az a formula, amely kiszámítja a megtérülési időt az informatikai beruházásokra. Általában minél rövidebb a Visszafizetési időszak, annál kevésbé kockázatos az informatikai befektetés.
[Informatikai beruházások költsége] / [Éves készpénz az informatikai befektetésből]
Nézzük meg azt a forgatókönyvet, ahol egy e-kereskedelmi szoftveret vásárolsz 100 ezer dollárért. Tegyük fel, hogy ez a szoftver évente 35 000 dollárra növeli a bevételeket. A megtérülési időszak kiszámítása $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 év. Tehát ez a beruházás 2 év és 10 hónap alatt fizetne.
Jelentős hátránya van a kifizetési időszak kiszámításának ilyen egyszerű feltevéseknek. Nagyon valószínűtlen, hogy az informatikai beruházásokból származó bevétel hosszabb időn keresztül egyenletesen fog megjelenni. Nagyon reálisabb, ha a bevétel egyenetlen. Ebben az esetben meg kell vizsgálnia a halmozott éves bevételnövekedést, amíg az eredeti IT beruházást "fizetik".
Vegyük ugyanezt a példát felülről. Tegyük fel, hogy az 1. évben az informatikai befektetésből származó bevétel nettó növekedése 17 000 dollár. A 2., 3., 4. és 5. években $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 és $ 33,000 volt. Bár ez a 35 000 dolláros bevétel átlagos éves növekedése, a megtérülési idő eltér a befektetésből származó egyenetlen bevétel miatt. A példában szereplő visszatérítési időszak valójában több mint 3 év, amely hosszabb, mint az eredeti számítás átlagosan. A halmozott bevételnövekedést tekintve láthatja, mikor fedezi az eredeti befektetést. Ebben a példában csak találja meg, hol fedezi az informatikai befektetés ($ 100,000) költsége. Láthatja, hogy ez a 3. és a 4. év között jelentkezik.
Halmozott bevételnövekedés:
- 1. év - 17 000 dollár
- 2. év - 46 000 dollár
- 3. év - 91.000 dollár
- 4. év - 142 000 $
- 5. év - 175.000 dollár
Tekintse meg a minta IT befektetési Excel táblázatot a kifizetési periódus kiszámításának részletes képletére.
IT befektetési javaslat
Miközben a számítások fontosak egy informatikai befektetési elemzésben, ez nem minden. Erősen javaslom, hogy készítsen egy javaslatot, ahelyett, hogy csak kinyomtatná a táblázatot, vagy elküldte volna az eredményeket. Gondolj a CFO-ra, mint közönségre a javaslat összeállításakor. Végül is, ha az íróasztalánál végül is.
Azt javasolnám, hogy a javaslatot rövid összegzéssel kezded az általad javasolt informatikai befektetés (tőke) rövid összefoglalásával, majd az elemzés eredményeinek rövid összefoglalásával (az összefoglaló számításokkal együtt). Végül csatolja a részletes táblázatkezelő elemzést, és professzionális javaslata van, amelyet a főnöke nagyra értékel.
Az informatikai beruházási javaslat csomagja lehet:
- Összefoglaló: egy vagy két bekezdés, amely összefoglalja az Ön által javasolt informatikai beruházásokat.
- Indokolás: egy vagy két bekezdés, amely összefoglalja elemzésének eredményeit az alkalmazott technikával együtt (tartalmaz egy összefoglaló táblázatot)
- Nyomtatás: egy tiszta nyomtatás az Excel táblázatból, amely a részletes elemzést mutatja
Sample Excel Spreadsheet
A minta Excel táblázata 3 lapból áll, köztük:
- összefoglalás
- Nettó jelenérték (NPV) számítás
- Kifizetési számítás
- IT befektetéselemzés - Excel 97-2003 verzió
Ha bármilyen kérdése van az informatikai beruházások igazolásával kapcsolatban, írjon nekem egy e-mailt vagy egy bejegyzést az Új Tech Fórumon.