A Spreadsheet és az adatbázis közötti különbség lebontása
Az egyik oka annak, hogy a vállalatok nem szívesen alkalmazzák a Microsoft Access-ot, a táblázat és az adatbázis közötti különbség hiánya. Ez sok ember számára azt hitte, hogy az ügyfélinformációk követése, megrendelések megvétele és a projekt részletei a táblázatban megfelelnek az igényeiknek. A végeredmény az, hogy nehéz konfigurálni a konfigurációt, a fájlok elvesztik a korrupciót, és az alkalmazottak véletlenül felülírják a releváns információkat. Alacsony ismeretekkel rendelkeznek az adatbázis teljesítményéről és sokféle felhasználásáról, így a kisvállalkozások számára könnyebb lesz látni, ha egy munkafüzet elegendő egy táblázathoz és egy adatbázis létrehozásához.
Fontos, hogy alaposan megértsük, mi az adatbázis . A legtöbb ember már korábban is elérte az adatbázisokat, mint például a közkönyvtárakban, de az egyszerű használatuk nem teszi világossá, hogy a táblázatok és az adatbázisok eltérőek. Néhány percen át az adatbázisok megtanulása segít az összehasonlítás világosabbá tételében.
Adatszervezés
Talán a legnyilvánvalóbb különbség egy táblázat és egy adatbázis között az adatok szervezésének módja. Ha az adatok viszonylag laposak, akkor a táblázat tökéletes. Annak meghatározása, hogy egy lapos tábla a legjobb, kérdezd meg, hogy az összes adatpont könnyen ábrázolható-e egy diagramon vagy táblázatban? Például, ha egy vállalat egy év alatt nyomon követi a havi bevételeket, akkor a táblázat tökéletes. A táblázatoknak ugyanazt a típusú adatot kell kezelniük, néhány kulcspont előrehaladásának feltérképezésére.
Összehasonlításképpen, az adatbázisok relációs adatszerkezettel rendelkeznek. Ha a felhasználó adatokat akar húzni, számos szempontot kellene figyelembe venni. Például ha egy vállalat nyomon követi a havi kereseteit, és összehasonlítja azokat a versenytársakkal az elmúlt öt évben, akkor ezek az adatpontok kapcsolódnak egymáshoz, de nem egyetlen fókuszt. Egyetlen táblázat létrehozása az eredmények jelentéséhez nehéz lesz, ha nem lehetetlen. Az adatbázisok célja, hogy megkönnyítsék a felhasználók számára a jelentések készítését és a lekérdezések futtatását.
Az adatok komplexitása
A legegyszerűbb módja annak, hogy összehasonlítsák, hogy az adatoknak egy táblázatban vagy egy adatbázisban kell-e fenntartaniuk, hogy megvizsgálják az adatok bonyolultságát. Ez segít tisztázni az adatok szervezésének módját, ha a felhasználó még mindig nem biztos.
A táblázatkezelő adatok egyszerűek. Könnyen hozzáadható egyetlen táblázathoz vagy diagramhoz, és hozzáadható a prezentációhoz anélkül, hogy ki kellene zárnia az információkat. Könnyen karbantartható, mivel csak néhány kulcsértéket követ. Ha csak néhány sor és oszlopra van szükség, akkor az adatokat a legjobb a táblázatban tárolni.
Az adatbázisok sok különböző típusú adatot tartalmaznak, amelyek mindegyike kapcsolatban áll az adatbázisban szereplő többi adattal. Például a vállalatok jelentős mennyiségű adatot tárolnak az ügyfeleiknél, a nevekről és címekről a megrendelésre és az értékesítésre. Ha egy felhasználó megpróbál több ezer sort sorba önteni egy táblázatba, akkor az esélyek jóakkoraak, ha át kell vinni egy adatbázisba.
Az adatok ismétlése
Csak azért, mert az adatokat frissíteni kell, nem feltétlenül jelenti azt, hogy szükség van egy adatbázisra. Ismétlődnek-e ugyanazok az adatok? És a vállalkozás érdekli a következő események vagy tevékenységek?
Ha az adatpontok megváltoznak, de az adatok típusa megegyezik és egyetlen eseményt követ, akkor az információ valószínűleg lapos. Például az eladások mennyisége egy év alatt. Az időtartam változik, és a számok ingadoznak, és nem lesz ismétlődő adat.
Ha az adatok bizonyos részei ugyanazok maradnak, például az ügyfélinformációk, míg mások megváltoztatják, például a megrendelések számát és a kifizetések időszerűségét, az esélyek az akciók nyomon követését jelentik. Ez az, amikor egy adatbázist kell használni. Az akciók sok különböző összetevővel rendelkeznek, és megpróbálják nyomon követni az összeset.
Az adatok elsődleges célja
A táblázatok nagyszerűek azokhoz az eseményekhez, amelyek nem igénylik sok különböző szempont nyomon követését. Olyan projektek esetében, amelyek egy vagy két táblázatot vagy táblázatot igényelnek a prezentáció archiválását megelőzően, a táblázat a legjobb megoldás. Ha a csapatnak vagy vállalatnak képesnek kell lennie arra, hogy kiszámolja az eredményeket és meghatározza a százalékos arányokat, ott a táblázatok a leghasznosabbak.
Az adatbázisok hosszabb projektekre vonatkoznak, ahol az adatokat valószínűleg újra és újra felhasználják. Ha megjegyzésekre és megjegyzésekre van szükség, az adatokat át kell vinni egy adatbázisba. A táblázatokat nem úgy tervezték, hogy nyomon kövessék a részleteket, csak néhány kulcsfontosságú számértéket.
Felhasználók száma
A felhasználók számának döntő tényezője lehet a táblázatkezelő vagy adatbázis használatának. Ha egy projekt megköveteli, hogy nagy számú felhasználó frissíthesse az adatokat és változtatásokat hajtson végre, akkor ezt nem kell egy táblázatban végrehajtani. Sokkal nehezebb a megfelelő konfigurációs vezérlést egy táblázattal fenntartani. Ha csak néhány felhasználó frissíti az adatokat, általában három és hat között, akkor a táblázatnak megfelelőnek kell lennie (de ügyeljen arra, hogy szabályokat hozzon létre, mielőtt továbblépne vele).
Ha egy projektben vagy egy teljes részlegben résztvevő összes résztvevőnek változtatniuk kell, az adatbázis jobb választás. Még ha egy cég is kicsi, és most már csak egy vagy két ember van a tanszéken, fontolja meg, hogy hány ember lehet öt év alatt a részlegen, és megkérdezni, hogy mindenkinek szüksége van-e változtatásokra. Minél több felhasználónak van szüksége hozzáférésre, annál valószínűbb, hogy az adatbázis jobb lehetőség.
Az adatbiztonságot is figyelembe kell venni. Ha sok bizalmas információt kell biztosítani, az adatbázisok jobb biztonságot nyújtanak. Mielőtt elindulna, mindenképpen olvassa el az adatbázis létrehozása előtt figyelembe veendő biztonsági kérdéseket.
Ha készen áll a merülésre, olvassa el cikkünket a Táblázatok konvertálása adatbázisokba, hogy elinduljon az utazás során.