A legtöbb vállalat tisztában van azzal, hogy mit lehet tenni a Microsoft Word és az Excel programban, de megérteni, hogy mit tud a Microsoft Access megtenni, egy kicsit nehezebb megérteni. Az adatbázisok létrehozásának és megpróbálásának ötlete úgy tűnik, mint az erőforrások felesleges használata. A kisvállalkozások számára azonban ez a program számos különféle előnnyel járhat, különösen a növekedés és szervezés irányításában.
A Microsoft Access sokkal megbízhatóbb módszert kínál a kisvállalatok számára az adatok és projektek nyomon követésére, mint az Excel vagy a Word. A hozzáférés több időt vehet igénybe, mint a leggyakrabban használt Microsoft alkalmazások, de a projektek, a költségkeretek és a növekedés nyomon követéséhez a legtöbb hozzáadott érték is elérhető. A kisvállalkozások összehasonlításához és elemzéséhez szükséges összes adatot egyetlen programban tartják fenn, megkönnyítve a jelentések és diagramok futtatását, mint bármely más program. A Microsoft számos sablont kínál a tanulás folyamatának egyszerűsítésére, és a felhasználók testreszabhatják a sablonokat. A Microsoft Access alapjainak megértése segítheti a kisvállalkozásokat abban, hogy mindennapi működésük során teljes értéket láthassanak.
Ha már dolgozik egy táblázatban, akkor könnyen konvertálhatja Excel táblázatát Access adatbázisba.
Ügyfélinformációk fenntartása
Az adatbázis lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy nyomon kövessék az összes ügyfél vagy ügyfél számára szükséges információt, beleértve a címeket, megrendelési adatokat, számlákat és fizetéseket. Mindaddig, amíg az adatbázis olyan hálózaton tárolódik, ahol minden alkalmazott hozzáférhet, a felhasználók meggyőződhetnek róla, hogy az információk továbbra is aktuálisak maradnak. Mivel az ügyfélinformációk kritikus fontosságúak minden kisvállalkozás számára, az adatbázis biztonságossá tehető. Az űrlapok hozzáadása az adatbázisba segíti a kisvállalkozásokat, hogy az adatokat folyamatosan minden munkavállaló beírja.
Ahogy a felhasználók megismerkednek a programmal, összetettebb összetevőket lehet hozzáadni, például az ügyfélcímekhez történő leképezést. Ez lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak ellenőrizzék az új ügyfelek címét, vagy tervezzék meg a szállítási útvonalakat. Ezenkívül lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy számlákat hozzanak létre, és képesek legyenek e-maileket vagy rendszeres leveleket küldeni, és képesek nyomon követni, mikor és hogyan fizették a számlákat. Az Ügyféladatok frissítése és tárolása az Access-ben megbízhatóbb, mint egy táblázatkezelő vagy Word-dokumentum, és egyszerűsíti az információk kezelését.
Pénzügyi adatok követése
Számos vállalkozás szoftvereket vásárol a pénzügyek nyomon követéséhez, de egy olyan kisvállalkozás számára, amely nemcsak felesleges, hanem többletmunkát is jelent. A számlák létrehozása és nyomon követése mellett minden üzleti költség és ügylet ugyanazon a programon keresztül is rögzíthető. Az olyan vállalatok esetében, amelyek teljes Microsoft Office Suite-t használnak, beleértve az Outlookot és az Accesset is, az Outlookban lévő fizetési emlékeztetők az adatbázishoz kapcsolódhatnak. Amikor megjelenik az emlékeztető, a felhasználók elvégezhetik a szükséges kifizetéseket, megadhatják az adatokat a Hozzáférésben, majd zárják le az emlékeztetőt.
Szükséges lehet kifinomultabb szoftver vásárlására, amint az üzlet nő, és ezek a vállalkozások előnyt élveznek, ha az összes pénzügyi adataikat az Access-ban tárolják. Számos más program is képes befogadni az Access által exportált adatokat, így könnyebbé válik az információ átállítása az idő múlásával.
Marketing és értékesítés irányítása
Az Access használatának egyik legelismertebb, de leghatékonyabb módja a marketing- és értékesítési információk figyelése. Az adatbázisban már meglévő ügyfélinformációkkal könnyen elküldhető e-mailek, szórólapok, kuponok és rendszeres postai küldemények azoknak, akik értékesítésre vagy különleges ajánlatok iránt érdeklődnek. A kisvállalkozások nyomon követhetik, hogy meglévő ügyfeleik hányan válaszoltak marketingkampány után.
Új ügyfelek számára egyetlen kampányból teljes kampányokat hozhat létre és figyelhet meg. Ez megkönnyíti a munkavállalók számára, hogy megtekinthessék, mi van már befejeződve, és mi maradt meg, vagy milyen nyomon követésre van szükség.
A termelés és a készlet nyomon követése
Az ügyfelek nyomon követéséhez hasonlóan a készletekkel, az erőforrásokkal és az állományokkal kapcsolatos adatok nyomon követése kulcsfontosságú minden vállalkozás számára. A hozzáférés megkönnyíti a raktárakra vonatkozó adatok bevitelét, és tudni fogja, hogy mikor kell megrendelni egy bizonyos terméket. Ez különösen fontos azoknál a gyártóknál, amelyek számos különböző erőforrást igényelnek egy termék, például repülőgépalkatrészek vagy aktív gyógyszerészeti összetevők készítésére.
Még a szolgáltató iparágaknak is meg kell őrizniük a készleteket, és az összes információnak egy helyen könnyebb meglátogatni azt a számítógépet, amelyikhez rendelték az alkalmazottakat, vagy meghatározták, hogy mikor kell az irodai eszközöket frissíteni. Akár nyomon követik a járműveket, a mobilkészülékeket, a sorozatszámokat, a regisztrációs adatokat, a felhasználói naplókat vagy a hardver élettartamát, a kisvállalkozások könnyebben követhetik hardvereiket.
A hardveren túl a vállalkozásoknak képesnek kell lenniük nyomon követni a szoftvereket. A nyilvántartásból és a szoftverek verzióinformációhoz és felhasználókhoz való engedélyezéséhez engedélyezett számítógépek számához elengedhetetlen, hogy a vállalkozások képesek legyenek gyorsan és pontosan lekérni információkat az aktuális konfigurációkról. A Windows XP támogatásának közelmúltbeli befejezése óriási emlékeztető arra, hogy miért fontos tudni, hogy milyen szoftverek és operációs rendszerek vannak üzleti számítógépeken és eszközökön.
Jelentések és elemzések futása
Talán az Access leghatékonyabb eleme a felhasználó azon képessége, hogy minden adatról jelentéseket és diagramokat készítsen. A különböző adatbázisokban tárolt adatok összeállítása teszi lehetővé, hogy a Microsoft Access a kisvállalkozások számára működő erőművé váljon. A felhasználó gyorsan létrehozhat egy jelentést, amely összehasonlítja az erőforrások költségeit a jelenlegi árképzéssel, hozzon létre egy diagramot, amely bemutatja, mennyi készlet áll rendelkezésre egy közelgő marketingkampány számára, vagy futtat egy elemzést, amely azonosítja, hogy mely ügyfelek maradnak a kifizetéseknél. A lekérdezésekkel kapcsolatos kevés ismeretekkel a kisvállalkozások átvehetik az irányítást az adatok megtekintéséről.
Még ennél is fontosabb, hogy a Microsoft Access kapcsolódhat más Microsoft termékekbe. A kisvállalkozások áttekinthetik a jelentést, megtekinthetik az ügyfelek adatait, és számlákat hozhatnak létre a Wordben. A levél egyesítése rendszeres leveleket hozhat létre, miközben a felhasználó egyidejűleg e-mailt generál az Outlook programban. Az adatok Excel-be exportálhatók a részletek részletesebb megtekintéséhez, és onnan elküldhetők a PowerPointba egy prezentációhoz. Az összes többi Microsoft termékkel való integráció talán a legjobb ok arra, hogy az Access hozzáférhessen az üzleti információk összesítéséhez.