A Microsoft Office fájlok biztonságos tárolása

A használt Microsoft Office verziójától függően számos alkalmazást tartalmazhat. Az alapajánlat jellemzően Word, Excel, PowerPoint és Outlook. Úgy tűnik, hogy a PowerPoint nem tartalmaz semmilyen rejtett biztonságot, de a Word, az Excel és az Outlook minden szinten nyújt titkosítást.

Word dokumentumok védelme

A Microsoft Word dokumentumok esetében (Word 2000 és újabb) magasabb szintű biztonságot választhat a fájl mentésekor. Ahelyett, hogy egyszerűen rákattintana a "Mentés" gombra, kattintson a Fájl , majd a Mentés másként parancsra, és kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a fájl mentése párbeszédpanel jobb felső sarkában található Eszközök elemre
2. Kattintson a Biztonsági beállítások elemre
3. A Biztonsági beállítások párbeszédpanel számos lehetőséget kínál:
   • Jelszó megadása a Jelszó melletti négyzetbe megnyitható, ha azt szeretné, hogy a fájl teljesen hozzáférhetetlen legyen a jelszó nélkül
   • A Word 2002 és 2003 alkalmazásban a jelszó mező melletti Speciális gombra kattintva kiválaszthatja a titkosítás magasabb szintjét, amely még nehezebb behatolni
   • Jelszó megadása a Jelszó melletti négyzetbe módosíthatja , hogy mások számára megfelelő-e a fájl megnyitása, de korlátozni szeretné, hogy ki módosíthatja a fájlt
4. A Biztonsági beállítások párbeszédpanel alján néhány lehetőség van a dokumentum magánéletének védelmére:
   • Személyes adatok eltávolítása a fájlok tulajdonságaiból mentéskor
   • Vigyázz, mielőtt nyomon követett változtatásokat vagy megjegyzéseket tartalmazó fájl nyomtatása, mentése vagy elküldése előtt
   • Tárolja a véletlen számot, hogy javítsa az egyesítés pontosságát
   • A rejtett jelölés láthatóvá válik a megnyitás vagy a mentés során
5. Kattintson az OK gombra a Biztonsági beállítások mező bezárásához
6. Válassza ki a fájl nevét, majd kattintson a Mentés gombra

Az Excel fájlok védelme

Az Excel nagyon hasonló védelmet nyújt a Microsoft Word számára. Csak kattintson a Fájl , Mentés másként és kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a fájl mentése párbeszédpanel jobb felső sarkában található Eszközök elemre
2. Kattintson az Általános opciók elemre
3. Jelszó megadása a Jelszó melletti négyzetbe megnyitható, ha azt szeretné, hogy a fájl teljesen hozzáférhetetlen legyen a jelszó nélkül
   • A jelszó mező melletti Speciális gombra kattintva magasabb titkosítási szintet választhat ki, amely még nehezebb behatolni
4. Jelszó megadása a Jelszó melletti négyzetbe módosíthatja , hogy mások számára megfelelő-e a fájl megnyitása, de korlátozni szeretné, hogy ki módosíthatja a fájlt
5. Kattintson az OK gombra az Általános beállítások mező bezárásához
6. Válassza ki a fájl nevét, majd kattintson a Mentés gombra

Az Outlook PST fájlok védelme

A bejövő vagy kimenő e-mail üzenetek tényleges digitális aláírása és titkosítása, valamint azok fájlmellékletei egy egész különálló kérdés, amelyet egy másik alkalommal ismertetünk. Ha azonban a Microsoft Outlook mappáiból származó adatokat PST fájlba exportálja, akkor hozzáadhat védelmet annak biztosítása érdekében, hogy az adatok ne férhessenek hozzá. Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Fájl menüpontra
2. Válassza az Importálás és exportálás lehetőséget
3. Válassza az Exportálás egy fájlt, majd kattintson a Tovább gombra
4. Válassza a Személyes mappafájl (.pst) lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra
5. Válassza ki az exportálni kívánt mappát vagy mappákat (ha kívánja, jelölje be a Beillesztendő almappák jelölőnégyzetet), majd kattintson a Tovább gombra.
6. Válassza ki a kimeneti útvonalat és a fájlnevet, majd válassza ki az exportfájl egyikét, majd kattintson a Befejezés gombra
   • Cserélje ki a másolatokat az exportált tételekkel
   • Dupla elem létrehozása
   • Ne exportáljon duplikált elemeket
7. A Titkosítás beállítása alatt válasszon az alábbi lehetőségek közül
   • Nincs titkosítás
   • Kompresszív titkosítás
   • Magas titkosítás
8. A képernyő alján adjon meg egy jelszót a titkosított PST fájl megnyitásához (mindkét fiókban meg kell adnia ugyanazt a jelszót, hogy ellenőrizze, hogy a jelszót a kívánt módon írta-e meg, különben nem tudja megnyitni a saját fájl)
   • Válassza ki, hogy mentse-e ezt a jelszót a jelszólistában
9. Az exportálás befejezéséhez kattintson az OK gombra

(Szerkesztette: Andy O'Donnell)