Számos jó ok van arra, hogy a papírdokumentumok digitalizálása óriási segítséget jelenthet az otthoni iroda (vagyis az otthona) megszervezésében. Először is megszabadulhat a sok extra papírból, amely be van húzva fiókokba és fájlokba, vagy értékes helyet foglal el.
A digitális fájlokat (akár PDF-fájlokat is) át lehet alakítani kereshető fájlokká az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver használatával, amely tipikusan a nyomtatóhoz tartozik (a HP-nak nagyon jó videója van, amely megmagyarázza, hogyan működik az OCR egyszerűsíteni az életedet).
Ez azt jelenti, hogy nem csak az Ön információi nem vesznek fel szobát, hanem sokkal könnyebb megtalálni, mint papíron. A digitális fájlokat azonban tetszés szerint mentheti - CD-n vagy DVD-n, flash meghajtón, online tárolóeszközön vagy a fentieken. Tehát biztos lehet benne, hogy ha valamire szükséged van, akkor rá tudod venni a kezedet.
Amikor elkezdi az otthoni fájlok digitalizálását, ez a tökéletes idő a szervezett fájlok létrehozására, amelyek egyszerűbbé teszik az életed. Gondold végig a szükséges papírmintákat, és hozzon létre egy mappát mindegyikhez. Hitelkártya-bevételek egy mappában; autóbiztosítási papírok egy másikban; telefonszámlák, élelmiszerbevételek, házi javítási számlák stb., mindegyik külön mappát kaphat. És minden egyes mappában hozzon létre almappákat minden évhez (vagy hónaphoz). Sokkal könnyebb elindulni egy szervezett rendszerrel, majd egyszerűen új papírokat adni a megfelelő fájlhoz, miközben folytatod a próbálkozást, csak akkor, ha új beérkezést kapsz.
Győződjön meg róla, hogy a szkenner vagy nyomtató OCR szoftvert kapott (az ABBYY FineReader szoftver úgy tűnik, hogy sok csomagot és szkennert tesztel). Ha nem találsz, ne essen pánikba. Van egy jó esély arra, hogy már van néhány tisztességes OCR szoftver már telepítve van a számítógépen, mindaddig, amíg a Windows-ot használja. A Cool OCR szoftver, amelyet már megtudtok, a szoftver és a szkenner közötti helymeghatározási folyamaton keresztül segít szerkeszteni a szerkeszthető dokumentumokat.
Természetesen ez egy másik fontos kérdést is felvet: Legalább egy dokumentumszkennerrel kell rendelkeznie, ha ezt a munkát elvégezné. Nem kell drága, vagy képzelődik. Ha nincs meg, akkor jó ideje keresni egyet; Kezdje ezeket a vélemények a fotószkennerekről és a dokumentumszkennerekről néhány legjobb vásárlásra. Ha nem kíván külön szkennert, egy olcsó, többfunkciós nyomtató tökéletesen elvégzi a feladatot.
Tehát itt van a kemény rész. A rendszer létrehozása nem túl bonyolult; még a papírmunka beolvasása sem lesz túl kemény. Ami kemény, akkor gondoskodnia kell róla, hogy automatikusan minden alkalommal új beérkezéseket vagy papírmunkákat kapjon. Ellenkező esetben a papírok újra felhalmozódnak, és úgy érezheti magát, mintha az idejét vesztette volna. Tehát ragaszkodj hozzá!