A hosszú e-mailek megfélemlítőek lehetnek, és hosszú bekezdések hosszú sorozata, esetleg olyan hosszú távú mondatok, amelyek nem tűnnek el, de úgy tűnik, nem mennek sem olyan mondatokkal, amelyek idegen szavakkal tele vannak a sokoldalú és néha egymásnak ellentmondó lehetséges interpretációkkal összekeverve - kevésbé olvashatóvá teheti a címzettet, mint ha az üzenet csak kb. 3 mondat - három szellemes, tömör és pontos mondat - hosszú volt.
Ha nem olvasta el a fenti bekezdést, akkor a lényeg.
Az e-maileket rövid ideig tartsa
Ezért általában jó ötlet
- az e-maileket a lehető legrövidebb ideig tartsa.
Természetesen ez nem jelenti azt, hogy bármilyen áron vágnia kellene az üzeneteket.
Írd be annyiszor, mint a szükséges
Írd le mindaddig, amíg szükséges és megfelelő. Nagyon fontos, hogy az üzleti e-mailek tömörebbek legyenek.
A személyes e-mailek virágosak és régóta áthatóak. Az egyértelműség érdekében kevesebb és egyszerűbb szóval még jobb.
Használjon bullet pontokat
Ha sok írásra van szüksége:
- Szüntesse meg üzenetét golyópontokká.
- Kezdje el minden egyes pontot a cselekvés tömör összefoglalásával.
- Győződjön meg róla, hogy a fontos információk nem rejtőznek az üzenete vagy bármely golyópont húsában.
Egy művelet üzenetenként
Ne összegyűjtse semmit, amire szüksége van, vagy egy címzettnek szeretné közölni a címzettet. Különösen:
- Indítson el egy új üzenetet minden egyes fontos művelethez, amelyet a címzetttől kér.
Ez megkönnyíti a címzett számára az e-mail kezelését és a szükséges műveleteket. Előzmények beállításával valószínűsíthető, hogy ugyanazt a módszert alkalmazzák az üzenetekhez - és egyszerűbbé válik az e-mailek kipróbálása.