Valóban mindenkinek válaszolnia kell egy csoportos üzenetben?
Ha jó válaszolni, jobbnak kell lennünk válaszolni mindenkinek. Jobb?
Nem mindig. Ha a válasz valóban fontos minden címzett számára, akkor egy "válasz mindent" kell használni.
Néhány válasz az összes forgatókönyvre olyan balesetek miatt keletkezik, amelyekben az egyik címzett nem veszi észre, hogy rákattintott vagy megérintette ezt a lehetőséget. A legtöbb azonban valószínűleg annak köszönhető, hogy a személy nem tudja, mikor kell elküldeni az összes üzenetet.
Akárhogy is, általában bosszantó a többi csoporthoz tartozó ember számára. Ezért a legjobb, ha a Válasz mindenkinek óvatosan használja.
Mikor válaszoljon mindenkinek?
Használja az e-mail program Válasz mindenkinek funkcióját csak akkor, ha:
- Válaszad szükséges ahhoz, hogy megtudja az eredeti feladónak és az eredeti e-mail címzettjeinek: és a Cc: mezőknek az összes felhasználóját.
Ne válaszoljon mindenkinek, ha:
- Csak az eredeti feladónak kell tudnia a választ,
- Az észrevételeid elengedhetetlenek lesznek az eredeti feladónak és néhány további címzettnek,
- Ebben az esetben normál választ adjon, majd kézzel hozzáadja a többi címzettet. A címeket az eredeti e-mailből másolhatja, ha ez segít.
- Az üzenete olyan egyszerű, mint a "Köszönöm!" vagy "én is:"
- Köszönjük, hogy a hirdetések csak finomak lehetnek, de ne küldje el őket minden más címzettnek. Igazából csak a feladónak kell tudatában lennie az üzenet érzésének, nem pedig a csoport minden más személyének.
A Válasz mindegyik csak speciális esetekben van fenntartva. Ez csak akkor használható, ha ugyanazt az üzenetet kell elküldenie a csoport minden egyes címzettjének. Ellenkező esetben, ha erre nincs szükség, válaszolnia kell csak a releváns egyénekre, akkor is, ha ez azt jelenti, hogy csak a feladóra válaszol.
Például, vegye fontolóra, hogy kapjon egy e-mailt arról, hogy szeretne-e nyugdíjba vonulni a hétvégén. Feltételezzék, hogy 30 embert küldtek el, és nem csak akkor kérdezik meg, ha megyek, hanem ha valamilyen módon elhozzuk az ételt, vagy más módon segítünk.
Ebben a helyzetben általában nem megfelelő, hogy válaszoljon mindenki másnak, és magyarázza el, hogy nem mehetsz, mert munkát kell végezned ezen a hétvégén, és hogy a gyermeke is beteg, így ez nem jó hétvége az Ön számára. Ezek a részletek relevánsak a feladó számára, de valószínűleg nem mindenki más meghívására.
Vannak azonban olyan idők, amikor mindenkinek válaszolnia kell, és amikor elvárható , hogy mindenkinek válaszoljon. Talán egy csoportos megbeszélést tartalmaz egy munkaprojektről vagy valami másról, amely közvetlenül magában foglalja a többi résztvevőt.
Mindegy, gondolja át, mielőtt tömeges e-mailt küldenének másoknak. Még rosszabb, ha néhány ember küld egymás után az összes üzenetet, és egy tucat e-mailt kap egy-két perc alatt. Ezek nem csak nehéz nyomon követni, hanem bosszantó, ha nem kell olvasni őket.