Számos e-mail alkalmazás létezik, és nem feltétlenül mindegyik. Ha azt szeretné, hogy az üzenete kinyissön és olvasható legyen, olyan üzenetformátumot kell használnia, amelyet a címzett alkalmazás támogat. A Microsoft Outlook 3 különböző üzenetformátummal rendelkezik, amelyekre különböző helyzetekre van szüksége.
3 Az üzenetek formátuma az Outlook programban és mikor kell használni
Minden egyes üzenetformátumnak különböző lehetőségei vannak, az Ön által választott formátum határozza meg, hogy hozzá tud-e adni a formázott szöveget, például vastag betűtípusokat, színes betűtípusokat és golyókat, valamint hogy képes-e képeket hozzáadni az üzenetekhez. Amire azonban elengedhetetlen, hogy a címzett képes lesz látni - nagyszerű a formázás és a képek, de néhány e-mail alkalmazás nem támogatja a formázott üzeneteket vagy képeket.
Az Outlook alkalmazással három különböző formátumban küldhet üzeneteket.
Egyszerű szöveg
Az egyszerű szöveg e-maileket küld egyszerű szöveges karakterek használatával. Minden e-mail alkalmazás támogatja a sima szöveget. Ez a formátum nagyszerű, ha nem függ semmilyen formális formázástól, és biztosítja a maximális kompatibilitást. Mindenki, aki rendelkezik e-mail fiókkal, képes lesz elolvasni az üzenetet. Az egyszerű szöveg nem támogatja a merész, dőlt, színes betűtípusokat vagy más szövegformázást. Ezenkívül nem támogatja az üzenetek testében közvetlenül megjelenített képeket, bár a képeket csatolmányként is felveheti. Megjegyzendő, hogy a Hubspot megállapította, hogy az egyszerű szöveges üzenetek magasabb nyitott és kattintási arányt kapnak, mint a HTML üzenetek.
HTML
A HTML lehetővé teszi a HTML formázás használatát. Ez az alapértelmezett üzenetformátum az Outlook programban. Ez a legjobb formátum is, ha hagyományos dokumentumokhoz hasonló üzeneteket szeretne létrehozni, különböző betűkészletekkel, színekkel és felsorolásokkal. A szöveg például dőlt betűvel kiemelkedhet, vagy megváltoztathatja a betűtípust. Akkor is beilleszthet olyan képeket, amelyek inline módon jelenítenek meg és más formázóeszközöket használnak, hogy az üzenetek szebbek és könnyebben olvashatók legyenek. Manapság a legtöbb e-mailben lévő személy képes HTML-formátumú üzeneteket fogadni (bár egyesek a tisztaság kedvéért inkább egyszerű szövegeket használnak). Alapértelmezés szerint a formázást engedélyező opciók egyikének (HTML vagy Rich Text) kiválasztása esetén az üzenet HTML formátumban kerül elküldésre. Tehát ha HTML-t használsz, tudod, hogy amit küldesz, az a címzett fog látni.
Rich Text Format (RTF)
A Rich Text az Outlook szabadalmaztatott üzenetformátuma. Az RTF támogatja a szövegformázást, beleértve a golyókat, az igazítást és a kapcsolódó objektumokat. Az Outlook automatikusan átkonvertálja az RTF formázott üzeneteket HTML formátumú üzenetekké, amikor azokat internetes címzettnek küldi, hogy az üzenetek formázása megmaradjon, és a mellékletek érkezzenek. Az Outlook automatikusan formázza a találkozó- és feladatkéréseket és az üzeneteket a szavazógombokkal, hogy ezeket az elemeket az interneten keresztül érintetlenül küldhesse más Outlook felhasználóknak, függetlenül az üzenet alapértelmezett formátumától. Ha az interneten kötött üzenet feladatra vagy értekezletre vonatkozó kérés, akkor az RTF-et kell használnia. Az Outlook automatikusan átalakítja az internetes naptárformátumhoz, amely az internetes naptárelemek közös formátuma, így más e-mail alkalmazások is támogathatják. Az RTF-t akkor használhatja, ha üzeneteket küld a Microsoft Exchange programot használó szervezeten belül; azonban azt javasoljuk, hogy használja a HTML formátumot. Ez egy Microsoft formátum, amely csak a következő e-mail alkalmazások támogatják: Microsoft Exchange Client versions 4.0 és 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 és 2002
Az alapértelmezett formátum beállítása
Kövesse a hivatkozást az alapértelmezett formátum beállításához az Outlook programban.