Netiquette Önnek tudnia kell
Míg mindenki legalább havonta néhány üzleti kommunikációt használ e-mailben , néhányan az e-mailt használják napi eszközként, hogy elvégezzük szakmai munkánkat. E-mailt használunk az ügyfelekkel, csapattársakkal, feletteseinkkel, esetleges új bérlőkkel vagy lehetséges új munkáltatókkal való kommunikáció céljából. És igen, ezek az emberek ítélnek bennünket abból a képességből, hogy világos és professzionális írásos üzenetet készítünk.
Az e-mail etikett vagy a "netiquette" már a világháló 27 éve alatt működik. A netiquette széles körben elfogadott iránymutatások arról, hogy miként viselkedjen a tisztelet és a kompetencia az e-mailben. Sajnos vannak olyan emberek, akik soha nem vették igénybe az e-mailek nettiquette-ét az üzleti beállításokhoz. Még rosszabb: vannak olyan emberek, akik összekeverik az e-mailek netiquette-ját a szöveges üzenetek laza és informális stílusával.
Ne hagyja, hogy a rosszul kialakított e-mail megöli hitelességét egy ügyfél, felettes vagy potenciális munkáltató. Itt találhatók az e-mailek nettiquette-szabályai, amelyek jól szolgálnak majd Önnek, és megtakaríthatják a munkahelyi zavart.
01. oldal, 10
Helyezze be az e-mail címet az elküldés előtt.
Ez ellentmondásosnak tűnik, de ez kiváló forma. Az írás és a lektorálás végéig várja, amíg az e-mail címeket hozzáadja az e- mail fejléchez. Ez a technika megakadályozza, hogy a véletlenül hamarosan elküldte az üzenetet, mielőtt befejezte a tartalmat és a lektorálást.
Ez különösen kritikus fontosságú egy olyan hosszabb e-mailhez, amely érzékeny tartalmat tartalmaz, mint például a munkaprogram benyújtása, az ügyfél kérdéseire adott válasz vagy rossz hír a csapat számára. Ezekben az esetekben az e-mail cím elhalasztása növeli a biztonságot, ha egy ideig el kell hagynia az e- mailjét, hogy összegyűjtse a gondolatait és próbálja meg a szavakat az elmédben.
Ha e-mailre válaszolsz, és úgy érzed, hogy a tartalom érzékeny, akkor egyszerűen törölje a címzett e-mail címét ideiglenesen, amíg készen áll a küldésre, majd adja hozzá a címet. Alternatívaként kiválaszthatja és beillesztheti a címzett e-mail címét egy jegyzettömb vagy OneNote oldalra, írhatja be az e-mailt, majd visszaolvashatja és beillesztheti az e-mail címet.
Higgye el nekünk ezt: egy üres e-mail címsor, míg a szerzők egy nap alatt jelentős bánatot kímélnek!
02. oldal, 10
Hármas ellenőrzés, hogy e-mailt küld a megfelelő személynek.
Ez különösen fontos, ha nagyvállalatban vagy kormányzati szervezeti egységben dolgozik. Ha érzékeny e-mailt küld "Mike" vagy "Heather" vagy "Mohammed" -nek, az e-mail szoftverének előre meg kell adnia a teljes címét az Ön számára. Az ilyen népszerű nevek sok eredményt fognak eredményezni a cég címjegyzékében , és véletlenül később elküldhetnéd az alelnöködnek vagy egy bizalmas választ a számvitelben részt vevő emberek számára.
A fenti # 1-es nem tagsági szabálynak köszönhetően a címzést a végére hagyta, ezért a címzett e - mail címének háromszoros ellenõrzésével az elküldés elõtti utolsó lépésként simán kell haladnia!
03. oldal, 10
Kerülje a "Válasz mindenkinek", különösen egy nagyvállalatnál.
Ha egy tucatnyi embernek küldött adást kap, akkor bölcs dolog csak válaszolni a feladóra. Ez különösen akkor igaz, ha nagy forgalmazási listákkal rendelkező vállalat.
Például: az ügyvezető igazgató az egész céget e-mailben küldi el a dél-téli parkolóban, és kéri az embereket, hogy tartsák tiszteletben a számozott és kijelölt standokat, amelyeket a munkavállalók fizetnek. Ha a "Válasz mindenkinek" gombra kattintasz, és elkezdek panaszkodni, hogy más alkalmazottak behatolnak a személygépkocsijába és megkarcolhatják a festékét, akkor megsérülhet a pályafutásod előrehaladtával, ha a vállalat meg fog válni.
Senki sem szeretne olyan üzeneteket kapni, amelyek nem vonatkoznak rájuk . Annál is inkább, senki sem értékeli, hogy panaszkodik a csoporthoz, vagy hallja a sugárzott formátumban sugárzott személyes sérelmeket.
Kerülje el ezt a faux pas-ot, és az alapértelmezett műveletet használja a feladónak. Határozottan lásd az alábbi 9. szabályt is.
04. oldal, 10
Professzionális üdvözletet használj a beszélő kifejezések helyett.
A professzionális e-mail indításának legmegfelelőbb módja a következő:
1. Jó napot, Ms. Chandra.
2. Hello, projektcsapat és önkéntesek.
3. Szia, Jennifer.
4. Jó reggelt, Patrick.
NEM, semmilyen körülmények között ne használjon professzionális e-mailt:
1. Hé,
2. Sup, csapat!
3. Szia, Jen.
4. Mornin, Pat.
A "hé", a "yo", a "száj" kifejezést barátságosnak és melegnek tűnhet, de valójában elrontják hitelességét üzleti környezetben. Bár biztosan használhatja ezeket a beszélgetéseket a beszélgetés során, ha megbízható kapcsolatban áll a másik személlyel, rossz ötlet ezeket a szavakat üzleti e-mailben használni.
Ezenkívül rossz formában van helyesírási parancsikonok készítése, mint például a "mornin". Nagyon rossz formában van, hogy rövidítsenek valakinek a nevét (Jennifer -> Jen), hacsak az a személy kifejezetten nem kérte.
Mint bármely intelligens üzleti kommunikáció esetében, okos tévedés abban, hogy túlságosan formális, és bizonyítja, hogy az etikettben és a tiszteletben hisz.
05. oldal, 10
Lektorál minden üzenetet, mintha a szakmai hírneve függene.
És valóban, a jó hírnevet könnyedén lebontja a rossz nyelvtan, rossz helyesírás, és rosszul választott szavak.
Képzelje el, hogy a professzionalizmus hogyan fog hitelni, ha véletlenül elküldi. " Akkor ellenőriznie kell a módját , Ala ", ha tényleg azt akarta mondani, hogy " ellenőriznie kell a matematikáját, Alma" . Vagy ha azt mondja, hogy " holnapra interjút tudok tenni ", amikor azt jelentette, hogy " holnap interjút tudok tenni ".
Korrigálja minden elküldött e-mailt; tegye azt úgy, mintha a szakmai hírneve függ attól.
06. oldal, 10
A tömör és tiszta tárgysor elérni fogja a csodákat (és segít olvasni).
A tárgysor egyben a kommunikáció címe, és egy módja annak, hogy összefoglalja és megcímkézze az e-mail címét, hogy később könnyen megtalálható legyen. Világosan össze kell foglalnia a tartalmat és a kívánt intézkedéseket.
Például egy tárgysor: "kávé" nem túl világos.
Ehelyett próbáld meg a "Staff coffee preferences: a válaszadat szükséges"
Második példaként a " kérés " tárgysor túl homályos.
Ehelyett próbáljon ki egy tiszta témát, például: " Parkolásra vonatkozó kérése: további részletek szükségesek" .
07. oldal, 10
Csak két klasszikus betűtípust használjon: Arial és Times Roman változatok, fekete tintával.
Csábító lehet, hogy stílusos betűtípusokat és színeket ad hozzá az e-mailjeihez, hogy megpillantsa, de jobb, ha a fekete 12-pt vagy a 10-pt Arial vagy a Times New Roman programot használja. Hasonló változatok, mint például a Tahoma vagy a Calibri is rendben vannak. És ha egy adott kifejezésre vagy golyóra hívja fel a figyelmet, akkor a vörös tinta vagy a vastag betűk nagyon hasznosak lehetnek mérsékelten.
A probléma az, amikor az e-mailjei elkezdenek inkoherensekké válni és elakadni, vagy elkezdenek közvetíteni a maverick vagy disruptive attitűdöt az Ön részéről. Az üzleti világban az emberek a kommunikációt megbízható, világos és rövid, nem dekoratív és zavaró kommunikációra késztetik.
08. oldal, 10
Kerülje el a szarkazmust és a negatív / snooth hangokat minden áron.
Az e-mail mindig elmulasztja átadni a vokális inflexiót és a testbeszédet. Amit Ön szerint közvetlen és egyszerű, valójában olyan keménynek és áttetszőnek tűnhet, amint az e-mailbe kerül. A "kérem" és a "köszönöm" szavak nem használnak negatív alulnézeteket. És amit humorosnak és fénynek tartasz, valójában engedelmes és durva lehet.
Az e-mailben tiszteletteljes hangvételű és kedves viselkedést biztosít a gyakorlat és sok tapasztalat. Segít, ha elolvasod az e-mailt hangosan magadnak, vagy akár valaki másnak, mielőtt elküldöd. Ha valami az e-mailről úgy tűnik, átlag vagy durva, akkor írja át újra.
Ha még mindig elakadtál, hogyan közvetíthetsz valamilyen hangot egy e-mailben, akkor komolyan vegye fontolóra a telefon felvetését és az üzenetet, mint beszélgetést.
Ne feledje: az e-mail örökké tart, és ha elküldi az üzenetet, akkor soha nem húzza vissza.
09. oldal, 10
Tegyük fel, hogy a világ elolvassa az e-mailjét, ezért tervezze meg ennek megfelelően.
Valójában az e-mail örökre. Ez másodpercek alatt több száz embernek továbbítható. A bűnüldözést és az adóellenőröket fel lehet hívni, ha valaha is nyomozás lenne. Még a híreket vagy a közösségi médiát is elérheti.
Ez egy széles és félelmetes felelősség, de az egyik, hogy mindannyian vállunk: az, amit írsz egy e-mailben könnyen válhat a közismert. Válasszon szavakat óvatosan, és ha úgy gondolja, hogy esélye van arra, hogy visszaszorítson, akkor komolyan fontolja meg, hogy egyáltalán nem küldi el az üzenetet.
10/10
Mindig egy rövid klasszikus "köszönöm" és egy aláírási blokk.
A "szépség" és a "kérem" szépségének ereje mérhetetlen. Emellett az extra néhány másodperc, amely magában foglalja a professzionális aláírási blokkját, a köteteket a részletességgel kapcsolatos figyelmességéről szólítja fel, és a saját nevét és elérhetőségi adatait bélyegezve veszi át a kommunikáció tulajdonjogát.
Hello, Shailesh.
Köszönjük a TGI Sportswear hímzési szolgáltatásaival kapcsolatos érdeklődését. Nagyon örülnék, ha veled beszélgetnék a telefonon, hogy elmondjam többet a sportkabátok lehetőségeiről. Ezen a héten is meglátogathatjuk bemutatótermünket, és személyesen megmutathatom a mintáinkat.
Miféle telefonszámot hívhatsz? Ma 13:00 után beszélni tudok.
Köszönöm,Paul Giles
Ügyfélszolgálati igazgató
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"A márkázás a mi középpontjában áll"