01/08
A levélösszesítési dokumentum elindítása
Kattintson a Leválogatás szalagjára a Leválogatás elindítása elemre, és válassza ki a létrehozni kívánt dokumentum típusát.
Például kiválaszthat betűket, borítékokat vagy címkéket. Vagy válaszd ki a Step by Step Mail Merge varázslót a dokumentum létrehozásához.
02/08
Címzettek kiválasztása a levélírás-betűkhöz
Kattintson a Címzettek szalagon a Címzettek kiválasztása pontra, hogy a címzetteket a levelezéshez vegye fel.
Lehetősége van egy új adatbázis létrehozására a címzettek számára. Kiválaszthatja a meglévő vagy Outlook névjegyek használatát is.
03/08
Címzettek hozzáadása a levéltárak adatbázisához
Az Új címlista mezőben kezdje meg a névjegyek bevitelét.
A Tab billentyűvel mozoghat a mezők között. A mezők mindegyikét bejegyzésnek nevezzük. További címzettek hozzáadásához kattintson az Új bejegyzés gombra. Egy bejegyzés törléséhez jelölje ki, majd kattintson a Bejegyzés törlése gombra. A törlés megerősítéséhez kattintson az Igen gombra.
04/08
Egyesítőmezők hozzáadása és törlése
Lehet, hogy törölni vagy hozzáadni a mezők típusát a levéltárs dokumentumhoz.
Ezt egyszerűen megteheti. Csak kattintson az Oszlopok testreszabása gombra. Megnyílik az Oszlopok testreszabása párbeszédpanel. Ezután kattintson a Hozzáadás, Törlés vagy Átnevezés lehetőségre a mezőtípusok módosításához. A Move Up és a Move Down gombokkal is elrendezheti a mezők sorrendjét. Ha elkészült, kattintson az OK gombra.
Miután hozzáadta az összes címzettet, kattintson az OK gombra az Új címjegyzék párbeszédpanelen. Nevezze el az adatforrást, és kattintson a Mentés gombra.
05/08
Merge mező beillesztése a dokumentumba
Ha be szeretne illeszteni egy mezőt a dokumentumba, kattintson az Illessze mező beillesztése a Levelezés szalagra. Válassza ki a beilleszteni kívánt mezőt. A mező neve megjelenik, ahol a kurzor található a dokumentumban.
A mezőt körülvevő szöveget szerkesztheti és formázhatja. A mezőre alkalmazott formátumok továbbadják a kész dokumentumot. Továbbadhat mezőket a dokumentumhoz.
06/08
A levélírás egyes levelek előnézete
Mielőtt kinyomtatná a leveleket, előzetesen ellenőriznie kell a hibákat. Különös figyelmet kell fordítani a mezőket körülvevő távolságokra és írásjelekre. Azt is meg szeretné győződni arról, hogy helyes mezőt helyezett be a megfelelő helyekre.
A betűk előnézetéhez kattintson az Eredmények előnézete lehetőségre a Levelezés szalagon. A nyilak segítségével navigálhat a betűkön.
07. 08
Hibák javítása a levágási mezőkben
Előfordulhat, hogy hibát észlel az egyik dokumentum adatai között. Nem módosíthatja ezeket az adatokat az egyesítő dokumentumban. Ehelyett meg kell javítania az adatforrásra.
Ehhez kattintson a Címzettek szerkesztése címre a Levelezési szalagon. A megnyíló mezőben megváltoztathatja bármelyik címzett adatai adatait. A címzetteket is korlátozhatja. Egyszerűen törölje a jelölőnégyzetet a címzettek neve mellett, hogy elhagyja őket az egyesítés műveletéből. Ha elkészült, kattintson az OK gombra.
08. 08
A levéltári dokumentumok véglegesítése
Miután áttekintette a dokumentumokat, készen áll arra, hogy véglegesítse őket az egyesítés befejezése után. Kattintson a Finish & Merge gombra a Mailings szalagon.
Kiválaszthatja az egyes dokumentumok szerkesztését, a dokumentumok nyomtatását vagy e-mailezését. Ha úgy dönt, hogy kinyomtatja vagy elküldi az e-maileket, akkor meg kell adnia egy tartományt. Kiválaszthatja az összes, egy, vagy egymást követő betűkészletek nyomtatását. A szó az egyes folyamatokon keresztül jár.