A továbbított e-mailek gyakran felesleges karakterekkel és címekkel vannak ellátva
Ha egy e-mailt többször is továbbítottak, gyakran gyűjt fel olyan felesleges szavakat, karaktereket és e-mail címeket, amelyekre már nincs szükség, és amelyeket még egyszer el kell távolítani.
Mielőtt e-mailben elküldte az üzenetet a saját névjegyeire, fontolja meg ezt az egyszerű e-mail etikettet a címzettek érdekében.
A továbbított e-mailek tisztítása
Kövesse az alábbi tippeket, hogy gyorsan továbbítsa az továbbított e-maileket:
Távolítsa el a felesleges e-mail címeket
Ha egy e-mailt továbbításra kerül az előzőleg szerkesztés nélkül, akkor a címzett láthatja azokat az e-mail címeket, amelyekhez az eredeti üzenetet küldték.
Ez hasznos lehet olyan esetekben, amikor azt szeretné, hogy az új címzett megnézhesse, ki látta az e-mailt vagy az eredeti elküldését, de általában nem jó ötlet mindet megtartani. Ez különösen akkor igaz, ha kevés, ha a többi címzett bármelyikét ténylegesen hozzáadta az e-mailhez.
Koppintson az üzeneten, és törölje az összes olyan címet, amely tartalmazza azokat a más e-mail címeket, amelyeken az üzenetet elküldték.
Az előretekintő jelölők törlése
Miután az e-mailt néhányszor továbbították, a Tárgy mező és a test egy vagy több ">" karaktert, vagy egész szavakat gyűjthet össze, mint például "forward", "FWD" vagy "FWDed". Jó ötlet ezek eltávolítása a teljes üzenet törléséhez.
Valójában ezeknek a karaktereknek a megtartása azt eredményezheti, hogy a címzett úgy gondolja, hogy az üzenet levélszemét vagy, hogy az e-mailt nem törődte a maradék karakterek eltávolításával.
Tekintsük a szöveg színét és méretét
Rendkívül gyakori, hogy a továbbított e-mailek ugyanazt a stílust hordozzák, amely általában különböző méretű és több színű szöveg. Ezt gyakran nehéz elolvasni, és gyorsan kényszerítheti a címzettet, hogy az egész üzenetet spamként elutasítsa.
Próbálja meg beállítani az e-mailt, hogy megkönnyítse az olvasást.
Írj az üzenet tetejére
Az átirányított e-mailhez hozzáadni kívánt megjegyzéseket az e-mail legtetején kell elhelyezni, hogy a címzett egyértelműen láthassa meg észrevételeit.
Lehet írni, hogy mi az e-mail, vagy miért továbbítja, de nem számít, mi az oka, azt egyértelműen látni kell a tetején, különben a címzett nem fogja látni, amíg már olvasta a egész üzenet.
Az utolsó dolog, amit csak akarsz, az az, hogy a megjegyzéseid összekeveredjenek és félreértelmezték az eredeti üzenet szövegét.
A rendszeres továbbítás alternatívái
Az üzenet továbbításának egyik alternatívája az, hogy mentse az e-mail fájlt, majd csatolja az üzenetet e-mail mellékletként. Néhány e-mail kliensnek van egy gombja ehhez, például a Microsoft Outlookhoz . Mások számára próbálja meg letölteni az e-mailt fájlként, például egy EML vagy MSG fájlt, majd rendszeres fájlmellékletként küldje el.
Egy másik lehetőség az, hogy csak az eredeti szöveget másoljuk, majd beillesztjük egyszerű szövegként, hogy elkerüljük a páratlan formázási stílusok vagy a helyszínen kívüli színek másolását. Ügyeljen arra is, hogy az átadott szöveget idézőjelekbe tegye úgy, hogy az új címzett egyértelműen láthassa, hogy az e-mail melyik része nem Öntől származik.