Audio konferenciahívási problémák és azok kezelése
Az audiokonferenciahívások érdekesnek tűnnek, ha úgy gondolja, hogy az Ön üzleti vagy társadalmi találkozóikért járnak. De amikor gondolkodik a beállításukhoz és a zökkenőmentes működéshez kapcsolódó problémákhoz, hamar rájössz, hogy az egyikben való részvétel vagy a gazdaságban való részvétel meglehetősen kihívást jelent. Konferenciahívás szervezésénél számos olyan kérdésre van szükség, amelyet be kell vonnia a tervezésbe, hogy elkerülhetők legyenek a hibák.
1. Háttérzaj
Ez az a zaj, amelyet a résztvevők a hangjukon kívül hallanak, mint például a szédítő székek, a mögötte csevegő emberek, gépzajok, papírzajok stb. Ezeket a zajokat főként a VoIP-t használó résztvevők kapják, mert a hagyományos telefonkészüléknek dedikált és rövid - a mikrofonokat rendezik, miközben a VoIP egy érzékeny mikrofon segítségével működik. Példaként említhetjük a mikrofon tömbrendszert, amely a legtöbb laptopot tartalmazza. Egyesek részt vesznek konferenciákon, eszközöket kihangosítva.
Az egyetlen módja annak, hogy orvosoljuk ezt a helyzetet, hogy a résztvevők tudatában legyenek az általuk okozott zavargásoknak, amit a konferenciahívás előtt leginkább a kommunikációval lehet elérni. Például, mint szervező, érdemes egy e-mailt küldeni az etiquette-ekre a konferenciahívás előtt a munkamenet előtt.
2. Echo
Az Echo lehet része a háttérzajnak, de sokkal technikaiabb. A konferenciahívásban részt vevő személynek lehetnek feltételei a telefonnal, vagy olyan telefont használ, amely nem rendelkezik visszhang visszavonással. További információ arról, hogyan állíthatja le a visszhangot .
A visszhanggal rendelkezőt általában felkérték, hogy tegye le. Tehát fontos, hogy a konferenciákon használt telefonokkal és egyéb eszközökkel kapcsolatban bizonyos technikai kérdésekre vonatkozó tudnivalók fontosak.
3. Jelenlétkezelés
Audiokonferencia-beszélgetésben csak az egyik érzékelést fogod használni: a hallásod. Nem fogsz látni az embereket, akikkel beszél vagy hallgat. Ez azt jelenti, hogy ha nem követi nyomon minden egyes bejegyzést és kilép a konferenciahívásból, akkor lehet, hogy nem ismered a közönség jelenlétét, miután mélyen bejutott a konferenciába.
Ez a probléma eddig megoldatlan volt a hangkonferenciákhoz, mindaddig, amíg olyan eszközök kifejlesztése végett, amelyek bizonyos mennyiségű jelenlét menedzselést tesznek lehetővé. Az első eszköz az UberConference, ahol láthatja, ki beszél, amikor csinál, aki itt van és ki nem, és így tovább. Az utóbbi időben számos ilyen eszköz áll rendelkezésre, néhány érdekes vizuális interfésszel, amelyek az ikonokkal rendelkező résztvevőket képviselik.
4. Zene tartásban
Az emberek rendszerint a magánszemélyek telefonos felületét vigyázzák, de soha nem konferenciahívásokra. Bár lehet, hogy olyan ember számára kedves, aki valamilyen zenét hallgatott, biztosan kellemetlen lesz egy konferenciahívás során. Egyes résztvevők tarthatják a konferenciát, miközben más hívásokra vagy feladatokra járnak, ezáltal ritmikus hangulatot adnak a konferencia számára. Itt ismét értékes az előzetes konferencia etikai tudatosító kampány.
5. Vezetés
Egyes esetekben, ha egy csoportnak nincs vezetője, akkor káosz vezet. Ez valószínűleg egy konferencián fog történni, különösen olyan okos ügyekben, ahol nincs olyan ember, aki a gyeplőt tartja. A vezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy mindenkinek elegendő ideje legyen a beszédre és a szükséges figyelemre. Akkor is képesnek kell lenniük a dolgok visszaállítására, ha elveszítik vagy egyenesen konfliktusba kerülnek.
6. Anyagok és dokumentumok
Sok konferencia, különösen az üzleti életben, hivatkozik a dokumentumokhoz, anyagokhoz és eszközökhöz. Az ilyen információk nem megfelelő terjesztése miatt egyes résztvevők bizonyos pontokon a sötétben vannak, ezáltal félreértést okozva. Ezért gondoskodni kell a szükséges információk és dokumentumok terjesztéséről minden fél számára, amely jóval a konferencia kezdete előtt szükséges. Egy másik és jobb módja az online együttműködési eszközök kihasználása, ahol a dokumentumok és egyéb anyagok hivatkozása nem csak passzív, hanem az online munkamenet során is lehet aktív termelékenység.
7. Szegény hangminőség
Nem utalok arra, hogy valaki torokfájásnak érezze magát, hanem egy olyan telefonszolgáltatónak a hangján, amely rossz minőségű hívást kínál. Most ez gyakran a VoIP szolgáltatással történik, amely bizonyos számú tényezőtől függ , beleértve a sávszélességet , a használt kodeket , a telefonokat és egyéb eszközöket. Sajnálatos módon semmi mást nem tehet ehhez, ha Ön a konferencia vezetője vagy szervezője. A rossz hangminőséggel szembesülő résztvevőnek javítani kell a dolgokat az oldalukon.