Bevezetés a funkciókhoz és alapokhoz
Túlérte a nagy mennyiségű adat, amelyet nyomon kell követni a szervezetben? Talán jelenleg egy papírelszámolási rendszert, szöveges dokumentumokat vagy táblázatot használ, hogy nyomon követhesse kritikus információit. Ha rugalmasabb adatkezelő rendszert keres, akkor az adatbázis csak a keresett üdvösség lehet, és a Microsoft Access 2013 kiváló lehetőséget kínál.
Mi az adatbázis?
A legalapvetőbb szinten az adatbázis egyszerűen egy szervezett adatgyűjtés. Az adatbáziskezelő rendszer (DBMS), mint a Microsoft Access, az Oracle vagy az SQL Server, olyan szoftvereszközöket biztosít Önnek, amelyek rugalmas módon kívánják megszervezni az adatokat. Ez magában foglalja az adatbázishoz tartozó adatok hozzáadását, módosítását vagy törlését, kérdéseket (vagy lekérdezéseket) kérhet az adatbázisban tárolt adatokról és készítsen jelentéseket a kiválasztott tartalmakról.
Microsoft Access 2013
A Microsoft Access 2013 a felhasználók számára a legegyszerűbb és legrugalmasabb DBMS megoldásokat kínálja a piacon. A Microsoft termékek rendszeres felhasználói élvezni fogják a megszokott Windows-megjelenést, valamint a többi Microsoft Office termékcsalád szoros integrációját. További információ az Access 2010 felületről, olvassa el Access 2013 felhasználói felületünket.
Először nézzük meg a hozzáférés három fő összetevőjét, amelyekkel a legtöbb adatbázis-felhasználó találkozik - táblázatok, lekérdezések és űrlapok. Ha még nem rendelkezik hozzáférési adatbázissal, érdemes elolvasnia egy hozzáférési 2013-as adatbázis létrehozását a kapocsból vagy az Access 2013 adatbázis létrehozását egy sablonból.
Microsoft Access táblák
A táblák bármely adatbázis alapvető építőelemeit tartalmazzák. Ha ismeri a táblázatokat, az adatbázis-táblázatok nagyon hasonlóak.
Egy közös adatbázistábla tartalmazhat munkavállalói információkat, beleértve a névvel, születési dátummal és címmel kapcsolatos jellemzőket. A következőképpen strukturálható:
- munkavállalói azonosító
- Vezetéknév
- Keresztnév
- Cím
- Üdvözlés
- Születési dátum
Vizsgálja meg az asztal felépítését, és megállapítja, hogy a táblázat minden egyes oszlopa egy adott alkalmazotti jellemzőnek (vagy adatbázis-attribútumnak) felel meg. Minden sor egy adott munkatársnak felel meg, és tartalmazza az ő adatait. Mindez van rajta! Ha ez segít, mindegyik táblázatot tüntesse fel táblázatkezelőként. További információért olvassa el a Táblázatok hozzáadása egy Access 2013 adatbázisban
Információk lekérése egy hozzáférési adatbázisból
Nyilvánvaló, hogy egy olyan adatbázis, amely csak információkat tárol, használhatatlanná válik - szükség van módszerekre is az információk lekéréséhez. Ha egyszerűen csak emlékeztetni szeretné a táblában tárolt információkat, a Microsoft Access lehetővé teszi, hogy megnyissa a táblázatot, és görgessen a benne lévő rekordok között. Az adatbázis tényleges ereje azonban abban rejlik, hogy komplexebb kéréseket vagy lekérdezéseket válaszol. A hozzáférési lekérdezések lehetővé teszik az adatok kombinációját több táblából, és meghatározott feltételeket helyeznek el a letöltött adatokon.
Képzeld el, hogy szervezetének egyszerű módszert kell létrehoznia azon termékek listájának létrehozására, amelyek az átlagos ár felett jelenleg értékesítenek. Ha egyszerűen megkaptad a termékinformációs táblázatot, ennek a feladatnak való megfelelés nagy mennyiségű adatválogatást és kézzel végzett számításokat igényel. Azonban a lekérdezés ereje lehetővé teszi, hogy egyszerűen csak azt kérje, hogy a hozzáférés csak azokat a rekordokat adja vissza, amelyek megfelelnek a fenti átlagos árképzési feltételnek. Ezenkívül utasíthatja az adatbázist, hogy csak az elem nevét és egységárát tüntesse fel.
Az Access adatbázis-lekérdezések teljesítményéről további információt az Egyszerű lekérdezés létrehozása a Microsoft Access 2013 programban talál.
Információk beszúrása hozzáférési adatbázisba
Eddig megtanultad az adatbázisban lévő információk szervezését és az adatok adatbázisból történő lekérdezését. Még mindig szükségünk van olyan mechanizmusokra, amelyek az információkat a táblákba helyezik először! A Microsoft Access két alapvető mechanizmust biztosít e cél eléréséhez. Az első módszer az, hogy egyszerűen hozza fel az asztalt egy ablakban dupla kattintással, és adjon hozzá információkat annak aljára, ahogyan egy információt is hozzáad a táblázathoz.
Az Access egy olyan felhasználóbarát formanyomtatóval is rendelkezik, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy grafikus formában adják meg az adatokat, és ezeket az információkat átláthatóan átadják az adatbázisnak. Ez a módszer kevésbé megfélemlíti az adatbeviteli operátort, de egy kicsit többet igényel az adatbázis adminisztrátor részéről. További információért olvassa el az Űrlapok létrehozását az Access 2013 programban
Microsoft Access jelentések
A jelentések lehetőséget nyújtanak arra, hogy gyorsan vagy egy-egy táblázatban és / vagy lekérdezésben szereplő adatok vonzó formátumú összefoglalóit készítsék el. A parancsikonok és sablonok használatával az adatbázis-felhasználók jelentéseket készíthetnek szó szerint percek alatt.
Tegyük fel, hogy olyan katalógust szeretne készíteni, amely megoszthatja a termékinformációkat a jelenlegi és leendő ügyfelekkel. Az előző fejezetekben megtudtuk, hogy az ilyen típusú információk lekérdezhető módon felhasználhatók adatbázisunkból. Ugyanakkor emlékezzenek arra, hogy ezeket az információkat táblázatos formában mutatták be - nem éppen a legvonzóbb marketinganyag! A jelentések lehetővé teszik a grafikák, a vonzó formázás és a lapozás felvételét. További információ: Jelentések készítése az Access 2013 programban.