Excel adatbeviteli űrlap

Részletes adatok az adatok beviteléhez

Az Excel beépített adatbeviteli űrlapjának használata gyors és egyszerű módja az adatok bevitele Excel adatbázisba .

Az űrlap segítségével a következőket teheti:

• új adatbázistáblát indít vagy új rekordokat ad hozzá egy meglévőhez
• lapozhat az adatrekordokon egyenként
• konkrét információkat tartalmazó rekordok keresésére
• szükség szerint szerkesztheti vagy törölheti az egyes rekordokat

Az adatbeviteli űrlap ikonjának hozzáadása a Gyorselérési eszköztárhoz

Az adatbeviteli űrlap az Excel egyik beépített adatkezelő eszköze. A használatához mindössze annyit kell tennie, hogy megadja az adatbázisban használt oszlopfejléceket , kattintson az Űrlap ikonra, és az Excel mindent megtesz.

A dolgok még nagyobb kihívást jelentenek, azonban az Excel 2007 óta a Microsoft úgy döntött, hogy nem tartalmazza az Űrlap ikont a szalagon.

Az adatbeviteli űrlap használatának első lépése az Űrlap ikon hozzáadása a Gyorselérési eszköztárhoz, hogy azt használhassuk.

Ez egy egyszeri művelet. A Hozzáadás után az Űrlap ikon marad a Gyorselérési eszköztáron.

Az adatbeviteli forma gombjának megkeresése

A Gyorselérési eszköztár az Excel gyakran használt funkcióinak hivatkozások tárolására használható. Itt is hozzáadhatja a gyorsbillentyűket az Excel funkciókhoz, amelyek nem érhetők el a szalagon.

Az egyik ilyen tulajdonság az adatbeviteli űrlap.

Az adatlap gyors és egyszerű módja annak, hogy adatot adjon az Excel adatbázis táblába.

Valamilyen oknál fogva a Microsoft úgy döntött, hogy nem adja hozzá az űrlapot az Excel 2007 programból induló szalag egyik lapjához.

Az alábbiakban olyan lépések láthatók, amelyek megmutatják, hogyan kell hozzáadni az űrlap ikont a Gyorselérési eszköztárhoz.

Adja hozzá az adatformátumot a Gyorselérési eszköztárhoz

1. Kattintson a lefelé mutató nyílra a Gyorselérési eszköztár végén a legördülő menü megnyitásához.
2. Válassza a További parancsok listából a Gyorselérési eszköztár testreszabása párbeszédpanel megnyitásához.
3. Kattintson a lefelé mutató nyílra a Válasszon parancsok sorából a legördülő menü megnyitásához.
4. Válassza a Minden parancsot a listából, hogy megnézze az Excel 2007 programban elérhető összes parancsot a bal oldali ablaktáblában.
5. Keresse meg ezt az ábécés listát, hogy megtalálja az Űrlap parancsot.
6. Kattintson a Hozzáadás gombra a parancsok között, hogy hozzáadja az Űrlap parancsot a Gyorselérési eszköztárhoz.
7. Kattintson az OK gombra .

Mostantól az Űrlapgombot hozzá kell adni a Gyorselérési eszköztárhoz.

Az adatbázis mezőnevek hozzáadása

Amint azt korábban említettük, mindössze annyit kell tennünk, hogy az Excel adatbeviteli űrlapját használjuk az adatbázisban használt oszlopfejlécek vagy mezõnevek megadásához.

A mezőnevek legegyszerűbb módja a formanyomtatvány beillesztése a munkalapba. A formában legfeljebb 32 mezőnév szerepelhet.

Adja meg az alábbi címsorokat az A1-től E1-ig terjedő cellákba:

Diákigazolvány
Vezetéknév
A kezdeti
Kor
Program

Az adatbeviteli űrlap megnyitása

Az adatbeviteli űrlap megnyitása

1. Az A2 cellára kattintva létrehozhatja az aktív cellát .
2. Kattintson a Gyorselérési eszköztárhoz hozzáadott űrlap ikonra a 2. oldalon.
3. Az űrlap ikonra kattintva megjelenik egy üzenetmező az Excel-ből, amely számos lehetőséget tartalmaz az űrlap fejlécek hozzáadásával kapcsolatban.
4. Mivel már beírtuk a mezők nevét, amit címekként szeretnénk használni, mindössze annyit kell tennünk, hogy kattintson az OK gombra az üzenet mezőben.
5. Az összes mezőnevet tartalmazó űrlapnak meg kell jelennie a képernyőn.

Adatrekordok hozzáadása az űrlappal

Adatok felvétele az űrlappal

Miután az adatfejléceket hozzáadtuk az adatbázishoz adatot tartalmazó űrlaphoz, egyszerűen csak a helyes sorrendben szereplő adatok beírása az űrlapmezőkbe.

Példa rekordok

Adja hozzá az alábbi rekordokat az adatbázisba az adatoknak a megfelelő fejléc melletti űrlapmezőkbe való bevitelével. Az első rekord beírása után kattintson az Új gombra a második rekord mezőinek törléséhez.

1. StudentID: SA267-567
   Vezetéknév : Jones
   Kezdeti : B.
   Kor : 21
   Program : Nyelvek
   
   StudentID: SA267-211
   Vezetéknév : Williams
   Kezdeti : J.
   Kor : 19
   Program : Tudomány

Tipp: Nagyon hasonló adatok beviteléhez, például a diák azonosítószámaihoz (csak a kötőjel után eltérő számok) a másolás és beillesztés használatával gyorsíthatja és egyszerűsíthesse az adatbevitelt.

A fennmaradó rekordok felvételéhez az oktatói adatbázisba az űrlap segítségével adja meg a fenti képen található többi adatot az A4-es és az E11-es cellákba.

Adatok felvétele az űrlapon (con't)

A fennmaradó rekordok felvételéhez az oktatói adatbázisba az űrlap segítségével adja meg a képen található egyéb adatokat az A4-es és az E11-es cellákba.

Az űrlap adatkezelő eszközeinek használata

Az adatbázis egyik legfontosabb problémája az adatok integritásának megőrzése, mivel a fájl méretének növekedése. Ehhez:

• az adatok hibáinak rögzítése vagy az egyes rekordok frissítése.
• elavult vagy ismétlődő rekordok törlése.

Az adatbeviteli űrlap több eszközt tartalmaz a jobb oldalon, amely megkönnyíti az adatbázisból származó rekordok kijavítását és törlését.

Ezek az eszközök:

• A Find Prev és a Next Find gombok - ezek lehetővé teszik, hogy egyszerre egy rekordot gördítsünk előre és vissza az adatbázisban.
• A Törlés gomb - ezzel törli a rekordokat az adatbázisból.
• A Visszaállítás gomb - Ezzel a gombbal lehet törölni a szerkeszteni kívánt rekord módosításait. Előfordulhat, hogy rossz módosításokat hajtunk végre egy rekordban, vagy akár teljesen rossz rekordot szerkesztünk. Ha igen, akkor a visszaállítási gombra kattintva visszavonhatja ezeket a változtatásokat.
• Megjegyzés: a Visszaállítás gomb csak akkor működik, ha egy rekord van a formában. Amint elér egy másik rekordot vagy lezárja az űrlapot, a visszaállítási gomb inaktívvá válik.
• A Kritériumok gomb lehetővé teszi az adatbázishoz az egyedi kritériumok alapján, például név, életkor vagy program alapján történő keresést. A kritériumok használatának egyik példája a bemutató következő lépése.

Rekordok keresése egy mezõnév használatával

A Criteria (Kritériumok) gomb segítségével egy vagy több mezőnevet, például nevet, korot vagy programot kereshet az adatbázisban.

Rekordok keresése egy mezõnév használatával

1. Kattintson az űrlap Kritériumok gombjára.
2. A Kritériumok gombra kattintva törli az összes űrlapmezőt, de nem távolítja el az adatbázisból származó adatokat.
3. Kattintson a Programmezőre, és írja be a Művészeteket, mert meg akarjuk keresni a főiskolán a Művészeti programban felvett összes hallgatót.
4. Kattintson a További keresés gombra. A H. Thompson számára készült felvételnek a formában kell megjelennie, mivel beiratkozott a Művészeti programba.
5. Kattintson a Második keresése gombra a második és a harmadik alkalommal, és a J. Graham és W. Henderson feljegyzései egymás után jelennek meg, mivel beiratkoztak a Művészetek programba is.

Ennek a bemutatónak a következő lépése magában foglalja a több kritériumnak megfelelő rekordok keresését.

Rekordok keresése több mezőnév használatával

Ebben a példában 18 év alatti hallgatókat keresünk, és a kollégiumban a Művészeti programba beiratkozunk. Csak azokat a rekordokat kell megjeleníteni, amelyek megfelelnek mindkét kritériumnak.

1. Kattintson az űrlap Kritériumok gombjára.
2. Kattintson a kor mezőre, és írja be a 18-as típust.
3. Kattintsunk a Program mezőbe, és írjuk be a Művészeteket.
4. Kattintson a Keresés megkeresése gombra. A H. Thompson számára készült rekordnak 18 éves kora óta jelen kell lennie a formában, és be kell jegyezni a Művészetek programba.
5. Kattintson másodszor a Find Next gombra, és a J. Graham felvétele megjelenik, hiszen mindketten 18 éves és belépett a Művészetek programba.
6. Kattintson a Find Next gombra a harmadik alkalommal, és a J. Graham rekordot még mindig láthatónak kell tekinteni, mivel nincsenek olyan rekordok, amelyek megfelelnek mindkét kritériumnak.

A W. Henderson rekordját nem szabad megjeleníteni ebben a példában, mert bár beiratkozott a Művészetek programba, nem 18 éves, így nem felel meg mindkét keresési feltételnek.