Mivel a Word-hez egyre több funkció kerül hozzáadásra, nagyobb a veszélye annak, hogy olyan információkat bocsátanak ki, amelyeket nem szabad megosztani azokkal a felhasználókkal, akik elektronikus úton kapják meg a dokumentumot. Az olyan adatok, mint például a dokumentumban dolgozó munkatársak, akik megjegyezték egy dokumentumot , az átirányításokat és az e-mail fejléceket, a legjobbak maradnak magán.
A személyes adatok eltávolítására vonatkozó adatvédelmi beállítások használata
Persze, az őrülten megpróbálna manuálisan eltávolítani az összes információt. Így a Microsoft tartalmazott egy olyan opciót a Word-ben, amely eltávolítja a személyes adatokat a dokumentumból, mielőtt másokkal megosztaná azokat:
- Válassza az Eszközök menü Beállítások parancsát
- Kattintson a Biztonság fülre
- Az Adatvédelmi beállítások részben jelölje ki a mentéshez tartozó fájl Személyes adatok eltávolítása mező melletti jelölőnégyzetet
- Kattintson az OK gombra
A következő dokumentum mentésekor ezeket az információkat törlik. Ne feledje azonban, hogy a személyes adatok eltávolítása előtt várni kell a dokumentum befejezéséig, különösen akkor, ha más felhasználókkal dolgozik együtt, mivel a megjegyzésekkel és a dokumentumverziókkal társított nevek "szerzőként" változnak, ami megnehezíti annak megállapítását aki módosította a dokumentumot.