Ha bolt tulajdonosa vagy vezetője vagy, akkor pontosan tudja, hogy mennyire fontos a megfelelő adatbázis megszerzése. A készletektől és a szállítástól az alkalmazottakig és az ügyfelekig tudják, hogy még egy lassú nap is sok adatkezelést igényel. Az igazi kérdés az, hogy milyen adatbázisra van szüksége? Remélhetőleg nem próbálta megőrizni ezt az információt a Microsoft Excelben. Ha van ilyen, akkor érdemes fontolóra venni egy olyan alapadatbázissal való indítását, mint a Microsoft Access, hogy könnyen átviheti az adatokat az adatbázisba.
A boltjaid fajtája és nagysága nagyban különbözik attól, hogy az adatbázis milyen értelme van. Ha a boltját rendszeres időközönként a mezőgazdasági termelő piacán hozza létre, akkor nagyon eltérő igényei vannak, mint egy téglagyár. Ha élelmiszereket árul, akkor a lejárat dátumait a készlet részeként kell követnie. Ha a kiskereskedelmi üzleted online, akkor nyomon kell követnie a díjakat, a szállítást és a felülvizsgálati adatokat. Azonban vannak olyan dolgok, amelyek minden üzletben közösek, például a készletek és a pénzforgalom. Hogy segítsen meghatározni a legmegfelelőbb adatbázist az Ön egyedi igényeihez, itt van néhány dolog, amit fontolóra kellene vennie.
Információ az adatbázisban való nyomon követéshez
A kiskereskedelmi üzlet működtetése sok különböző szempontot követ. Nemcsak, hogy szem előtt kell tartania a készletet, meg kell győződnie arról, hogy elegendő eszköz áll rendelkezésére az áru (pl. Tartályok, vállfák, állványok és esetek) megjelenítéséhez, az áruk árának, számlájának, értékesítési információkat és ügyfélinformációkat. Sokkal nyomon követhető, és az adatbázisok sokkal egyszerűbbé teszik a boltot.
Az online boltok nehezen kezelhetők, mert sokkal többet kell nyomon követnie, például a hajózást. Az adatbázis jelentősen megkönnyíti a különböző szempontok kezelését anélkül, hogy állandóan az ügyfelére vagy az értékesítési előzményekre kellene utalnia. Adatokat is exportálhat, például jelentéseket, és feltöltheti őket az adatbázisba, így nem kell küzdenie a kézi bevitel problémáival.
Döntés arról, hogy megvásárolja-e vagy épít-e
Függetlenül attól, hogy meg kell vásárolnia vagy ki kell építeni egy adatbázist, ez a nagy kérdés, és ez teljesen attól függ, hogy milyen méretű a vállalkozásod és hol kívánja venni. Ha csak a kezdet, és ideje van a kezedben (de nagyon kevés készpénz), saját adatbázis létrehozása nagyszerű módja annak, hogy az egyedi igényekhez igazodjon. Ez különösen akkor igaz, ha csak online boltot indít el. Ha az online kiskereskedelmi bolt megnyitása előtt elindítja az adatbázist, akkor sokkal jobb megértést kap a készletében és a kezdőpontjában. Ez fantasztikus adatok ahhoz, hogy könnyen elérhetők legyenek az adózási szezonok, és segít megőrizni a készletét, valamint az ügyféladatokat.
Ha nagyobb üzleted van, különösen egy olyan franchise, mint egy franchise, az adatbázis felvásárlása jobban fog működni. Segít neked minden olyan dolgon, amit egyébként elfelejtene. Az esélyek az, hogy nincs ideje létrehozni és kezelni az adatbázist, ezért a legjobb, ha az összes bázis lefedi. A saját módosításait bármikor megteheti.
A megfelelő adatbázis-program megtalálása
Ha úgy dönt, hogy egy adatbázis-programot vesz , akkor nagy mennyiségű időt kell töltenie a különböző lehetőségek felkutatására. A kiskereskedelmi üzletek típusai széles választékban állnak rendelkezésre, és az adatbázispiac szabók a különböző típusok egyedi igényeihez. Ha termékeket és élelmiszereket dolgozol, egyértelműen szükséged van valamire, ami segít a romlandó elemek nyomon követésében. Ha van egy ékszerbolt, akkor meg kell tudnia követni a biztosítási értékes darabokat. Az online jelenlétet kínáló üzletekhez és a tégla- és habarcs-létesítményekhez feltétlenül szükség van valamire, amely sok különböző szöget fed le a készlet, díjak, adók és adminisztratív szempontok miatt. Ha egy adott tételből eladja, korán kell tudnia, hogy azonnal felveheti azt az online üzletrészre.
Mielőtt elkezdené, fontolja meg mindazt, amire nyomon kell követnie, majd győződjön meg róla, hogy az általad figyelembe vett adatbázisok minimálisak. Rengeteg adatbázis van a piacon, így képesnek kell lennie arra, hogy mindent megkapjon, amire szüksége van egy nagyon elfogadható áron.
Saját adatbázis létrehozása
Ha saját adatbázist szeretne létrehozni, akkor meg kell határoznia, hogy milyen programot szeretne használni. A Microsoft Access általában a programban való részvétel, mert erőteljes és viszonylag olcsó. Importálhat és exportálhat adatokat az Ön más Microsoft-szoftveréből (ami hihetetlenül hasznos, ha követi az információkat az Excel-ben). Az e-maileket, értékesítési leveleket és egyéb dokumentumokat (mind Word, mind Outlook) betöltheti az adatbázisba, és sablonokat készíthet. Az elérésnek az az előnye, hogy jelentős számú ingyenes sablon és fájl található, így nem kell teljesen megkezdeni a semmiből. Felvehet egy ingyenes sablont, majd elvégezheti a szükséges módosításokat annak érdekében, hogy az adatbázis tartalmazza mindazt, amire szüksége van.
A karbantartás fontossága
Nem számít, hogyan szerezte meg az adatbázisát, meg kell őriznie azt az adatbázis számára, hogy továbbra is hasznos lehet az Ön számára. Ha nem tartja magát olyan dolgokkal, mint a készlet, a címek, a számlázási változások vagy az értékesítési összegek, akkor az adatbázis csak egy másfajta készlet, amelynek nincs célja. Gondolj az adataidra ugyanúgy, mint a könyvelésedre gondolsz. Ha nem tartja be az összes tranzakciót és változást, akkor bajba kerül. Nem kell az informatikus személynek kezelnie az elején, bár rendkívül hasznos lehet. Azonban minél nagyobb a boltja, annál több időt kell majd szentelni az adatok karbantartására és kezelésére.