Ahelyett, hogy gördítené a dokumentumot, hogy megtalálja a Word által megcímkézett nyelvtant és helyesírást, akkor a Word minden olyan szóhoz vagy szövegrészhez automatikusan hozzá fog járulni, amelyet helytelennek tart. Valójában két különböző módon teheti meg ezt:
Az Alt & # 43; F7 gyorsbillentyű
Az Alt + F7 billentyűparancs segítségével az első hiba a mondatban, ahol a beillesztési pont jelenleg található, vagy ha semmit nem címkéz a jelenlegi mondatban, a következő hibára. Megnyitja a helyesírási és nyelvtani parancsikont (ugyanaz, amit akkor kapna, ha rákattintott a megkérdőjelezhető bejegyzésre). A gyorsbillentyűzet ismételt használatához előbb választania kell a helyi menüből. Ha nem kíván változtatni, helyezze el az egeret a következő mondatban, majd használja a gyorsbillentyűt a következő hibához.
A helyesírási és nyelvtani gomb
A második módszer, az egyik, amit jobban szeretem, az, hogy duplán kattintson a helyesírási és nyelvtan gombra az állapotsoron. Azok számára, akik nem ismerik ezt a gombot, az ablak alsó részén található, és nyitott könyvnek tűnik. A gyorsbillentyűhöz hasonlóan a hibák átkerülnek a rendszerbe, megnyitva az egyes példányok helyi menüjét. A gyorsbillentyűtől eltérően azonban nem kell kiválasztania vagy kattints máshová, mielőtt a következő hibára lépne. Egyszerűen kattintson duplán a gombra. Ez a módszer meglehetősen kiszámíthatatlan a kiindulási pontok szempontjából, ezért mindig ügyeljen arra, hogy a kurzor a dokumentum elején helyezkedjen el, amikor ezt a módszert használja.
A szóbeli és helyesírási és nyelvtanúsító szóhasználatáról szóló figyelmeztetés
Bár ez egy értékes szolgáltatás minden felhasználó számára, csak arra szolgál, hogy elkaphassa azokat a hibákat, amelyek elszaladtak. Soha ne hagyatkozzunk kizárólag erre a szolgáltatásra, hogy megtehessük a bizonyíték olvasását. Bárki, aki mérsékelt időn keresztül használta a Word-t, megmondhatja, hogy a Word néhány nyelvtani javaslata egyszerűen nevetséges. Továbbá, amikor helyesírásra van szükség, akkor helytelenül felírhatod a helytelenül használt szót, és a szó nem feltétlenül hibaként jelöli meg. Például: ott vannak, és gyakran használják őket helytelenül. Mondanom sem kell, hogy ha egy felhasználási hibát tartalmazó dokumentumot állít elő, az olvasók negatív feltételezéseket fogalmaznak meg készségeiről és intelligenciájáról, ezért érdemes megemlíteni, hogy több időt tölthessenek a munkájuk felülvizsgálatára.