Ha olyanok vagyunk, mint a legtöbb felhasználó, akkor valószínűleg nem túl sok időt töltesz azzal a gondolattal kapcsolatban, hogy miként mentheted el őket a dokumentumok megnevezésekor. Sajnos ez megnehezítheti a keresett fájl keresését anélkül, hogy egy kis keresést végezne - lehet, hogy még több különböző fájlt is meg kell nyitnia, hogy megtalálja a kívántat.
Az iratrendezési rendszer fejlesztése és a szokásos használat során időt és frusztrációt takaríthat meg, amikor eljön az ideje megtalálni a szükséges dokumentumot. Ahelyett, hogy számtalan dokumentumot keresne, pontatlan fájlnevekkel, az elnevezési rendszer segít felgyorsítani a keresést.
A helyes elnevezési rendszer
Nincs egyetlen helyes módja a fájlok megnevezésekor, és az elnevezési rendszerek felhasználóról felhasználóra változnak. Ami fontos, megtalálja azt a módszert, amely értelme van neked, majd következetesen alkalmazza azt. Íme néhány tipp az induláshoz:
- Adja meg azt a dátumot, amikor a dokumentum a fájlnévben szerepelt: Ez potenciálisan az egyik leghasznosabb elem a fájlnévbe való beillesztéshez, különösen akkor, ha levelezéssel foglalkozik. Még ha nem is emlékszik pontosan, amikor dokumentumot készítettél, akkor valószínűleg szűkítheti a keresést egy adott időtartamra.
- Vegye fel a címzett nevét a fájl nevében: Ez különösen értékes gyakorlat a levelek használatakor, de hasznos lehet más típusú dokumentumokhoz, például szerződésekhez, jegyzetekhez és még megjegyzésekhez is.
- Jelölje meg, hogy milyen típusú dokumentum van a fájlban: Ismét ez bizonyos felhasználók számára megadottnak tűnik, és ez azért van, mert ez egy fontos fájl része. Ha levelet írt, akkor eltávolíthatja azt a fájlt, amely "névjegy" vagy "jegyzetek" van a névben.
- Ügyeljen arra, hogy rendelje meg a fájlnév elemeit: Bár ez nem segít a fájlok megkülönböztetésében, segít neked megrendelni őket, amikor keres. A Sorrend vezérlők használatával a Word vagy a Windows Intéző Megnyitás párbeszédpaneljén rendezheti a fájlokat betűrendben (vagy numerikusan), hogy azok a fájlnév első karaktere szerint legyenek rendezve.
Ez nem egy kimerítő listát tartalmaz a fájlok elnevezésére vonatkozó tippekről, de ez jó kiindulópont. Miután elkezdte gyakorolni a fájlok konzisztens megnevezését, akkor olyan rendszert fejleszt ki, amely a legjobban működik az Ön számára - és valószínűleg saját trükkökkel jön létre.