Az aláírás elhelyezése valószínűleg az e-mailek elkészítésének legegyszerűbb része, és nem csak azért, mert nincs egyértelmű szabály az e-mail etikett ezen részében.
E-mail aláírás elhelyezés
Helyezze az e-mail aláírását közvetlenül a szöveges válaszok, valamint az új üzenetek vége alatt. Ezt mind az e-mailben, amit szakszerűen küldenek, mind pedig a családtagoknak és barátainak.
- Vegyük azonban fontolóra, hogy egy privát üzenetben egyáltalán nem használunk aláírást, mivel a privát levelezés sokkal intimabb lehet, mint a formális üzenetek egy nagyon strukturált aláírással.
- Válaszaiban sem az aláírás, sem a tömörítés nem megfelelő opciók; a címzett végülis ismeri Önt.
A gyakorlatban az e-mail aláírási elhelyezés az e-mail programban megadott beállítások alapján változik:
- Ha az eredeti üzeneteket behúzással és szelektív idézőjelekkel együtt tartalmazza , az aláírás általában az üzenet alján jelenik meg.
- Ha lustán idézitek azzal, hogy az üzenetet az (nem töredezett) eredeti üzenet tetejére helyezi, az aláírása általában az Ön üzenete és az Ön által idézett eredeti üzenet között van, közvetlenül az "eredeti üzenet" sor fölött.
A lusta idézés és a szelektív idézés közötti különbség gyakran az Ön által használt e-mail kliens vagy a szakma normái függvénye. Például a Linux-szerető szakemberek gyakran támaszkodnak a szelektív idézésre, míg a Microsoft Outlook alapértelmezés szerint lusta idézet.
E-mail aláírási elhelyezés hibákat el kell kerülnie
Ha aláírja az aláírást, ahol nem tartozik, aligha jelent nagy bűncselekményt az etikett ellen, de mindazonáltal el kell kerülnie a gyakori elhelyezéssel kapcsolatos hibákat az összezavarodás csökkentése érdekében.
- Aláírás a tetején, válaszoljon az alábbi sorrendben: az olvasók feltétel nélkül vannak, hogy ne nézzenek messze az aláírással szemben. Ha az Ön e-mail programja vagy szolgáltatása úgy van beállítva, hogy az aláírást az idézett szövegre tegye a válaszokban és a továbbításban, ne írjon semmit az idézett szövegbe. Valószínű, hogy a címzettek rejtvényeznek az üres válaszukon - de talán nem elég hosszú ahhoz, hogy megtalálják a válaszokat az idézett részben. Ehelyett válaszoljon az aláírás felett, vagy vigye az aláírást a legalsó aljára.
- Alul aláírva , a legvégén válaszoljon : feltétellel válaszoljon, de az e-mail aláírás alul van, a címzettek soha nem fogják látni az aláírást, vagy ha látják, az aláírás elküldheti őket az interneten való vadásznak válaszolt szöveg hiányában. Ehelyett: mozgassa az aláírást az idézett rész felett és a válasz alatt.
Általános aláírások
Az e-mail aláírása legfeljebb négy vagy öt sornyi szöveg, és tartalmazza a szabványos aláírási határolót . Az aláírása nem haladja meg a 75 karaktert. Kerülje el, ahol lehetséges, a képeket is, mivel néhány e-mail program beágyazott képeket, például mellékleteket kezel, és kivonja őket az üzenetből.
Postscripts
Természetesen az aláírás helyének elhelyezése a javasolt helyeken lehetővé teszi, hogy az alatta lévő posztkripteket is beillessze. Ne feledje azonban, hogy egyes e-mail programok és szolgáltatások az aláírás határoló alá tartozó része alá tartoznak. Tehát, alternatívaként írd be az utóiratodat az aláírás fő szövegének "aláírásával" a neveddel, de az e-mail aláírása fölött.