Az összekapcsolt szöveg használata több MS Word fájlban időt takarít meg
Ugyanazon a szöveg több Word dokumentumon történő frissítése időigényes lehet, és időigényes, ha sok dokumentum van szerkesztve. Szerencsére az MS Word rendkívül hasznos linkfunkcióval rendelkezik, amely nagyon könnyűvé teszi ezt az egész folyamatot, de fel kell készülnie rá.
Ez a fajta összekapcsolás akkor hasznos, ha a szöveg minden dokumentumban megegyezik, és a szöveg frissítésekor az összes szöveget frissíteni kell . Ez egy nagyon specifikus forgatókönyv, de olyan, amely időt takarít meg, ha használod.
Például azt mondja meg, hogy 20 különböző Microsoft Word dokumentum van beállítva, hogy 20 különböző címet tartalmazó címke nyomtasson, és minden oldalon több tucat címke található. Ha úgy gondolja, hogy esetleg frissítenie kell ezeket a címeket, elkerülheti azt manuálisan, ha külön dokumentumot tesz közzé, amely felsorolja a 20 címet. Ezután csak csatlakoztassa a 20 dokumentumot a címek egy oldalához, így ha frissíti a címet, akkor minden, az ahhoz kapcsolódó dokumentum frissül.
Egy másik példa arra, hogy megértsük a Word-dokumentumok összekapcsolásának fogalmát, ha több Word-dokumentum van a neveddel beírva, de hamarosan házasodik. Ahelyett, hogy később vissza kellene térnie az egyes dokumentumokhoz a vezetéknév megváltoztatásához, csak mutasson egy hivatkozást egy másik dokumentumra, majd ha frissíti a vezetéknevét ott, a neve változni fog minden más dokumentumban!
Mint láthatja, egyszerű módja annak, hogy egyszerre több Word-dokumentumot is lecseréljen. Ismét azonban nagyon hasznos, ha ugyanazt a szövegblokkot helyezi el a helyszínen, és a szöveget frissíteni kell.
Megjegyzés: Ez a típusú szövegkapcsolat nem ugyanaz, mint a hiperhivatkozások, amelyek megnyitják a weboldalakat vagy más fájlokat, ha rákattintanak.
Hogyan lehet beszúrni egy szöveges hivatkozást a Wordben?
- Egy új Microsoft Word dokumentumban adja meg azt a szöveget, amelyre a többi dokumentumhoz kapcsolódik. Pontosan formázza meg, ahogyan azt szeretné, hogy megjelenjen minden dokumentumban. A fent említett első példából való kölcsönzéshez a dokumentum a 20 különböző címet írja be.
- A hivatkozás létrehozásához mentse a fájlt. Nem számít, hogy hova mented, de biztos, hogy tudja, hol van.
- Fontos: Ha ha áthelyezi a szöveges fájlt, újra be kell illesztenie egy frissített linket a szöveghez az összes csatolt dokumentumban, ezért a legjobb, ha megfontolná, mielőtt eldönti, hol mentse el.
- Jelölje ki a csatlakoztatni kívánt szöveget, hogy a kiválasztott legyen.
- Kattintson jobb gombbal, vagy tartsa lenyomva a kiválasztott szöveget, majd válassza a Másolás menüpontot. Egy másik lehetőség a billentyűzet használata: használja a Ctrl + C billentyűkombinációt a számítógépen vagy a Command + C billentyűkombinációt Mac-en.
- Egy másik dokumentumból vagy akár ugyanazt a helyet, helyezze a kurzort bárhol, ahová a kapcsolt szöveget szeretné. A helyszínt később bármikor megváltoztathatja, akárcsak bármely szöveg áthelyezésekor.
- A Word új kiadásaival a Home (Kezdőlap) lapon jelölje ki a "Beillesztés" alatt található kis nyíl, majd válassza a Beillesztés speciális lehetőséget ... lehetőséget. Régebbi verziók esetén használja a Szerkesztés menüpontot a Speciális beillesztés elem kiválasztásához.
- A "Speciális beillesztés" párbeszédpanelen válassza a Beillesztés link lehetőséget.
- A képernyő jobb oldalán több lehetőség található, de a Formázott szöveg (RTF) pontosan illeszti a hivatkozott szöveget, amint az az eredeti dokumentumban megjelenik.
- Ismételje meg ezt a folyamatot annyiszor, ahányszor csak szüksége van ugyanabban a dokumentumban vagy minden egyes dokumentumhoz, amelyet az eredeti szöveghez szeretne kötni.