A levágás egy olyan eszköz, amely leegyszerűsíti a hasonló dokumentumok készítését, de egyedi és változó adatelemeket tartalmaz. Ezt úgy érjük el, hogy egy olyan adatbázist csatolunk, amely ezeket az elemeket tartalmazza egy dokumentumhoz, amely egyesíti az egyesített mezőket, ahol az egyedi adatokat ki lehet tölteni.
A levél egyesítés időt és energiát takarít meg azzal, hogy automatizálja a szabványosított adatok, például a nevek és címek dokumentumba való bevitelének folyamatát. Például kapcsolódhat egy űrlaplevélhez egy névjegycsoporthoz az Outlook programban; ez a levél egyesítési mezőt tartalmazhat minden egyes cím címére, egyet pedig a megfelelő névjegyhez a levél üdvözlése részeként.
A Mail Merge használata
A levélszétválás, sok ember számára, felidézi a levélszemét gondolatát. Miközben a marketingesek kétségtelenül használják a levéltársaságokat, hogy nagy mennyiségű levél gyors és egyszerű generálására kerüljön sor, számos más felhasználási lehetőség meglepődhet, és megváltoztathatja az egyes dokumentumok létrehozásának módját.
A nyomtatott dokumentum, valamint az elektronikusan elosztott dokumentumok és faxok létrehozásához az egyesülést is használhatja. A levél egyesítésével létrehozható dokumentumfajták gyakorlatilag korlátlanok. Íme néhány példa:
- katalógusok
- Készletek
- számlák
- Címkék
- borítékok
- És persze, levelek
Ha okosan használják, az e-mail egyesítés javíthatja a termelékenységet. Ez növelheti az Ön által létrehozott dokumentumok hatékonyságát is. Például a címzettek címzettjeinek vagy az egyes címzettekre jellemző egyéb elemeknek a testreszabásával olyan polírozott, személyes képet mutat be, amely meghatározza a kívánt eredményt.
Egy levélösszetétel anatómiája
A levél összeolvadás két fő részből áll: a dokumentumból és az adatforrásból , amelyet az adatbázisnak is neveznek. A Microsoft Word egyszerűsíti a munkáját azzal, hogy más irodai alkalmazásokat (pl. Excel és Outlook) is használ adatforrásként. Ha teljes Office-csomagja van, az egyik alkalmazásával az adatforrás egyszerű, kényelmes és rendkívül ajánlott. Az Outlook névjegyeire már beírt névjegyek használatával például megmentheti őket az adatok új adatforrásba való ismételt beillesztéséből. A meglévő Excel táblázatkezelő segítségével még nagyobb rugalmasságot nyújt az adatokkal, mint az adatforrás létrehozása.
Ha azonban csak a Word programot használja, akkor továbbra is használhatja az egyesítés funkciót. A Word képes létrehozni egy teljesen testreszabható adatforrást, amelyet használni szeretne a levelezés egyesítésében.
Levélírás egyesítése
A mail egyesítés bonyolultnak tűnhet, és minden bizonnyal lehet bonyolult, adat-nehéz dokumentumok, amelyek nagy adatbázisokra támaszkodnak. A Word azonban egyszerűsíti a levéltársaságok közös használatú beállításait, mivel olyan varázslókat biztosít, amelyek átkerülnek a dokumentum adatbázisba történő összekapcsolásának folyamatába . Általában csak 10 eléggé egyszerű lépésben végezheti el a folyamatot, beleértve a hibák feltárását és kijavítását. Ez kevesebb, mint a dokumentum kézi előkészítése, és sokkal kevesebb idővel és kellemetlenséggel járna.