Archívum Old Mail az Outlook és tartsa a PST File Small

Amint az Outlookban tárolt levelek növekszenek, tipikusan az az idő, amikor az Outlook el kell végeznie, amit akarsz. A PST fájlméret korlátozza . (A PST vagy a "Személyes mappák" fájl természetesen az, ahol az Outlook megőrzi az összes adatait, beleértve a naptárakat , kapcsolatokat és e-maileket.)

Egy kis PST fájl egy gyors PST fájl

Akárhogy is, megéri, hogy a fő PST-fájl mérete kicsi és kezelhető legyen. Tudod, hogy az Outlook néhányat használ az AutoArchive használatával . Vagy más PST fájlok között osztja meg üzenetét, amely fájdalommentes és gyors lehet.

Archívum Old Mail az Outlook és tartsa a PST File Small

A régi üzenetek Archívumának létrehozása az Outlookban a napi PST-fájloktól elkülönítve:

1. • Az Outlook 2007 programban:
     1. Válassza a Fájl menüpontot Adatfájlkezelés az Outlook menüjéből.
   • Az Outlook 2016-ban:
     1. Kattintson a Fájl parancsra.
     2. Menj az Info kategóriába.
     3. Kattintson a Fiókbeállítások lehetőségre .
     4. Válassza a Fiókbeállítások ... lehetőséget a megjelenő menüből.
     5. Menjen az Adatfájl lapra.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra :
   • Az Outlook 2016-ban:
     1. Adja meg az archívum nevét a Fájlnév alatt :.
     2. Válassza ki a kívánt formátumot a Mentés típusként :; tipikusan válassza az Outlook adatfájlt .
   • Az Outlook 2007 programban:
     1. Válassza ki a kívánt formátumot. Ha nem biztos, hogy hozzáférhet az adatokhoz az Outlook 2002 vagy korábbi verziójával, akkor biztonságosan kiemelheti az Office Outlook személyes mappák fájlját (.pst) .
     2. Kattintson az OK gombra .
     3. Adja meg a kívánt fájlnevet.
        • Az évenkénti archívumok jól működnek, és a PST fájlnak az év után történő elnevezése értelme van. Természetesen választhatsz havi archívumokat is, ha sok nagy levél van, hogy foglalkozzon egy másik rendszerrel. Győződjön meg róla, hogy az eredő PST fájlok mérete 1-2 GB körül van. A nagyobb fájlok általában kevésbé hatékonyak.
     4. Kattintson az OK gombra .
     5. Írja be az archívum PST fájljának a kívánt nevet a Név: alatt .
        • Ismét meg kell említeni az archívumát a tartalom után (egy éven át érkezett levél az én esetemben).

1. Opcionálisan védheti a hozzáférést jelszóval .
2. Kattintson az OK gombra .
3. Most kattintson a Bezárás gombra.

A levél áthelyezése az Archívumba

Az újonnan létrehozott PST archívum feltöltése:

• Húzza át a teljes mappákat az Új mappákban megjelenő gyökérkönyvtárba.
  • Ez akkor hasznos, ha már van egy "Archívum" mappája, amely tartalmazza például a tavalyi összes postai küldeményt. Csak dobd be az archívumba PST.
• Alternatív megoldásként az egyes elemek archiválása:
  1. A jobb egérgombbal kattintson az archív PST cím alatt elnevezett gyökérkönyvtárra.
  2. Válassza az Új mappa ... menüpontot.
  3. Írja be a kívánt mappa nevét.
  4. Győződjön meg róla, hogy a Mappa és a postai küldemények mappában van kiválasztva : ha e-maileket szeretne archiválni. Más elemek archiválásához válassza ki a megfelelő kategóriát.
  5. Kattintson az OK gombra .
  6. Húzza és dobja az egyéni vagy e-mail csoportokat az újonnan létrehozott mappába.
• Az adott dátum előtti összes levél áthelyezése egy mappába (vagy beágyazott mappákba):
  1. • Az Outlook 2016-ban:
       1. Kattintson a Fájl parancsra.
       2. Menj az Info kategóriába.
       3. Kattintson a Tisztítási eszközök lehetőségre .
       4. Válassza az Archívum ... lehetőséget a megjelenő menüből.
     • Az Outlook 2007 programban:
       1. Válassza a Fájl menüpontot Archívum ... az Outlook menüjéből.
  2. Győződjön meg arról, hogy az Archív ez a mappa és az összes almappák: van kiválasztva.
  3. Jelölje ki a kívánt mappát.
  4. Adja meg azokat a dátumokat, amelyek előtt (például az idei január 1-jén) szeretné áthelyezni az Archívum elemeket, mint: __ .
  5. A Tallózás gombra kattintva kiválaszthatja a fent létrehozott archivált PST fájlt.
  6. Kattintson az OK gombra .

• Opcionálisan, kompakt az élő PST fájlt, hogy azonnal felszabadult helyet kérjen.

Zárja be az archív PST fájlt

Az összes elem archiválása után bezárhatja az Outlook programban található PST fájlt:

1. A jobb egérgombbal kattintson az archív PST gyökérmappájára a Levélmappák alatt.
2. Válassza a Bezárás "___" lehetőséget a menüből.

A zárolt archív PST-fájl elérése

Az archív PST fájlból érkező üzenetek lekérése:

1. • Az Outlook 2016-ban:
     1. Kattintson a Fájl parancsra.
     2. Válassza az Open & Export lehetőséget .
     3. Kattintson az Outlook adatfájl megnyitása gombra.
   • Az Outlook 2007 programban:
     1. Válassza a Fájl menüpontot Nyílt | Outlook Data File ... az Outlook menüjéből.
2. Jelölje ki a kívánt archív PST fájlt.
3. Kattintson a Megnyitás gombra.

A PST fájl és mappái megjelennek a Mail Folders mappában, amely készen áll a műveletre.