Maradjon produktív az Outlook által küldött üzenetek archiválásával
Az e-mail gyorsan kitöltheti az Outlook bejövő postafiókot, így a tömegek egyre nagyobb és nagyobb lesz . Maradjon produktív, ha a postaládáját könnyű és tiszta állapotban tartja. Természetesen manuálisan archiválhatja az egyes beérkező üzeneteket, de bekapcsolhatja az AutoArchive szolgáltatást is, és hagyja, hogy az Outlook elvégezze a régebbi üzenetek archiválását.
Archívum levelezés automatikusan az Outlook AutoArchive használatával
Az AutoArchive szolgáltatás beépül az Outlook Windows verziójába (nem Mac verzióban). Az Automatikus archiválás funkció bekapcsolása az Outlook 2016, 2013 és 2010 Windows rendszeren:
- Kattintson a Fájl > Opciók > Speciális lehetőségre .
- Az AutoArchive alatt kattintson az Automatikus archiválási beállítások lehetőségre .
- Az Automatikus arhívum futtatása minden n napos mezőben adja meg, hogy milyen gyakran futtatni az AutoArchive szolgáltatást.
- Válasszon más lehetőségeket. Például utasíthatja az Outlookot, hogy törölje a régi elemeket az archiválás helyett.
- Kattintson az OK gombra .
Hacsak más időpontot nem ad meg, az Outlook a szabványos öregítési időszakot alkalmazza az Outlook üzenetekhez. A bejövő postafiókban az öregítési idő hat hónap, az elküldött és a törölt elemek esetében pedig két hónap, a kifutóban az öregítési idő három hónap. Amikor az üzenetek elérik a kijelölt öregítési időtartamot, a következő AutoArchive munkamenet során archiválásra kerülnek.
Az AutoArchive bekapcsolása után győződjön meg róla, hogy a mappaszintben meghatározza, hogy mi a régi üzenet, és hogyan kell kezelni.
- Kattintson jobb gombbal a mappára, és kattintson a Tulajdonságok parancsra .
- Az AutoArchive lapon válassza ki a kívánt beállításokat.
Az elemek kézzel is archiválhatók, ha a fő Outlook fájl túl nagy.