Ez a tippsorozat különböző módszereket kínál az adatok rendezésére Excel-ben. Speciális információk a következő oldalakon találhatók:
- Gyors rendezés egyetlen oszlopban rendezés és szűrés vagy gyorsbillentyűk használatával
- Rendezés több oszlopon
- Rendezés dátum vagy idő szerint
- Rendezés a hét, a hónapok vagy az egyéb egyéni listák szerint
- Rendezés sorok szerint - oszlopok átrendezése
A rendezendő adatok kiválasztása
Mielőtt az adatok rendezhetők, az Excelnek tudnia kell a pontos sorozatot , amelyet rendezni kell, és általában az Excel nagyon jó a kapcsolódó adatok kiválasztásánál - addig, amíg beírta,
- nincsenek üres sorok vagy oszlopok a kapcsolódó adatok területén;
- és üres sorokat és oszlopokat hagytak a kapcsolódó adatok területek között .
Az Excel pontosan meghatározza, ha az adatterület mezőnevekkel rendelkezik, és kizárja ezt a sort a rekordokból rendezni.
Azonban lehetővé teszi, hogy az Excel válassza ki a rendezni kívánt tartományt, kockázatos lehet - különösen nagy mennyiségű adat, amelyet nehéz ellenőrizni.
Annak érdekében, hogy a helyes adatok legyenek kijelölve, jelölje ki a hatótávolságot a rendezés megkezdése előtt.
Ha ugyanazt a tartományt ismételten sorba kell sorolni, a legjobb megközelítés az, hogy megadja a nevet .
01/05
A kulcs és a rendezés sorrendje
A rendezéshez rendezési kulcsot és sorrendet kell alkalmazni.
A rendezési kulcs az oszlopban vagy oszlopokban lévő adatok, amelyeket rendezni kíván. Ezt az oszlopfejléc vagy a mezőnév határozza meg. A fenti képen a lehetséges rendezési kulcsok: Student ID, Name , Age , Program , and Month Started
Gyors rendben, a sort kulcsot tartalmazó oszlop egyetlen cellájára történő kattintás elegendő ahhoz, hogy megmondja az Excel-nek, hogy mi a rendezési kulcs.
Szöveges vagy numerikus értékek esetén a rendezési sorrend két lehetősége növekvő és csökkenő .
Ha a Rendezés és szűrés gombot használja a szalag Home lapján, a sorrend rendelési beállításai a legördülő listában a kiválasztott tartományban lévő adatok típusától függően változnak .
Gyors rendezés a Rendezés és szűrés segítségével
Az Excel programban gyors rendezést lehet végezni a Rendezés és szűrés gombbal a szalag Home lapján.
A gyors rendezés végrehajtásának lépései:
- Kattintson a rendező kulcsot tartalmazó oszlopban lévő cellára
- Ha szükséges, kattintson a szalag Home lapjára
- Kattintson a Rendezés és szűrés gombra a rendezési lehetőségek legördülő menüjének megnyitásához
- Kattintson a két lehetőség egyikére a növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezéshez
- Ellenőrizze, hogy az adatok megfelelően vannak rendezve
Az adatok rendezése szalag gyorsgombokkal
Nincs billentyűparancs kombináció az adatok rendezéséhez az Excel programban.
A rendelkezésre álló gyorsgombok segítségével az egérmutató helyett inkább a billentyűleütéseket használhatja, hogy ugyanazokat a beállításokat válassza ki a szalag Home lapján.
- A billentyűzet segítségével a szalag opciók eléréséhez mindig az Alt billentyűvel indul.
Rendezés növekvő sorrendben gyorsgombokkal
- Kattintson a cellára a rendezési kulcs oszlopban
- Nyomja meg a billentyűzet következő gombjait:
- Alt HSS
- Az adatmintát az A-tól Z-ig kell rendezni, a legkisebbtől a legnagyobbig a kiválasztott oszlopig
A gyorsbillentyűk a következőképpen fordulnak elő:
"Alt" gomb> "Kezdőlap" lap> "Szerkesztés" csoport> "Rendezés és szűrés" menü> "Rendezés a legkisebbtől a legnagyobbig" opció.
Rendezés csökkenő sorrendben gyorsgombokkal
A csökkenő sorrendben a gyorsbillentyűkkel történő rendezés lépései megegyeznek a növekvő sorrendben felsorolt lépésekkel, kivéve a gyorsbillentyű-kombinációt:
Alt HSO A gyorsbillentyűk a következőképpen fordulnak elő:
"Alt" gomb> "Otthon" lap> "Szerkesztés" csoport> "Rendezés és szűrés" menü> "Rendezés a legmagasabbtól a legkisebbig" opció.
02. 05. sz
Rendezés az Excel több oszlopában
Az egyszerű oszlopadatok alapján végzett gyors rendezés mellett az Excel egyéni rendezési funkciója lehetővé teszi, hogy többféle oszlopot rendezzen többféle kulcs meghatározásával.
Több oszlopú sorozatokban a rendezési kulcsok azonosítása az oszlopfejlécek kiválasztása a Rendezés párbeszédpanelen .
A gyors rendezéshez hasonlóan a rendezési kulcsok meghatározása az oszlopok fejlécének vagy mezőnevének azonosítása, a sort kulcsot tartalmazó táblában.
Többszörös oszlopok rendezése Példa
A fenti példában a következő lépések követték a H2-L12 tartományban lévő adatok két oszlopra történő rendezését - először név szerint, majd életkor szerint.
- Jelölje ki a rendezni kívánt cellák tartományát
- Kattintson a szalag Home lapjára.
- Kattintson a Rendezés és szűrés ikonra a szalagon, hogy megnyissa a legördülő listát.
- Kattintson a Custom Sort gombra a legördülő listában a Sort párbeszédpanel megjelenítéséhez
- A párbeszédpanelen az Oszlop címsorában válassza a Név legördülő listából az adatokat a Név oszlopban
- A Sort On ( Rendezés be) opció értéke értékei maradnak - mivel a rendezés a táblázatban szereplő tényleges adatok alapján történik
- A Rendezési sorcím alatt a legördülő listából válassza ki a Z-től a A -ig, hogy rendezze a Névadatokat csökkenő sorrendben
- A párbeszédpanel tetején kattintson a Kiemelés szint gombra a második sorrendbeállítás hozzáadásához
- A második rendezési kulcsnál az oszlop címsorában válassza a Kor lehetőséget a legördülő listából, ha a korhatár oszlopában duplikált neveket szeretne rendezni
- A Rendezés sorrendje alatt válassza a Legnagyobb a legkisebbet a legördülő listából, hogy korrigálja a Kor szerinti adatokat csökkenő sorrendben
- Kattintson a párbeszédpanelen az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához és az adatok rendezéséhez
A fenti példában egy második rendezési kulcs definiálásának eredményeképpen a Név mezőben azonos értékű két rekordot a Kor mező segítségével csökkenő sorrendben sorba rendeztük, ami az A. Wilson diáknak a 21. életévét megelőző rekordját eredményezte a második A. Wilson 19 éves korában.
Az első sor: oszlopcímek vagy adatok?
A fenti példában a szétválogatásra kiválasztott adatok körét az első adatsor feletti oszlopok tartalmazzák.
Az Excel azt észlelte, hogy ez a sor olyan adatokat tartalmazott, amelyek különböztek az egymást követő sorokban szereplő adatoktól, így feltételezte, hogy az első sor az oszlopfejlécek közé tartozik, és a Sorrend párbeszédpanelen elérhető opciókat állította be.
Az Excel egyik kritériuma, hogy meghatározza, hogy az első sor tartalmazza az oszlopfejléceket, a formázás. A fenti példában az első sor szövege eltérő betűtípus, és más színű, mint a többi sor adatai. Az alsó sorokból egy vastag szegély választja el.
Az Excel ezt a különbséget használja annak meghatározásában, hogy az első sor egy címsor, és elég jó-e a helyes eléréshez - de ez nem tévedhetetlen. Ha hibát vét, a Rendezés párbeszédpanel tartalmaz egy jelölőnégyzetet - Az én adatom fejlécekkel rendelkezik -, amely felülbírálhatja ezt az automatikus választást.
Ha az első sor nem tartalmaz fejléceket, az Excel a Sort párbeszédpanel Oszlop beállításában választja ki az oszlop betűt - például a D oszlopot vagy az E oszlopot .
03. oldal, 05. o
Adatok rendezése dátum vagy idő szerint Excelben
A szöveges adatok betűrend szerinti besorolásának vagy a legnagyobb és a legkisebb számok rendezése mellett az Excel rendezési lehetőségei között szerepelnek a rendezési dátumértékek.
A dátumok rendelési sorrendje:
- Növekvő sorrend - a legrégebbi a legújabbig
- Csökkenő sorrend - legrégebben
Gyors rendezés vs. rendezés párbeszédpanel
Mivel a dátumok és az időpontok csak formázott számadatok, az egy oszlopban lévő sorrendben - például a fenti képen szereplő Dátum szerint - a gyors rendezési módszer sikeres lehet.
A dátumok vagy idők több oszlopát tartalmazó rendezéseket használva a Rendezés párbeszédpanelt kell használni - éppúgy, mint a számok vagy szöveges adatok több oszlopának szétválogatásakor.
Rendezés dátum szerint Példa
Gyors rendezés dátum szerint növekvő sorrendben - a legrégebbi a legfrissebb - a fenti képen látható példa esetében a lépések:
- Jelölje ki a rendezni kívánt cellák tartományát
- Kattintson a szalag Home lapjára
- Kattintson a Rendezés és szűrés ikonra a szalagon, hogy megnyissa a legördülő listát
- Kattintson a Rendezés legrégebben a legújabb elemre a listában az adatok növekvő sorrendbe rendezéséhez
- A rekordokat a legmagasabb dátumokkal kell rendezni a táblázat tetején lévő Hitelezett oszlopban
Dátumok és idők szövegként tárolva
Ha a dátum szerinti rendezés eredményei a várakozásoknak megfelelően nem jelennek meg, akkor a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban szereplő adatok tartalmazhatnak olyan dátumokat vagy időket, amelyek szöveges adatokként vannak tárolva, és nem számokként (dátumok és időpontok csak formázott számadatok).
A fenti képen A. Peterson rekordja a lista alján volt, amikor a hitelfelvételi dátum szerint - 2014. november 5-én - a rekordot az A. Wilson rekord felett helyezték el. A kölcsönzési dátum november 5-én van.
A váratlan eredmények oka, hogy az A. Peterson hitelfelvételi dátumát szövegként tárolta, nem pedig számként
Vegyes adatok és gyors sorrendben
Ha a gyors rendezési módot használja, ha a szöveges és a számadatokat tartalmazó rekordok összekeverednek egymással, az Excel a számot és a szöveges adatokat külön rendezi, a rekordokat a rendezett lista alján lévő szövegadatokkal helyezi el.
Az Excel tartalmazhatja az oszlopfejléceket a rendezési eredményekben is - a szöveges adatok egy újabb soraként értelmezik, nem pedig az adattáblázat mezőneveként.
Figyelmeztetések rendezése - Rendezés párbeszédablak
Amint a fenti képen látható, ha a Rendezés párbeszédpanelt használja, még az oszlopok szerinti sorrendben is, az Excel olyan üzenetet jelenít meg, amely figyelmezteti Önt, hogy a szövegként tárolt adatok találhatók, és megadja a választást:
- Olyan sorozatot rendez, ami számnak tűnik számként
- A számokat és a számokat külön szövegként tárolja
Ha az első opciót választja, az Excel megpróbálja elhelyezni a szövegadatokat a rendezési eredmények megfelelő helyére.
Válassza ki a második opciót, és az Excel a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat fogja elhelyezni a sortolási eredmények alján - ugyanúgy, mint a gyors sorrendben.
04. 05. sz
Az adatok rendezése a hét napjai vagy az Excel hónapok szerint
A hét napjainak vagy az évek hónapjainak sorrendje alapján ugyanazt a beépített egyéni listát használja, amelyet az Excel a napi vagy hónapos munkafüzetnek a kitöltési címke használatával történő feltöltésére használ .
Ezek a listák lehetővé teszik a válogatást napok vagy hónapok szerint kronologikusan, nem pedig betűrendben.
A fenti példában az adatok rendezése az a hónap volt, hogy a diákok elkezdték az on-line tanulmányi programjukat.
A többi rendezési lehetőséghez hasonlóan, az egyéni listán szereplő értékek szétválogatása növekvő (vasárnap-szombat / január-december) vagy csökkenő sorrendben (szombat-vasárnap / december-január).
A fenti képen az alábbi lépéseket követtük a H2-L12 tartományon belüli adatminták rendezésére az év hónapjaihoz képest:
- Jelölje ki a rendezni kívánt cellák tartományát
- Kattintson a szalag Home lapjára.
- Kattintson a Rendezés és szűrés ikonra a szalagon, hogy megnyissa a legördülő listát.
- Kattintson a Testreszabás gombra a legördülő listában a Rendezés párbeszédpanel megjelenítéséhez
- A párbeszédpanel Oszlop címsorában válassza a legördülő listából a Kezdés hónapja lehetőséget , hogy az adatokat az év hónapjai szerint rendezze
- A Sort On ( Rendezés be) opció értéke értékei maradnak - mivel a rendezés a táblázatban szereplő tényleges adatok alapján történik
- A Rendezési sor címsorában kattintson a legördülő nyílra az alapértelmezett A-Z opció mellett a legördülő menü megnyitásához
- A menüben válassza az Egyéni lista lehetőséget az Egyedi listák párbeszédpanel megnyitásához
- A párbeszédpanel bal oldali ablakában kattintson egyszer a listára: január, február, március, április ... a kiválasztáshoz
Az OK gombra kattintva erősítse meg a választást, és térjen vissza a Rendezés párbeszédpanelre
A kiválasztott lista - január, február, március, április - megjelenik a Megrendelés cím alatt
Az OK gombra kattintva bezárhatja a párbeszédpanelt, és rendezheti az adatokat az év hónapjaihoz
Megjegyzés : Alapértelmezés szerint az egyéni listák csak növekvő sorrendben jelennek meg az Egyedi listák párbeszédpanelen. Adatok rendezése csökkenő sorrendben egy egyedi lista használatával, miután kiválasztotta a kívánt listát, hogy megjelenjen a Sorrend párbeszédpanel Rendelési tétele alatt:
- A legördülő menü megnyitásához kattintson a megjelenő lista melletti le nyílra - például januárra, februárra, márciusra, áprilisra
- A menüben válassza ki az egyéni listát, amely csökkenő sorrendben jelenik meg - például december, november, október, szeptember ...
Az OK gombra kattintva zárja be a párbeszédpanelt, és rendezze az adatokat csökkenő sorrendben az egyéni listán
05. 05
Rendezés sorok szerint az oszlopok átrendezéséhez az Excel programban
Amint az előző rendezési lehetőségeknél látható, az adatokat általában oszlopfejek vagy mezőnevek alapján rendezzük, és az eredmény az egész sorok vagy adatrekordok átrendezése.
Egy kevésbé ismert, és ennél fogva kevésbé használt rendezési lehetőség az Excel-ben sorrend szerinti rendezés, amelynek hatása a munkalapon balról jobbra elhelyezkedő oszlopok sorrendjének átrendezése
A sorok szerinti sorrend egyik oka, hogy az oszlop sorrendjét egyesítse az egyes táblázatok között. Az oszlopok ugyanabból a balról a jobbra rendezéséhez könnyebb összehasonlítani a rekordokat, vagy másolni és áthelyezni az adatokat az asztalok között.
Az oszloprend testreszabása
Nagyon ritkán azonban az oszlopok a helyes sorrendben egyszerű feladatot jelentenek az értékek növekvő és csökkenő rendezési lehetőségeinek korlátozása miatt.
Általában egyéni rendezési sorrendet kell használnia, és az Excel tartalmazza a cellákhoz vagy betűkészletekhez való rendezés vagy a feltételes formázási ikonok beállításait .
Ezek az opciók, amint azt az oldal alján körvonalazták, még mindig meglehetősen munkaigényesek és nem olyan egyszerűek.
Valószínűleg a legegyszerűbb módja az Excelnek az oszlopok sorrendjének megadásával az, hogy hozzáadjon egy sorot az 1., 2., 3., 4., ... számokat tartalmazó adat táblázat fölé vagy alatt, amelyek a jobb oldali oszlopok sorrendjét jelzik.
A sorok szerinti rendezés egyszerűbbé válik, ha a sorszámot tartalmazó sorok közül a legkisebbet a legnagyobbra rendezzük.
Miután elkészült a sorrend, a számok sorszáma könnyen törölhető .
Rendezés sorok szerint Példa
Az Excel mintavételi beállításainál a sorozatban használt adatmintában a Student ID oszlop mindig balra volt, majd a Név , majd általában az Age .
Ebben az esetben a fenti képen látható módon az oszlopokat átrendeztük úgy, hogy a Program oszlop balra legyen, majd a kezdő hónap , a név stb.
A következő lépéseket használtam az oszlopok sorrendjének megváltoztatásához a fenti képen látható módon:
- Helyezzen be egy üres sorot a mező nevét tartalmazó sor felett
- Ebben az új sorban írja be a következő számokat a balról jobbra kezdve
H oszlop: 5, 3, 4, 1, 2 - Jelölje ki a H2 és L13 tartományt
- Kattintson a szalag Home lapjára.
- Kattintson a Rendezés és szűrés ikonra a szalagon, hogy megnyissa a legördülő listát.
- Kattintson a Custom Sort gombra a legördülő listában a Sort párbeszédpanel megjelenítéséhez
- A párbeszédpanel tetején kattintson a Beállítások gombra a Rendezési beállítások párbeszédpanel megnyitásához
- A második párbeszédpanel Tájolás szakaszában kattintson a Rendezés balról jobbra a munkalapon balról jobbra lévő oszlopok sorrendjének rendezéséhez
- Kattintson az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához
- Az Orientation változásával a Sort párbeszédpanel oszlopának fejléce sorra változik
- A Sor címsorában válassza ki a 2. sor - az egyedi számokat tartalmazó sorrendet
- A Sort On ( Rendezés be) opció értéke értéke ( Values)
- A Rendezési sorcím alatt a legördülő listából válassza ki a legkisebb és a legnagyobbat a 2. sorszám növekvő sorrendbe rendezéséhez
- Az OK gombra kattintva zárja be a párbeszédpanelt, és rendezze az oszlopokat balról jobbra a 2. sorban levő számok szerint
- Az oszlopok sorrendjének meg kell kezdenie a Programot, amelyet a Megkezdődött hónap , a Név stb. Követ .
Az Excel egyéni rendezési beállításai az oszlopok átrendezéséhez
Amint azt korábban említettük, míg az egyedi rendezés az Excel rendezési párbeszédpanelen érhető el, ezeket a beállításokat nem könnyű használni, amikor egy munkalapon oszlopok átrendezhetők.
A Rendezés párbeszédpanelen elérhető egyéni rendezési sorrend létrehozásának lehetőségei az adatok rendezésére szolgálnak:
És, hacsak az egyes oszlopok már nem rendelkeznek egyedi formázással - például különböző betűtípusokkal vagy cellaszínekkel -, akkor a formázást hozzá kell adni az egyes sorozatokhoz ugyanabban a sorban az egyes oszlopok átrendezéséhez.
Például a betűtípus színe a fenti képen látható oszlopok átrendezéséhez
- Kattints az egyes mezők nevére, és változtasd meg mindegyik betűszínt - pl. Piros, zöld, kék stb.
- A Sort (Rendezés) párbeszédpanelen állítsa a Sort on ( Rendezés) opciót a Color Font
- A Rendelés alatt kézzel állítsa be a mezőnevek színeinek sorrendjét, hogy azok megfeleljenek a kívánt oszloprendnek
- A rendezés után állítsa vissza a betűkészlet színét az egyes mezőnevekhez