Az egyesülési dokumentumok létrehozásának egyik hátránya, hogy nagyobb hiba lép fel nagyobb hibák elkövetésével, mintha egyenként hozta létre az egyes dokumentumokat. Ha nem nagyon ismeri az egyesülést, sokkal nagyobb a kockázata annak, hogy olyan katasztrofális hibákat okozzon, amelyek megzavarhatják az összes nyomtatott dokumentumot.
Ez nem azt jelenti, hogy a tapasztalatok levélfúziósaknak nem kell lektorálniuk a dokumentumokat. Az alábbi elemek a leggyakrabban előforduló öt egyesülési hibák, amelyeket a dokumentumok véglegesítéséhez és a nyomtatáshoz történő elküldés előtt ellenőriznie kell.
1. Átláthatóság
Fontos, hogy meggyőződjön arról, hogy beültette-e a sikeres levélösszesítéshez szükséges összes információt. Nagyon könnyű figyelmen kívül hagyni egy mezőt a dokumentum létrehozásakor. Különös figyelmet kell fordítani a címekre, és ami még fontosabb, irányítószámokat. Biztosítania kell azt is, hogy az üdvözlő vonalak vagy más területek, amelyekben több mezőt egymás után helyezett be, mind megfelelően kitöltve.
2. Pontosság
Bár ez úgy tűnhet, mint a józan ész, akkor meglepődne, hogy hány ember zavarja be a levelezés egyesítéseit, mert nem ellenőrizte a pontosságot. Annak érdekében, hogy az egyesülések pontosságát biztosítsa, gondoskodnia kell arról, hogy a helyes mezőket helyezze be a megfelelő helyekre. Ha olyan mezők vannak hasonló nevekkel, akkor túl könnyű beilleszteni a rosszat. Ha úgy találja, hogy gyakran végzi el ezt a hibát, célszerű újraértékelni azokat a neveket, amelyeket a mezőket ad meg, hogy elkerülje a jövőbeli zavart.
3. Elhatárolás
Az elhatárolás nem feltétlenül tűnik a legfontosabbnak, ha a levelezés egyesítése során dolgozik, de a távolság jelentős tényező. Néha nehéz megmondani, hogy hány teret vett be egy dokumentumba. A postai egyesítési mezők használata még nehezebb megmondani, különösen akkor, ha közel vannak egymáshoz. Talán azt is megállapíthatja, hogy teljesen kihagyott helyeket. Fontos, hogy ellenőrizze a dokumentumot annak biztosítása érdekében, hogy az összes mező között legyen szóköz, ellenkező esetben a végtermék csak néhány súlyos olvashatatlan futószó lesz.
4. Írásjelek
A térközhöz hasonlóan sok ember figyelmen kívül hagyja az írásjelek értékét és fontosságát a levágásokkal való együttműködés során. Könnyen figyelmen kívül hagyja az írásjelzést, ha a levelezés miatt dolgozik a levágási mezők miatt. Észre fogja venni, hogy gyakran félrevezeti az írásjeleket, teljesen kihagyja vagy kettős beosztást ad hozzá, ha több egymás utáni olvasható mező van.
5. Formázás
A szöveg formázása az egyik legfontosabb hiba, amely a Google-keresést eredményezi a "mail egyesítése nem működik". Fontos, hogy ellenőrizze, hogy helyes-e a levelezés egyes mezőkre alkalmazott formázás. Függetlenül attól, hogy újszülött levél egyesülés vagy több száz mail összeolvadt-e, fontos, hogy a Mail Merge befejezése előtt ellenőrizze a levéltárak mezőit dőlt, aláhúzott és félkövér formázáshoz, és javítsa ki őket.
Csomagolás
Ez egyáltalán nem egy kimerítő listát tartalmaz a hibákról, amelyeket be lehet vezetni egy levélesítési eljárásba, de ez jó kiindulópont. És magától értetődik, hogy bizonyítékot kell adnia más hibákra is, mint például a hibák és a helyesírási hibák, amelyek bármelyik dokumentumban előfordulhatnak. Senki sem tökéletes; néhány ember csak jobb, mintha ők lennének!
Szerkesztette: Martin Hendrikx