Hogyan lehet biztonságosan megosztani a fájlokat az emberekkel?
A SharePoint Online, a Microsoft által üzemeltetett felhőalapú szolgáltatás része az Office 365 tervnek, vagy beszerezhető a SharePoint Server kiegészítőjeként. Az új és továbbfejlesztett SharePoint Online szolgáltatások fő érdeklődése az online interaktív beszélgetések javítása, valamint a dokumentumok úton történő megosztásának megkönnyítése és biztonságosabbá tétele.
Ha már SharePoint Online felhasználó vagy, akkor számíthat a frissített szolgáltatásokra. A SharePoint Online most magában foglalja a mobiltelefonok és táblagépek használatát, valamint a zökkenőmentes társadalmi élményt. Az Office 365-ben is szerepel a OneDrive for Business, a OneDrive professzionális változata a felhőben tárolt dokumentumok tárolására, amely lehetővé teszi a számítógépen vagy vállalati szerveren tárolt fájlok szinkronizálását.
A jogosultságok és a felhasználók csoportosítása
A SharePoint Online dokumentumok megosztására vonatkozó jogosultságokat a kívánt felhasználói hozzáférésnek megfelelően lehet elvégezni. A SharePoint Online engedélyeinek szintjei a következők:
- Látogatók - dokumentumok megtekintése a böngészőben
- Tagok - szerkeszteni vagy hozzájárulni a dokumentumokhoz
- Tulajdonosok - a SharePoint Online webhely teljes ellenőrzési engedélye
A dokumentumok letöltéséhez a látogatóknak engedélyezniük kell a "read" hozzáférést.
Új csoportnevek hozhatók létre egy meghatározott felhasználói csoport vagy csoportos együttműködés létrehozásához . A "helyszíni tervezők", "szerzők" és "ügyfelek" példák.
A szervezeten kívüli dokumentumok megosztása
A külső felhasználók jellemzően beszállítók, tanácsadók és ügyfelek, akik időről időre megosztani szeretnék a dokumentumokat.
A teljes jogosultsággal rendelkező SharePoint Online tulajdonosok megoszthatják a dokumentumokat külső felhasználókkal. Külső felhasználók vehetők fel a látogató vagy a tag felhasználói csoportokba, hogy jobban kezelhessék a dokumentumok megosztásának engedélyeit.
- Ossza meg a vendéglinkeket. A vendéglinket e-mailben lehet megosztani a dokumentumok megtekintéséhez a SharePoint Online dokumentumtárból. Ha minimálisra csökkentené a dokumentumok megosztását bárki mással, akkor megkövetelheti a külső felhasználók bejelentkezését. Ez a lépés megkívánja, hogy a Látogatók (vagy engedély nélküli felhasználók számára olvasási hozzáféréssel rendelkező) jogosultsági csoportokat hozzanak létre annak biztosítására, hogy a vendégkapcsolatok ne legyenek nyitott névtelen felhasználók.
- Ossza meg a tagokat. Ha a külső felhasználóknak az Office 365 előfizetése vagy az Ön webhelyének tagja, felkérheti őket arra, hogy jelentkezzenek be a megosztott dokumentumok elérése előtt. Ez a lépés feltételezi, hogy hozzáadta őket a Tag jogosultsági csoporthoz. A Microsoft Office nélküli külső felhasználók letölthetik a fájlt, amennyiben rendelkeznek olvasási hozzáféréssel.
- Ossza meg a nyilvános linket a OneDrive for Business webhelyen. A OneDrive az Office 365-ben tárolt dokumentum tárolási terület, ha a szolgáltatás frissítésre került. A OneDrive-t leginkább a SharePoint Online dokumentumtárból különálló, külső nyilvános felhasználókkal való megosztására használják. A OneDrive úgy tekinthetõ, mint egy dokumentum végleges verziója a nyilvános megtekintésre, például egy weboldalról vagy blogról szóló linkként. A SharePoint Online dokumentumok könyvtára lehet a forrás, ezért készítsen egy példányt a OneDrive segítségével, hogy segítsen megkülönböztetni a két területet, ha úgy dönt, hogy ilyen módon használja a OneDrive programot.
- Dokumentumok megosztása a szervezeten belül. A belső felhasználók a szervezeten belül vagy más szervezeti egységekben vannak. Általában különböző dokumentumokat oszt meg, attól függően, hogy dolgozik-e és együttműködött-e egy csoportban, vagy mások számára intranetes dokumentumokat küldenek a tudás aktuális állapotának vagy dokumentum verziójának megtekintéséhez.
- Ossza meg a tagokat. Az Office 365 használata a SharePoint Online szolgáltatással lehetővé teszi az Office Web Apps használatát, a böngésző alapú könnyű szolgáltatás létrehozását, szerkesztését és az online dokumentumok megosztását. A Microsoft Office alkalmazással rendelkező felhasználók szinkronizálhatják a fájlokat a számítógépről a SharePoint Online tárolt fájlokkal, hogy megoszthassák a tagokat. A Microsoft Office felhasználók is szinkronizálhatják a fájlokat és mappákat a SharePoint Online-ból számítógépre vagy mobileszközre, hogy offline állapotban legyenek.
- Ossza meg a nem tagokat. Feltételezve, hogy nem minden, aki a szervezetedben rendelkezik az Office 365 előfizetésével, a dokumentumok az engedélyezési csoporttól függően oszthatók meg. Például olyan tagok, mint például a szervezet vezetői csoportjai, esetleg értékelniük kell egy olyan marketingdokumentum-könyvtárat, ahol a piaci intelligencia vagy az ügyfelek tapasztalatai rögzülnek a területen.
- Ossza meg a OneDrive-t. Fájlokat megoszthat a belső felhasználókkal a OneDrive segítségével. A OneDrive rendezõ területként használható, mielőtt a dokumentumokat áthelyezi egy SharePoint Online dokumentumtárba.