Excel 2003 adatbázis-bemutató

01/09

Excel 2003 adatbázis áttekintése

Időnként nyomon kell követnünk az információkat és egy jó helyet, hogy ez egy Excel adatbázis fájlban található. Legyen szó telefonszámok személyes listájáról, egy szervezet vagy csapat tagjai névjegyzékéről, vagy érmék, kártyák vagy könyvek gyűjteményéről, egy Excel adatbázishoz könnyű megadni, tárolni és megtalálni az egyedi információkat.

Az Excel olyan eszközöket fejlesztett ki, amelyek segítenek nyomon követni az adatokat és megtalálni a kívánt információkat, amikor azt szeretné. Ugyanakkor a több száz oszlop és több ezer sor esetén az Excel táblázatkezelő óriási mennyiségű adatot képes tárolni.

Lásd a kapcsolódó oktatóanyagot is: Excel 2007/2010/2013 Lépésrõl lépésre Adatbázis-bemutató .

02/09

Adatlapok

Az Excel adatbázisban tárolt adatok alapformátuma egy táblázat. A táblázatban az adatokat sorokban adják meg. Minden sor rekordként ismert.

Miután létrehozott egy táblát, az Excel adatkezelő eszközei az adatbázisban lévő rekordok keresésére, rendezésére és szűrésére szolgálnak, hogy konkrét információkat találjanak.

Bár számos módon használhatja ezeket az adatkezelő eszközöket az Excel programban, a legegyszerűbb módja annak, hogy létrehozzunk egy listát az asztaladatok listájáról .

Az útmutató követése:

• írja be az adatokat, ahogy a fenti képen látható.

Tipp - A hallgatói azonosító gyors beírása:

1. Írja be az első két azonosítót - ST348-245 és ST348-246 az A5 és A6 cellákba.
2. Jelölje ki a két azonosítót, hogy kiválassza őket.
3. Kattintson a kitöltő fogantyúra, és húzza le az A13 cellára.
4. A többi hallgatói azonosítót helyesen kell az A6-A13 cellákba bevinni.

03/09

Adatok bevitele helyesen

Az adatok bevitelekor fontos, hogy helyesen legyen megadva. A 2. soron kívül, a táblázat címe és az oszlopfejléc között, ne hagyjon üres sorokat az adatok bevitelekor. Ügyeljen arra is, hogy ne hagyjon üres cellákat.

A hibás adatbevitel által okozott adathibák az adatkezeléssel kapcsolatos számos probléma forrása. Ha az adatok helyesen vannak megadva az elején, a program nagyobb valószínűséggel adja vissza a kívánt eredményeket.

04/09

A sorok rekordok

Mint említettük, az adatok sorai az adatbázisban rekordok. A nyilvántartásba vétel során tartsa szem előtt ezeket az iránymutatásokat:

• Ne hagyjon üres sorokat a létrehozandó táblában, még a címsorok és az első adatsor között sem.
• A rekord csak egy adott elemre vonatkozó adatokat tartalmazhat.
• A rekordnak tartalmaznia kell az adatbázis összes adatát is. Egy tételre vonatkozó információ nem lehet több sorban.
  

05/09

Az oszlopok mezők

Míg az Excel adatbázisban lévő sorokat rekordként nevezik, az oszlopok mezőként ismertek. Minden oszlopnak szüksége van egy címre, hogy azonosítsa az általa tartalmazott adatokat. Ezeket a címeket mezõneveknek nevezik.

• A mezõnevek arra szolgálnak, hogy az egyes rekordok adatait ugyanabban a sorrendben adják meg.
• Győződjön meg róla, hogy az oszlopban lévő összes adat ugyanarra a formátumba kerül. Ha a számokat számjegyként (például 10 vagy 20) szeretné beírni, tartsa fent. Ne változtasd át az utat, és kezdd meg a számokat szavakként (például tíz vagy húsz). Légy következetes.
• Ne hagyjon üres oszlopokat a táblázatban.

06/09

A lista létrehozása

Miután az adatokat bevittük az asztalra, azt át lehet alakítani egy listára . Ehhez:

1. Jelölje ki az A3-tól E13-ig terjedő cellákat a munkalapon.
2. Kattintson a Data> List> List létrehozása menüpontra a Create List párbeszédpanel megnyitásához.
3. Amíg a párbeszédpanel nyitva van, a munkalapon az A3-tól E13-ig terjedő cellákat körül kell húzni.
4. Ha a menetelő hangyák a megfelelő cellatartományt körülölelik, kattintson az Ok gombra a Lista létrehozása párbeszédpanelen.
5. Ha a menetelő hangyák nem tartalmazzák a megfelelő cellatartományt, jelölje ki a megfelelő munkaterület tartományát, majd kattintson az Ok gombra a Lista létrehozása párbeszédpanelen.
6. A táblát egy sötét határ szegélyeznie kell, és az egyes mezőnevek mellett hozzá kell adni a legördülő nyilakat.

07, 09

Az Adatbázis eszközök használata

Miután létrehozta az adatbázist, az egyes mezõnevek mellett a legördülõ nyilak alatt található eszközöket rendezheti vagy szûrheti az adatokkal.

Az adatok rendezése

1. Kattints a legördülő nyílra a Vezetéknév mező neve mellett.
2. Kattintson a Rendezés növekvő lehetőségre az adatbázis abszciszt rendezéséhez A-tól Z-ig.
3. Egyszer rendezve, Graham J. legyen az első rekord a táblában, és Wilson R. legyen az utolsó.

Adatszűrés

1. Kattintson a programmező neve melletti legördülő nyílra.
2. Kattintson a Business ( Üzleti) lehetőségre a diákok kiszűrésére, nem az üzleti programban.
3. Kattintson az OK gombra.
4. Csak két diák - G. Thompson és F. Smith legyen látható, mivel ők csak az üzleti programba beiratkoztak.
5. Az összes rekord megjelenítéséhez kattintson a programmező neve melletti legördülő nyílra.
6. Kattintson a Minden lehetőségre.
   

08, 09

Az adatbázis bővítése

További rekordok hozzáadása az adatbázisba:

• Egy csillagot (A14-től E14-ig terjedő cellákat) tartalmazó üres sor kerül hozzáadásra az adatbázis alján, amikor létrejön.
• További adatok adhatók az adatbázisba az üres sor használatával.
• Adja hozzá a következő adatokat:
  
  Celladatok
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Tudomány

09. 09. sz

Az adatbázis formázás befejezése

Megjegyzés : Ez a lépés a Formázás eszköztáron található ikonok használatát jelenti, amelyek általában az Excel 2003 képernyő tetején találhatók. Ha nincs jelen, olvassa el, hogyan találja meg az Excel eszköztárakat a kereséshez .

1. Jelölje ki az A1 - E1 cellákat a munkalapon.
2. A cím középpontjához kattints a Formázó eszköztár Merge and Center ikonjára.
3. Az A1-től E1-ig terjedő cellákhoz még mindig kiválasztva kattintson a Formázás eszköztáron lévő Fill Color ikonra (úgy fest, mint egy festékdoboz) a háttérszín legördülő listájának megnyitásához.
4. Válassza a Sea Green elemet a listáról, hogy megváltoztassa az A1 - E1 cellák háttérszínét sötétzöld színűre.
5. Kattintson a betűtípus ikonra a Formázó eszköztáron (ez egy nagy "A" betű) a betűkészlet színes legördülő listájának megnyitásához.
6. Válassza a Fehér elemet a listából az A1 - E1 cellák szövegének színére.
7. Jelölje ki az A2-E2 cellákat a munkalapon.
8. Kattintson a Formázás eszköztár Fill Color ikonjára a háttérszín legördülő listájának megnyitásához.
9. Válassza a Világos zöld lehetőséget a listából, hogy megváltoztassa a A2 - E2 cellák háttérszínét világos zöldre.
10. Jelölje ki az A3-E14 cellákat a munkalapon.
11. Válassza a Format> AutoFormat elemet a menükből az AutoFormat párbeszédpanel megnyitásához.
12. Válasszon ki egy listát a lehetőségek listájáról a cellák A3-E14 formázásához.
13. Jelölje ki az A3-E14 cellákat a munkalapon.
14. A formázás eszköztár Középre vonatkozó opciójára kattintva központosítsa a szöveget az A3-as és az E14-es cellákhoz.
15. Ezen a ponton, ha megfelelően követi a bemutató összes lépését, a táblázatnak hasonlítania kell a bemutató 1. lépésében bemutatott táblázathoz.