Adatbázis létrehozása Excel-ben

A névjegyek, gyűjtemények és egyéb adatok követése Excel-adatbázissal

Időnként nyomon kell követnünk az információkat és egy jó helyet, hogy ez egy Excel adatbázis fájlban található. Legyen szó telefonszámok személyes listájáról, egy szervezet vagy csapat tagjai névjegyzékéről, vagy érmék, kártyák vagy könyvek gyűjteményéről, egy Excel adatbázishoz könnyű megadni, tárolni és megtalálni az egyedi információkat.

A Microsoft Excel olyan eszközöket fejlesztett ki, amelyek segítenek nyomon követni az adatokat és megtalálni a kívánt információkat, amikor azt szeretné. Ugyanakkor a több száz oszlop és több ezer sor esetén az Excel táblázatkezelő óriási mennyiségű adatot képes tárolni.

Adatok bevitele

Az Excel adatbázisban tárolt adatok alapformátuma egy táblázat.

Miután létrehozott egy táblát, az Excel adatkezelő eszközei az adatbázisban lévő rekordok keresésére, rendezésére és szűrésére szolgálnak, hogy konkrét információkat találjanak.

Ha ezt a bemutatót szeretné követni, adja meg az adatokat, ahogyan a fenti képen látható.

Gyorsan írja be a Student ID-t:

1. Írja be az első két azonosítót - ST348-245 és ST348-246 az A5 és A6 cellákba.
2. Jelölje ki a két azonosítót, hogy kiválassza őket.
3. Kattintson a kitöltő fogantyúra, és húzza le az A13 cellára.
4. A többi hallgatói azonosítót helyesen kell az A6-A13 cellákba bevinni.

Adatok bevitele helyesen

Az adatok bevitelekor fontos, hogy helyesen legyen megadva. A 2. soron kívül, a táblázat címe és az oszlopfejléc között, ne hagyjon üres sorokat az adatok bevitelekor. Ügyeljen arra is, hogy ne hagyjon üres cellákat.

A hibás adatbevitel által okozott adathibák az adatkezeléssel kapcsolatos számos probléma forrása. Ha az adatok helyesen vannak megadva az elején, a program nagyobb valószínűséggel adja vissza a kívánt eredményeket.

A sorok rekordok

Minden adatsor az adatbázisban rekordként ismert. A nyilvántartásba vétel során tartsa szem előtt ezeket az iránymutatásokat:

• Ne hagyjon üres sorokat a létrehozandó táblázatban. Ez magában foglalja NEM üres sor elhagyását az oszlopfejlécek és az első adatsor között.
• A rekord csak egy adott elemre vonatkozó adatokat tartalmazhat.
• A rekordnak tartalmaznia kell az adatbázis összes adatát is. Egy tételre vonatkozó információ nem lehet több sorban.

Az oszlopok mezők

Míg az Excel adatbázisban lévő sorokat rekordként nevezik, az oszlopok mezőként ismertek. Minden oszlopnak szüksége van egy címre, hogy azonosítsa az általa tartalmazott adatokat. Ezeket a címeket mezõneveknek nevezik.

• A mezõnevek arra szolgálnak, hogy az egyes rekordok adatait ugyanabban a sorrendben adják meg.
• Győződjön meg róla, hogy az oszlopban lévő összes adat ugyanarra a formátumba kerül. Ha a számokat számjegyként (például 10 vagy 20) szeretné beírni, tartsa fent. Ne változtasd át az utat, és kezdd meg a számokat szavakként (például tíz vagy húsz). Légy következetes.
• Ne hagyjon üres oszlopokat a táblázatban.

A táblázat létrehozása

Az adatok bevitelét követően táblázatosvá alakítható. Ehhez:

1. Jelölje ki az A3-as és E13 - as cellákat a munkalapon.
2. Kattintson a Kezdőlap fülre.
3. A legördülő menü megnyitásához kattintson a Szalag formázása mint táblázat lehetőségre.
4. Válassza ki a kék Asztali Stílus Medium 9 opciót a Formátum mint táblázat párbeszédpanel megnyitásához.
5. Amíg a párbeszédpanel nyitva van, a munkalapon az A3-tól E13-ig terjedő cellákat körül kell húzni.
6. Ha a menetelő hangyák a megfelelő cellatartományt körülveszik, kattintson az Ok gombra a Formátum mint táblázat párbeszédpanelen.
7. Ha a menetelő hangyák nem tartalmazzák a megfelelő cellatartományt, jelölje ki a megfelelő munkaterület tartományát, majd kattintson az Ok gombra a Formátum mint táblázat párbeszédpanelen.
8. A táblázatban az egyes mezőnevek mellé kell tenni a legördülő nyilakat, és a táblázatos sorokat váltakozóan világos és sötétkék formátumban kell formázni.

Az Adatbázis eszközök használata

Miután létrehozta az adatbázist, az egyes mezõnevek mellett a legördülõ nyilak alatt található eszközöket rendezheti vagy szûrheti az adatokkal.

Az adatok rendezése

1. Kattintson a legördülő nyílra a Vezetéknév mező neve mellett.
2. Kattintson az Rendezés A-Z lehetőségre az adatbázis abszolutikus rendezéséhez.
3. Egyszer rendezve, Graham J. az asztal első rekordja és Wilson. R legyen az utolsó.

Adatszűrés

1. Kattintson a Program mező neve melletti legördülő nyílra.
2. Kattintson az Összes kijelölés melletti jelölőnégyzetre az összes jelölőnégyzet törléséhez.
3. Kattintson a Business ( Üzleti) lehetőség melletti jelölőnégyzetre egy pipa hozzáadásához a mezőbe.
4. Kattintson az OK gombra .
5. Csak két diák - G. Thompson és F. Smith legyen látható, mivel ők csak az üzleti programba beiratkoztak.
6. Az összes rekord megjelenítéséhez kattintson a Program mező neve melletti legördülő nyílra.
7. Kattintson a "Program törlése" opcióra a Törlés szűrő lehetőségre.

Az adatbázis bővítése

További rekordok hozzáadása az adatbázisba:

• Helyezze az egérmutatót a táblázat jobb alsó sarkában található kis pont fölé.
• Az egérmutató kétfejű nyílgá változik.
• Ha ez megtörténik, kattintson a jobb egérgombbal és tartsa lenyomva a mutatót , hogy üres sort adjon az adatbázis aljára.
• Adja hozzá az alábbi adatokat az új sorhoz:
  Celladatok
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Tudomány

Az adatbázis formázás befejezése

1. Jelölje ki az A1 - E1 cellákat a munkalapon.
2. Kattintson a Kezdőlap fülre.
3. Kattintson a Szalag Merge és Center opciójára a cím középpontba helyezéséhez.
4. Kattints a Fill Color (festékkazetta) megjelenítésére a szalagon, hogy megnyissa a kitöltési színes legördülő listát.
5. Válassza a kék, az 1. kiemelést a listából, hogy megváltoztassa az A1 - E1 cellák háttérszínét sötétkék színűre.
6. Kattintson a Betűtípus ikonra a Formázás eszköztáron (ez egy nagy "A" betű) a betűkészlet színes legördülő listájának megnyitásához.
7. Válassza a Fehér elemet a listából az A1 - E1 cellák szövegének színére.
8. Jelölje ki az A2-E2 cellákat a munkalapon.
9. A kitöltés színes legördülő listájának megnyitásához kattintson a Színek kitöltése színére.
10. Válassza ki a listából a Kék, az Accent 1, a Lighter 80 elemet, hogy megváltoztassa az A2-E2 cellák háttérszínét világoskékre.
11. Jelölje ki az A4-E14 cellákat a munkalapon.
12. Kattintson a Középre lehetőségre a szalagon, hogy középre igazítsa a szöveget az A14 és E14 cellák között.
13. Ezen a ponton, ha megfelelően követi a bemutató összes lépését, a táblázatnak hasonlítania kell a bemutató 1. lépésében bemutatott táblázathoz.

Adatbázis funkciók

Szintaxis : Dfüggvény (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Ahol a D funkció az alábbiak egyike:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• A MAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Típus : Adatbázis

Az adatbázis-funkciók különösen hasznosak, ha a Google Táblázatokat strukturált adatok, például adatbázis létrehozására használják. Minden egyes adatbázis-függvény, a D függvény, kiszámolja a megfelelő funkciót egy adatbázis-táblázatnak tekintett cellatartomány egy részhalmazában. Az adatbázis függvények három argumentumot tartalmaznak:

• A Database_arr egy olyan tartományi kifejezés, amelyet beágyazott tömb vagy tömb hoz létre egy tömb kifejezéssel, amely úgy van felépítve, hogy az 1. sor után minden sor egy adatbázis-rekord, és minden oszlop adatbázis mező. Az 1. sor tartalmazza az egyes mezők címkéit.
• A Field_str | num jelzi, hogy mely oszlopban (mező) az átlagolt értékeket tartalmazza. Ezt kifejezheti mezőnévként (szöveges karakterlánc) vagy oszlopszámként, ahol a baloldali oszlopot 1-nek kell megjeleníteni.
• A Criteria_arr egy olyan tömb-kifejezés által generált tartomány, beágyazott tömb vagy tömb, amely úgy van felépítve, hogy az első sor tartalmazza azokat a mezőneveket, amelyekre a kritérium (kritériumok) kerülnek alkalmazásra, és az azt követő sorok tartalmazzák a feltételes tesztet, .

A Criteria első sorában a mezőnevek szerepelnek. A Criteria minden más sorában szűrő szerepel, amely a megfelelő mezők korlátozásainak sorozata. A korlátozásokat a Query-by-by-example jelölés segítségével írja le, és tartalmazhat egy értéket, vagy egy összehasonlító operátort, amelyet egy összehasonlító érték követ. Példák a korlátozásokra: "Csokoládé", "42", "> = 42", "<> 42". Egy üres cella azt jelenti, hogy nincs korlátozás a megfelelő mezőben.

A szűrő megfelel egy adatbázis sornak, ha teljesülnek az összes szűrési korlátozás (a szűrő sorában szereplő korlátozások). Az adatbázis sor (rekord) kielégíti a kritériumokat, ha és csak akkor, ha legalább egy szűrő egyezik meg vele. Egy mezőnév többször is megjelenhet a Criteria tartományban, hogy többszörös korlátozásokat lehessen alkalmazni (pl. Hőmérséklet> = 65 és hőmérséklet <= 82).

A DGET az egyetlen olyan adatbázis-függvény, amely nem összesíti az értékeket. A DGET a második argumentumban megadott mező értékét (hasonlóan a VLOOKUP-hoz) adja vissza, ha pontosan egy rekord megfelel a kritériumoknak; egyébként olyan hibát ad vissza, amely nem tartalmaz egyezést vagy több egyezést