Az Excel nem rendelkezik olyan relációs adatbázis programok adatkezelési képességével, mint az SQL Server és a Microsoft Access. Bármennyire is használható, egyszerű vagy lapos fájl-adatbázisként szolgál, amely sok esetben teljesíti az adatkezelési követelményeket.
Az Excel-ben az adatok táblázatba vannak rendezve , a munkalapok sorai és oszlopai alapján. A program újabb verziói tartalmaznak táblázatos funkciót , ami megkönnyíti az adatok beírását, szerkesztését és manipulálását.
Minden egyénre vonatkozó adat vagy információ egy tárgyról - például egy rész számáról vagy egy személy címéről - egy külön munkalap cellában tárolódik, és mezőnek nevezzük.
Adatbázis-kifejezések: táblázat, rekordok és mezők Excel-ben
Az adatbázis egy vagy több számítógépes fájlban szervezett módon tárolt kapcsolódó információ gyűjteménye.
Általában az információk vagy adatok táblákba vannak rendezve. Egy egyszerű vagy lapos fájl adatbázisa, például az Excel, egy táblázatban egyetlen témával kapcsolatos információt tárol.
A relációs adatbázisok azonban számos táblázatot tartalmaznak, amelyek minden táblázatot tartalmaznak különböző, de kapcsolódó témákról.
A táblázatban szereplő információk oly módon vannak rendezve, hogy könnyedén:
- korszerűsített
- Rendezés
- korrigált
- Szűrés vagy konkrét információk keresése
Records
Az adatbázis-terminológiában a rekord minden információt vagy adatot tartalmaz egy adott objektumról, amely az adatbázisba került.
Az Excel-ben a rekordokat rendesen a munkalap soraiban rendezik, a sor minden egyes cellájával , amely egy információt vagy értéket tartalmaz.
Fields
Az adatbázis-rekord minden egyes elemét - például telefonszámot vagy utcaszámot - mezőnek nevezzük.
Excel-ben a munkalap egyes cellái mezőként szolgálnak, mivel minden egyes cellában egyetlen információ található egy objektumról.
Mezőnevek
Létfontosságú, hogy az adatokat szervezett módon beillesszék egy adatbázisba, hogy rendezhetők vagy szűrhetők legyenek, hogy konkrét információkat találjanak.
Annak biztosítására, hogy az egyes rekordok ugyanabban a sorrendben adjanak meg adatokat, a fejlécek a táblázat minden oszlopához kerülnek. Ezeket az oszlopfejléceket mezőneveknek nevezik.
Az Excel programban a tábla felső sorában megtalálhatók a táblák mezőnevei. Ezt a sort általában fejlécsorként nevezik.
Példa
A fenti képen az egy diákra összegyűjtött összes információt külön sorban vagy rekordban tárolja a táblában. Mindegyik diák, függetlenül attól, hogy mennyi vagy mennyi információ gyűlik össze, külön sorban van a táblázatban.
Minden egyes sorban lévő mező egy mező, amely az adott információ egy darabját tartalmazza. A fejlécsorban lévő mezőnevek segítenek annak biztosításában, hogy az adatok tárolása úgy történik, hogy az összes adatot egy adott témában - például a név vagy az életkor - az összes diák számára ugyanazon oszlopban tárolja.
Az Excel Data Tools
Számos adatkezelő eszközt tartalmaz a Microsoft, hogy megkönnyítse az Excel táblákban tárolt nagy mennyiségű adatokkal való együttműködést, és segítsen jó állapotban tartani.
Formanyomtatvány használatával
Az egyik olyan eszköz, amely megkönnyíti az egyedi nyilvántartásokkal való együttműködést, az adatformátum. Egy űrlap segítségével legfeljebb 32 mezõt vagy oszlopot tartalmazó táblázatok találhatók, szerkeszthetõk, írhatók be vagy törölhetõk.
Az alapértelmezett űrlap tartalmazza a táblákban rendezett sorrendben a terepi neveket, annak érdekében, hogy a rekordok helyesen kerüljenek beírásra. Az egyes mezőnevek mellett egy szövegmező található az egyes adatmezők beírásához vagy szerkesztéséhez.
Bár lehetõség van egyedi ûrlapok létrehozására, az alapértelmezett ûrlap létrehozása és használata sokkal könnyebb, és gyakran csak erre van szükség.
Duplikátumadat-rekordok eltávolítása
Az összes adatbázissal kapcsolatos általános probléma adathiba. Az egyszerű helyesírási hibák, illetve hiányzó adatmezők mellett az adatrekordok duplikálása jelentős aggodalomra adhat okot, mivel az adattábla növekszik.
Egy másik Excel adatkezelő eszközzel lehet eltávolítani ezeket a duplikált rekordokat - akár pontos vagy részleges másolatokat.
Az adatok rendezése
A rendezés azt jelenti, hogy az adatokat egy adott tulajdonság szerint újraszervezik, például egy táblázatot sorba rendezve betűrendben név szerint vagy kronologikusan a legrégebbiektől a legfiatalabbig.
Az Excel rendezési lehetőségei közé tartozik egy vagy több mező kiválasztása, egyéni rendezés, például dátum vagy idő, sorrend szerinti sorrend, amely lehetővé teszi a táblák mezőinek átrendezését.