Dos és Dont az adatok bevitele Excel-ben

01/08

Excel adatbeviteli áttekintés

Ez a bemutató lefedi az adatbeviteli adatbázisok , például az Excel, a Google Spreadsheets és az Open Office Calc adatainak bevitelére vonatkozó alapvető DO és DON'T-okat.

Az adatok helyes beírása az első alkalommal később elkerülheti a problémákat, és megkönnyítheti az Excel számos eszközeinek és funkcióinak használatát, például képleteket és grafikonokat.

A DO és a DON'Ts:

1. Tervezze meg a táblázatot
2. Ne hagyja üres sorokat vagy oszlopokat a kapcsolódó adatok bevitelekor
3. Gyakran mentse és mentse két helyre
4. Ne használja a számokat oszlopfejlécként, és ne vegyen fel egységet az adatokkal
5. Ne használja a sejtek referenciáit és a megnevezett tartományokat a képletekben
6. Ne hagyja ki a nyitott formulákat tartalmazó sejteket
7. Az adatok rendezése

Tervezze meg a Spreadsheet-et

Amikor az adatokat Excelbe írja be, akkor jó ötlet, ha egy kicsit tervezel, mielőtt elkezdené a gépelést.

Annak tudatában, hogy mi fog használni a munkalapot, az adatok, amelyeket tartalmaz majd, és ezekkel az adatokkal kapcsolatos adatok nagyban befolyásolhatják a munkalap végleges elrendezését.

A gépelés megkezdése a későbbiekben időt takaríthat meg, ha a táblázatot át kell szervezni, hogy hatékonyabbá és könnyebben dolgozhasson.

Fontos megfontolni

• Mi a táblázat célja?
• Mennyi adatot fog tartalmazni a táblázat?
• Szükség van a térképekre?
• Kinyomódik a táblázat?

Mi a Spreadsheet célja?

• A táblázat célja segíteni az adatok helyének meghatározásában, mivel a legfontosabb információknak láthatónak és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük.
• Milyen számításokra van szükség? A számítások befolyásolják, hogy milyen képletek és funkciók szükségesek és hol találhatók.

Mennyi adatot fog tartani a Spreadsheet?

A táblázatban először megtartott adatok mennyisége és a későbbiekben hozzáadandó adatok mennyisége befolyásolja a felhasznált munkalapok számát.

• Ne terjessze túl túlságosan az adatait, mivel konkrét információkat nehéz megtalálni, és a több lapot vagy munkafüzetet lefedő számítások befolyásolhatják az Excel teljesítményét.
• Nagyméretű munkalapok esetén néha hasznos oszlopok felett megjelenő fontos oszlopok összegzése látható, nem pedig arra kényszerítve a felhasználókat, hogy lapozzanak a munkalap aljára az információ megtekintéséhez.

Szükség van diagramokra?

Ha az adatok egészének vagy egy részének diagramon vagy grafikonokban kell megjelennie, akkor hatással lehet az információ elrendezésére,

• A diagram típusától függően előfordulhat, hogy az adatokat különbözőképpen kell csoportosítani - például a kördiagramok összefoglaló területét alkalmazva.
• Nagy táblázatok esetén a diagramok elkülöníthetők a különálló oldalakra, hogy megkönnyítsék a tömeget

Kinyomódik a Spreadsheet?

Az adatok elrendezése befolyásolhatja az adatok egészének vagy egy részének kinyomtatását, attól függően, hogy a portré vagy a táj elrendezését választották-e, és hogy milyen számú lap szükséges.

• Ha normál levélméretű papírra (8 1/2 X 11) álló portréképet szeretne használni, akkor fontolja meg, hogy a legtöbb oszlopban lévő sorokat sorokba helyezze, így az összes címke egy lapon látható.
• Ha több lapra van szükség, úgy fontolja meg az oszlopfejjelek nyomtatását az egyes oldalak tetején, hogy megkönnyítse az adatok olvasását.
• Ha sok adat oszlopot kell kinyomtatni, akkor a tájkép elrendezése megtarthatja az összes címkét egy oldalon. Ha több lapra van szükség, nyomtassa ki az oszlopfejléceket az egyes oldalak tetején.
• Ha a grafikonok nyomtatásra kerülnek, a külön lapra való áthelyezése egyszerűbbé teheti a feladatot.

02/08

Ne hagyja üres sorokat vagy oszlopokat a kapcsolódó adatokban

Az üres sorok vagy oszlopok elhagyása az adat táblázatokban vagy az ezekhez tartozó adattartományokban nagyon megnehezíti az Excel számos funkciójának, például diagramok, pivot táblák és bizonyos funkciók megfelelő használatát.

Az adatokat tartalmazó sorban vagy oszlopban lévő üres cellák is problémákat okozhatnak, amint a fenti képen látható.

Az üres helyek hiánya megkönnyíti az Excel számára, hogy észlelje és kiválassza az összes kapcsolódó adatot egy tartományban, ha olyan funkciókat használnak, mint a rendezés , a szűrés vagy az AutoSum .

Ahelyett, hogy üres sorokat vagy oszlopokat hagyna el, használjon szegélyeket vagy formázza a címeket és a címkéket félkövér vagy aláhúzással az adatok feldarabolása és az olvasás megkönnyítése érdekében.

Ha lehetséges, adja meg adatait oszlopban.

• Amikor elkészíti a táblázatot, tegyen leíró táblázatot a táblázat első oszlopának tetején az alábbi adatokkal.
• Ha egynél több adatsor van, sorolja fel egymás után az oszlopokban (balról jobbra), a tetején minden adatsor címét.

A nem kapcsolódó adatok különállóak

Miközben a kapcsolódó adatok megőrzése fontos, ugyanakkor hasznos lehet az egymástól független adatkészletek megtartása.

Az üres oszlopok vagy sorok elhagyása a különböző adatsávok vagy a munkalapon lévő egyéb adatok között ismét megkönnyíti az Excel számára a megfelelő tartományok vagy adatrekordok helyes felismerését és kiválasztását.

03/08

Gyakran mentse

A munka megmentésének fontosságát gyakran nem lehet túlértékelni - vagy túl gyakori.

Természetesen ha webalapú táblázatot használ - például a Google Spreadsheets vagy az Excel Online -, akkor a mentés nem jelent problémát, hiszen egyik program sem rendelkezik mentési opcióval, hanem egy automatikus mentési funkcióval.

Számítógépes programok esetében azonban két vagy három változás után - legyen az adatot ad hozzá, formázási változtatást, vagy képletet ír be - mentheti a munkalapot.

Ha ez túl soknak tűnik, legalább két-három percet meg kell menteni.

Annak ellenére, hogy a számítógépek és a számítógépes szoftver stabilitása drasztikusan javult az elmúlt években, a szoftver még mindig összeomlik, áramkimaradások még mindig előfordulnak, és más emberek néha átmennek a tápkábelről, és kihúzzák a fali aljzatból.

És ha ez megtörténik, az adatmennyiség elvesztése - nagy vagy kicsi - csak akkor növeli a munkaterhelést, amikor megpróbálja rekonstruálni azt, amit már elvégzett.

Az Excel egy automatikus mentési funkcióval rendelkezik, amely általában nagyon jól működik, de nem szabad támaszkodni rá. Győződjön meg róla, hogy gyakran tárolja a saját adatait.

Parancsikon a mentéshez

A mentés nem feltétlenül nehéz feladat az egér mozgatására a szalagon, és az ikonokra való kattintással, a következő billentyűparanccsal kombinálva:

Ctrl + S

Mentse két helyre

A megtakarítás egy másik aspektusa, amelyet nem lehet túlbecsülni, fontos az adatok két különböző helyen történő mentése.

A második hely természetesen egy biztonsági mentés, és sokszor azt mondták: "A biztonsági mentések olyanok, mint a biztosítások: van egy, és valószínűleg nem lesz szükséged rá, nincs meg, és valószínűleg meg fogsz".

A legjobb biztonsági mentés olyan, amely más fizikai helyszínen található az eredeti példánytól. Végtére is, mi a lényege, ha két példányban van egy fájl, ha ők

• ugyanazon a merevlemezen van, amelyik nem működik?
• ugyanazon a számítógépen, ami lopott?
• ugyanabban az épületben, amely a földre ég?

Web alapú mentések

Ismét, a biztonsági másolat készítésének nem kell megterhelő vagy időigényes feladat.

Ha a biztonság nem jelent problémát - a munkalap a DVD-k listája - valószínűleg elegendő a levélküldés e-mailben egy példányban, hogy egy példány maradjon a kiszolgálón.

Ha a biztonság a probléma, a webes tárhely még mindig lehetőség - bár egy olyan cégnél, amely erre specializálódott, és díjat számít fel.

Az online táblázatok esetében feltehetően a program tulajdonosai biztonsági másolatot készítenek a szervereikről - és ez magában foglalja az összes felhasználói adatot. De biztonságban töltsön le egy fájlt a saját számítógépére.

04/08

Ne használja a számokat oszlopfejlécként, és ne vegyen fel egységet az adatokkal

Az oszlopok tetején és a sorok elején használjon címeket az adatok azonosításához, mivel olyan műveleteket hajtanak végre, mint például a válogatás, de ne használjon olyan számokat, mint például a 2012, 2013 és így tovább.

Amint az a fenti képen látható, az oszlopok és sorok, amelyek csak számok, véletlenül bekerülhetnek a számításokba. Ha képletei olyan funkciókat tartalmaznak, mint:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

amely automatikusan kiválasztja a funkció argumentumának adatsorát.

Általában ezek a funkciók először a számok oszlopaira keresik fel a számok sorát, majd a bal oldalon egy sornyi számot, és minden olyan címsor, amely csak számok szerepel a kiválasztott tartományban.

A sorcímekként használt számok szintén hibásak lehetnek, mint egy másik adatsorozat, ha a táblák tartományának részeként kerülnek kiválasztásra, nem pedig tengelycímkékként.

Formázza a címsor celláit szövegként vagy szöveges címkék létrehozásával, minden egyes számot az apostropéval (') megelőzve - például' 2012 és '2013-ra. Az aposztróf nem jelenik meg a cellában, hanem megváltoztatja a számot a szöveges adatokra.

Tartsa meg a mértékegységeket a címsorokban

Ne: adja meg a pénznemet, a hőmérsékletet, a távolságot vagy más egységeket az egyes cellákhoz a számadatokkal együtt.

Ha igen, jó esély van arra, hogy az Excel vagy a Google Spreadsheets az összes adatot szövegként jelenítse meg.

Ehelyett helyezze az egységet az oszlop tetején lévő fejlécekbe, amelyek - ahogyan ez történik - biztosítják, hogy ezek a címek legalább szövegesek legyenek, és nem fogják létrehozni a fent tárgyalt problémát.

Szöveg balra, jobbra számok

Egy gyors módja annak, hogy megmondja, van-e szöveges vagy számadat-adatai, hogy ellenőrizze a cellában lévő adatok igazítását. Alapértelmezés szerint a szöveges adatok az Excel és a Google Spreadsheets bal oldalán vannak igazítva, és a számadatok a cellában jobbra vannak igazítva.

Bár ez az alapértelmezett beállítás könnyedén megváltoztatható, a formázás általában nem alkalmazható mindaddig, amíg minden adat és képlet be lett írva, ezért az alapértelmezett beállítás korán jelezheti, hogy valami nincs a munkalapon.

Százalékos és pénznemszimbólumok

Az összes adat bevitele a munkalapba csak a normál számot adja meg, majd formázza a cellát a szám helyes megjelenítéséhez - ez magában foglalja a százalékok és a pénznemek összegét is.

Az Excel és a Google Spreadsheets azonban elfogadja a szimbólumokat, amelyeket a szám mellett a cellába írnak be, és mindkettő felismeri a közös pénznem szimbólumokat, például a dollárjelet ($) vagy a brit font (£) jelet, ha beírják őket egy cellát a számadatokkal együtt, de más pénznemszimbólumok, például a dél-afrikai rand (R), valószínűleg szövegként értelmezhetők.

A lehetséges problémák elkerülése érdekében kövesse a fent említett legjobb gyakorlatot, és írja be az összeget, majd formázza a cella pénznemét, ne pedig írja be a pénznem szimbólumát.

05/08

Ne használja a sejtek referenciáit és a megnevezett tartományokat a képletekben

Mindkét sejtes referenciát és megnevezett tartományt lehet és kell használni a képletekben, hogy gyorsabban és könnyebben tartsa a képleteket és a kiterjesztéssel, a teljes munkalapot, hibátlanul és naprakészen.

• A cellahivatkozások a cella oszlopleveleinek és sorszámainak - például A1, B23 és W987 - kombinációinak kombinációi, és a munkalapon lévő adatok helyének azonosítására szolgálnak.
• A megnevezett tartomány vagy meghatározott név hasonló a cellahivatkozáshoz, mivel azonosítja egy cellát vagy cellatartományt a munkalapon.

Adatok hivatkozása a képletekben

A képleteket Excel-ben használják a számítások elvégzéséhez - pl. Addíció vagy kivonás.

Ha tényleges számok szerepelnek a képletekben - például:

= 5 + 3

Minden alkalommal, amikor az adatok megváltoznak - mondják a 7-es és a 6-os számot, a képletet módosítani kell, és a számok megváltoztak, így a képlet:

= 7 + 6

Ha viszont az adatokat a munkalapban lévő cellákba írjuk be, akkor a cellák referenciáit vagy tartományneveket használhatjuk a képletben, nem pedig a számoknál.

Ha az 5-ös szám az A 1 és 3 cellába kerül az A2 cellába, akkor a képlet:

= A1 + A2

Az adatok frissítéséhez módosítsa az A1 és A2 cellák tartalmát, de a képlet ugyanaz marad - Az Excel automatikusan frissíti a képlet eredményeit.

A megtakarítás időben és erőfeszítésben megnövekszik, ha a munkalap bonyolultabb képleteket tartalmaz, és ha több képlet hivatkozik ugyanazokra az adatokra, mivel az adatokat csak egy helyen kell módosítani, és az összes hivatkozó képlet frissül.

Cellahivatkozások vagy megnevezett tartományok használatával biztonságosabbá teheti a munkalapot, mivel lehetővé teszi a képletek véletlen módosításokból történő védelmét, miközben az elérhető adatkészletek hozzáférhetővé válnak.

Az adatokra mutat

Az Excel és a Google Spreadsheets egy másik jellemzője, hogy lehetővé teszik, hogy cellahivatkozásokat vagy tartományneveket adjon meg a képletek segítségével a mutató használatával - amely magában foglalja a cellára kattintva a képletbe való hivatkozást.

A mutató csökkenti a hibás cellahivatkozások beírásával vagy a tartománynevek helyesírásával járó hibák lehetőségét.

Használja a kijelölt tartományokat az adatok kiválasztásához

A kapcsolódó adatok területének megadása sokkal könnyebbé teszi az adatok kiválasztását sorozatok vagy szűrési műveletek végrehajtása során.

Ha az adatterület mérete megváltozik, a névtartomány könnyen szerkeszthető a Névkezelő segítségével .

06/08

Ne hagyja a védelem nélküli formulákat tartalmazó sejteket

Miután annyi időt töltöttek, hogy helyes képleteket kapjanak, és a helyes referenciákat használják, sokan hibázzák azt, hogy ezek a képletek sebezhetőek a véletlen vagy szándékos változásokra.

Ha a munkalapon lévő adatokat beillesztjük a munkalapba, és azután hivatkozunk erre a képletre, lehetővé tesszük a képleteket tartalmazó cellák lezárását, és ha szükséges, a jelszavas védelmet, hogy azok biztonságban maradhassanak.

Ugyanakkor az adatokat tartalmazó cellák zárolva maradhatnak úgy, hogy a táblázatok naprakészen tartása érdekében könnyen beírhatók a módosítások.

A munkalap vagy a munkafüzet védelme kétlépcsős folyamat:

1. Győződjön meg arról, hogy a helyes cellák zároltak
2. Alkalmazza a védelmi lapot - és ha szükséges, adja hozzá a jelszót

07. 08

Az adatok rendezése

Végezze el az adatait a bevitel befejezése után.

Az Excel vagy a Google Spreadsheets kis mennyiségű szétválogatott adatainak kezelése általában nem jelent problémát, de mivel számos adat nő, így hatékonyan dolgozik vele.

A rendezett adatok könnyebben érthetők és elemezhetők, és bizonyos funkciók és eszközök - például a VLOOKUP és a SUBTOTAL - rendezett adatokat tartalmaznak a helyes eredmények visszaadásához.

Továbbá az adatok különböző módon történő rendezése könnyebbé teheti az olyan kezdeti tendenciák megfigyelését, amelyek először nem nyilvánvalóak.

A rendezni kívánt adatok kiválasztása

Mielőtt az adatok rendezhetők, az Excelnek tudnia kell a pontos sorrendet, amelyet rendezni kell, és általában az Excel nagyon jó a kapcsolódó adatok kijelölésénél - mindaddig, amíg megadta,

1. nincsenek üres sorok vagy oszlopok a kapcsolódó adatok területén;
2. és üres sorokat és oszlopokat hagytak a kapcsolódó adatok területek között .

Az Excel pontosan meghatározza, ha az adatterület mezőnevekkel rendelkezik, és kizárja ezt a sort a rekordokból rendezni.

Azonban lehetővé teszi, hogy az Excel válassza ki a rendezni kívánt tartományt, kockázatos lehet - különösen nagy mennyiségű adat, amelyet nehéz ellenőrizni.

Nevek kiválasztása az adatok kiválasztásához

Annak érdekében, hogy a helyes adatok legyenek kijelölve, jelölje ki a hatótávolságot a rendezés megkezdése előtt.

Ha ugyanazt a tartományt ismételten sorba kell sorolni, a legjobb megközelítés az, hogy megadja a nevet.

Ha a rendezni kívánt tartományhoz egy nevet ad meg, írja be a nevet a Név mezőbe , vagy válassza ki a megfelelő legördülő listából, és az Excel automatikusan kijelöli a munkaterületen lévő megfelelő adatkategóriát.

Rejtett sorok és oszlopok és rendezés

A rejtett sorokat és oszlopokat az elrendezés során nem mozgatják, ezért a sorrend megkezdése előtt nem kell elrejteni őket.

Például, ha a 7. sor rejtve van, és része egy rendezett adatkategóriának, akkor a 7. sorban marad, nem pedig a rendezés eredményeképpen a helyére helyezve.

Ugyanez vonatkozik az adatok oszlopaira is. A sorok szerinti rendezés az oszlopok átrendezésével jár, de ha a B oszlop elrejtve a rendezés előtt, akkor továbbra is B oszlop marad, és nem rendezhető el a sorrendben szereplő többi oszlopban.

08. 08

Minden számot tárolni kell számként

Probléma: Ellenőrizze, hogy az összes szám számként van-e tárolva. Ha az eredmények nem az elvárásai, az oszlopban a számok szövegként tárolhatók, nem pedig számként. Például az egyes számviteli rendszerekből importált negatív számok vagy a vezető "(aposztrófának) nevezett számok szövegként kerülnek tárolásra.

Ha az adatokat gyorsan AZ vagy ZA gombbal rendezi, a dolgok szörnyen rosszul lesznek. Ha az adatok között üres sor vagy üres oszlop található, az adatok egy része rendezhető, míg más adatokat figyelmen kívül hagy. Képzeld el a rendetlenséget, ha a nevek és a telefonszámok nem egyeznek meg, vagy ha a megrendelések a rossz ügyfelekhez mennek!

A legegyszerűbb módja annak, hogy a válogatás előtt a megfelelő adatkészlet legyen kiválasztva, hogy megadja a nevet.

A második feltételezés pontosan befolyásolja az Excel sorrendjét. Ha egyetlen cellát választott ki, akkor az Excel kiterjeszti a választást egy tartomány kiválasztására (hasonlóan a Ctrl + Shift + 8 megnyomásához), amelyet egy vagy több üres oszlop és sor határoz meg. Ezután megvizsgálja a kiválasztott tartomány első sorát annak meghatározására, hogy tartalmaz-e fejléc információkat, vagy sem.

Ez az, ahol az eszköztár szerszáma válik bonyolultá - a fejléc (feltéve, hogy van) meg kell felelnie néhány meglehetősen szigorú irányelvnek annak érdekében, hogy az Excel felismerje fejlécként. Például, ha a fejlécsorban üres cellák vannak, az Excel úgy gondolja, hogy nem fejléc. Hasonlóképpen, ha a fejléc sor formázása megegyezik az adatsáv többi sorával, akkor nem ismeri fel. Továbbá, ha az adattáblázat teljes egészében szövegből áll, és a fejlécsor csak szöveget tartalmaz, akkor az Excel - gyakorlatilag az egész idő alatt - nem ismeri fel a fejléc sorát. (A sor hasonlóan Excel adatbázishoz hasonlít.)

Csak a tartomány kiválasztása után, és annak meghatározása, hogy van-e fejlécsor az Excel az aktuális rendezést. Hogy mennyire elégedett vagy az eredményekkel, attól függ, hogy az Excel megkapta-e a tartományválasztást és a fejléc sorának meghatározását. Például, ha az Excel nem hiszi, hogy van egy fejlécsorja, és akkor, akkor a fejléc az adatok testébe van rendezve; ez általában rossz dolog.

Annak érdekében, hogy az adatkapcsolat-tartományt megfelelően fel lehessen ismerni, használja a Ctrl + Shift + 8 billentyűkombinációt, hogy megnézze, mi választja ki az Excelet; ez lesz a rendezés. Ha nem felel meg elvárásainak, akkor módosítania kell a táblázatban szereplő adatok karaktereit, vagy ki kell választania az adatátviteli tartományt a Rendezés párbeszédpanel használata előtt.

Annak érdekében, hogy a címsor helyesen legyen felismerve, a Ctrl + Shift + 8 parancsikon segítségével válassza ki az adatsort, majd nézze meg az első sort. Ha a fejlécben az üres cellák szerepelnek az első sorban kijelöltek között, vagy az első sort a második sorhoz hasonlóan formázzák, vagy egynél több fejléc van kiválasztva, akkor az Excel feltételezi, hogy egyáltalán nincs header sor. Ennek kijavításához módosítsa a fejléc sorát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Excel megfelelően ismeri fel.

Végül minden fogadást ki lehet kapcsolni, ha az adattáblázat többsoros fejléceket használ. Az Excel nehéz felismerni őket. Ön összetéveszti a problémát, amikor arra számít, hogy üres sorokat tartalmaz a fejlécben; egyszerűen nem teheti meg automatikusan. Mindazonáltal egyszerűen kiválaszthatja a rendezni kívánt sorokat, mielőtt elvégezné a sort. Más szóval, legyen konkrét abban, amit Excelnek rendeznie kell; ne hagyja, hogy Excel tegye meg a feltevéseket.
Dátumok és idők szövegként tárolva

Ha a dátum szerinti rendezés eredményei a várakozásoknak megfelelően nem jelennek meg, akkor a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban szereplő adatok tartalmazhatnak olyan dátumokat vagy időket, amelyek szöveges adatokként vannak tárolva, és nem számokként (dátumok és időpontok csak formázott számadatok).

A fenti képen A. Peterson rekordja a lista alján volt, amikor a hitelfelvételi dátum szerint - 2014. november 5-én - a rekordot az A. Wilson rekord felett helyezték el. A kölcsönzési dátum november 5-én van.

A váratlan eredmények oka, hogy az A. Peterson hitelfelvételi dátumát szövegként tárolta, nem pedig számként
Vegyes adatok és gyors sorrendben.

Ha szöveges és számadatokat tartalmazó rekordok gyors rendezési módját összekeverjük, az Excel a számot és a szöveges adatokat külön sorba rendezi - a rekordokat a rendezett lista alján lévő szövegadatokkal helyezi el.

Az Excel tartalmazhatja az oszlopfejléceket a rendezési eredményekben is - a szöveges adatok egy újabb soraként értelmezik, nem pedig az adattáblázat mezőneveként.
Figyelmeztetések rendezése - Rendezés párbeszédablak

Amint a fenti képen látható, ha a Rendezés párbeszédpanelt használja, még az oszlopok szerinti sorrendben is, az Excel olyan üzenetet jelenít meg, amely figyelmezteti Önt, hogy a szövegként tárolt adatok találhatók, és megadja a választást:

Olyan sorozatot rendez, ami számnak tűnik számként
A számokat és a számokat külön szövegként tárolja

Ha az első opciót választja, az Excel megpróbálja elhelyezni a szövegadatokat a rendezési eredmények megfelelő helyére.

Válassza ki a második opciót, és az Excel a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat fogja elhelyezni a sortolási eredmények alján - ugyanúgy, mint a gyors sorrendben.