Egy kis szervezet hosszú utat keres, amikor fájlokat keres
Ha több időt fordít a Microsoft Word fájlok keresésére, mint amennyit dolgozik rájuk, itt az ideje, hogy kihasználhassa a Word és a számítógép szervezeti jellemzőit.
Minden Word fájl mentése az indexképekkel
Minden Word fájl mentése előnézeti képzel vagy miniatűrvel megkönnyíti az azonosítást anélkül, hogy megnyitná őket. Az összes Word-dokumentumot előnézet vagy miniatűr kép mentésével néhány lépéssel követheti:
- Nyissa meg a Microsoft Word programot.
- Kattintson a menüre a Fájl menüpontra.
- Válassza a Tulajdonságok elemet a legördülő menü alján.
- Kattintson az Összefoglalás fülre.
- Jelölje be az Előkép kép mentése melletti jelölőnégyzetet vagy a Mentés ikont az összes Word dokumentumhoz (a Word változatától függően).
- Kattintson az OK gombra .
A Word dokumentum tulajdonságainak frissítése
Ha olyan nagy mennyiségű Word-dokumentummal dolgozik, amelyek hasonló nevekkel és helyszínekkel rendelkeznek, akkor biztosan kihasználni fogják a Word dokumentum tulajdonságait . Menjen vissza a Fájl > Tulajdonságok > Összefoglalás elemre, és tartalmazzon megjegyzéseket, kulcsszavakat, kategóriákat, címeket vagy tárgyinformációkat - bármi, ami segít a fájlok megkülönböztetésében. Amikor eljön az ideje, hogy keresést végezzen, a Word pontosan megtalálhatja, amire szüksége van.
Helyezze a mappákat a számítógépre és használja őket
Állítson be egy mappát az összes Word-dokumentumhoz, és nevezzen el valamit, amit nem fog elfelejteni - például "MyWordDocs". Töltsd be azokat olyan mappákkal, amelyeknek van értelme számodra, és használd őket. Ha például a heti értekezlet-összeállítás elkészítéséért felelős, készítsen egy mappát ezekre a jegyzetekre, és hónapokig vagy évekig további mappákat is tartalmaz.
Ha több évnyi Word dokumentum van szétszórva a számítógépeden, és nincs ideje felnyitni őket, és eldönteni, hogy õk vagy õrzõk vagy sem, csak készítsenek mappát minden egyes évre, amelyen a régi dokumentumok származnak egy mappát, 2011-et egy másikban, és így tovább, amíg nincs időnk újra megnézni őket.
Használjon egy konzisztens fájlnevezési rendszert
Az elnevezési rendszer létrehozása talán a legfontosabb dolog, amit tehetünk, hogy segítsen, amikor eljön az ideje megtalálni a kívánt fájlokat. Nincsen semmi helyes a fájlok megnevezése, de az elnevezési rendszer kiválasztása és következetes használata mindenképpen megéri az erőfeszítéseket. Javaslatok:
- Írja be a dokumentum típusát, így röviden áttekintheti, hogy a "Szerződés", "Lease" vagy "Hírlevél" nevű fájlnév nem az Ön által keresett betű.
- Kezdje el a nevet az ügyfél nevével (vagy a címzett utónevével, ha a dokumentumok betűk).
- Adja meg a dátumot a fájl nevében.
Nem kell kapkodni
Ha a számítógépe már túl van a fájlokkal, ne próbálja kezelni a szervezeti problémáit egyszerre. Húzza át a munkát kezelhető darabokra, és naponta 15 percet töltsön rajta. Miközben felkeresi a kóbor Word fájlokat a számítógépén, tegye be azokat az egyik mappába, amit készített, készítsen új mappát, vagy törölje őket, ha már nincs szüksége rájuk. Ha nem tudsz felidézni, tedd be őket HoldUntilDate nevű mappába, és válasszon ki egy olyan dátumot, amely elég távol van a jövőben, hogy ha még nem nyitotta ki a mappát, kényelmesen törölni fogja. Bármely típusú mappát is készíthet, tegye őket az egyik nagy Word mappájába, így tudni fogja, hol kell keresni.