Az adatok szűrése a táblázatban azt jelenti, hogy olyan feltételeket állít be, amelyek csak bizonyos adatok megjelenítéséhez szükségesek. Ez azért van így, hogy könnyebben összpontosítson a konkrét adatokra egy nagy adatkészletben vagy adatlapban. A szűrés nem távolítja el vagy módosítja az adatokat; ez csak azt módosítja, mely sorok vagy oszlopok jelennek meg az aktív Excel munkalapon.
Adatrekordok szűrése
A szűrők a munkalapon lévő rekordokkal vagy adatokkal dolgoznak. A beállított feltételeket a rekord egy vagy több mezőjével hasonlítjuk össze. Ha a feltételek teljesülnek, megjelenik a rekord. Ha a feltételek nem teljesülnek, a rekord kiszűrésre kerül, így nem jelenik meg az adatrekord többi részével.
Az adatszűrés két különböző megközelítést követi, attól függően, hogy milyen típusú adatok vannak szűrt-numerikus vagy szöveges adatokkal.
Numerikus adatok szűrése
A numerikus adatok szűrhetők a következők alapján:
- hogy az adatok megegyeznek-e egy bizonyos számmal
- hogy az adatok nagyobbak vagy kisebbek-e egy adott számnál
- az adatok az adatok átlagának átlaga felett vagy alatt vannak
Szövegadatok szűrése
A szöveges adatok szűrhetők a következők alapján:
- hogy az adatok megfelelnek-e egy bizonyos szónak
- hogy az adatok olyan szó, amely egy vagy több betűt tartalmaz
- hogy az adatok egy szó, amely az ábécé adott betűjével kezdődik vagy végződik
Szûrõdött felvételek másolása
A rekordok ideiglenes elrejtése mellett az Excel lehetővé teszi a kívánt adatok másolását a munkalap külön területére. Gyakran ez az eljárás akkor történik, ha a szűrt listának egy állandó példánya megfelel valamilyen üzleti követelménynek.
A legjobb szűrési módszerek
Vigyázzon magára egy kis gondot a szűrt adatokkal való munkavégzés legjobb gyakorlatának követésével:
- Hacsak nincs jó oka, ne törölje a megosztott táblázatot az aktív szűrőkkel. A többi felhasználó nem veszi észre, hogy a fájl szűrt.
- Bár több oszlopon egyszerre szűrhet, ezek a szűrők additívek, nem kizárólagosak. Más szavakkal, egy olyan névjegyzék szűrése, amely mindenkit Kalifornia államban mutat be, és akik 60 évesnél idősebbek, mindazokat kapják, akik Kaliforniában több mint 60 évesek. Egy ilyen szűrő nem fogja megmutatni a 60 éveseket vagy a kaliforniaiakat.
- Komplex szövegszűrők működnek, valamint az alapul szolgáló adatok lehetővé teszik. A "rendetlen" adatok szűrt eredményeket eredményezhetnek, amelyek félrevezetőek vagy helytelenek lehetnek. Például az Illinois-ban élő emberek szűrése nem fogja elkapni azokat az embereket, akik "IL" -ban élnek, vagy akik "Ilinois" vagy "Illenois" -ban élnek.
- Óvatosan járjon el a szűrt adatok szétválogatásakor. A részlegesen szűrt adatok felosztása az adatállomány átstrukturálódásához vezet - általában a helyzetet kerülik el. Ha szûrt adatkészletet kell rendeznie, másolja a szûrt adatokat egy új munkalapra, majd rendezze el.