01/08
Adatkezelés Excel-ben
Időnként nyomon kell követnünk az információkat. Ez lehet a telefonszámok személyes listája, egy szervezet vagy csapat tagjainak névjegye, vagy érmék, kártyák vagy könyvek gyűjteménye.
Bármi is legyen az adata, egy táblázat , mint az Excel, nagyszerű hely a tároláshoz. Az Excel olyan eszközöket fejlesztett ki, amelyek segítenek nyomon követni az adatokat és megtalálni a kívánt információkat, amikor azt szeretné. Ugyanakkor a több száz oszlop és több ezer sor esetén az Excel táblázatkezelő óriási mennyiségű adatot képes tárolni.
Az Excel egyszerűbb, mint egy teljes körű adatbázis-program, például a Microsoft Access. Az adatok egyszerűen beírhatók a táblázatba, és csak néhány egérkattintással válogathatja az adatokat, és megtalálhatja, amit akar.
02/08
Táblázatok és listák létrehozása
Az Excel formátumú adatok tárolására szolgáló alapformátum egy táblázat. A táblázatban az adatokat sorokban adják meg. Minden sor rekordként ismert.
Miután létrehozott egy táblát, az Excel adatkezelő eszközei a rekordok keresésére, rendezésére és szűrésére szolgálnak, hogy konkrét információkat találjanak.
Bár számos módon használhatja ezeket az adatszerszámokat az Excel programban, ez a legegyszerűbb módja annak, hogy a táblázatban szereplő adatok listájának nevezzenek.
03/08
Adatok bevitele helyesen
A táblázat létrehozásának első lépése az adatok bevitele. Ha így tesz, fontos annak biztosítása, hogy helyesen legyen beírva.
A hibás adatbevitel által okozott adathibák az adatkezeléssel kapcsolatos számos probléma forrása. Ha az adatok helyesen vannak megadva az elején, a program nagyobb valószínűséggel adja vissza a kívánt eredményeket.
04/08
A sorok rekordok
Amint említettük, az adatok sorai lemezként ismeretesek. A nyilvántartásba vétel során tartsa szem előtt ezeket az iránymutatásokat:
- Ne hagyjon üres sorokat a létrehozandó táblában, még a címsorok és az első adatsor között sem.
- A rekord csak egy adott elemre vonatkozó adatokat tartalmazhat.
- A rekordnak tartalmaznia kell az adott elemre vonatkozó listában szereplő összes információt is. Egy tételre vonatkozó információ nem lehet több sorban.
- Lista létrehozásához az adatlapnak legalább két adatrekordot kell tartalmaznia.
05/08
Az oszlopok mezők
Bár a táblázatban lévő sorokat rekordként nevezik, az oszlopok mezőként ismertek. Minden oszlopnak szüksége van egy címre, hogy azonosítsa az általa tartalmazott adatokat. Ezeket a címeket mezõneveknek nevezik.
- A mezõnevek arra szolgálnak, hogy az egyes rekordok adatait ugyanabban a sorrendben adják meg.
- Győződjön meg róla, hogy az oszlopban lévő összes adat ugyanarra a formátumba kerül. Ha a számokat számjegyként (például 10 vagy 20) szeretné beírni, tartsa fent. Ne változtasd át az utat, és kezdd meg a számokat szavakként (például tíz vagy húsz). Légy következetes.
- Ne hagyjon üres oszlopokat a táblázatban.
- Lista létrehozásához a táblának legalább két oszlopnak kell lennie.
06/08
A lista létrehozása
Miután az adatokat bevittük az asztalra, azt át lehet alakítani egy listára . Ehhez:
- Válasszon ki egy cellát a táblázatban.
- Válassza a Lista> Lista létrehozása menüpontot a Lista létrehozása párbeszédpanel megnyitásához.
- A párbeszédpanel a listában szereplő cellák tartományát mutatja. Ha a táblázat megfelelően lett létrehozva, az Excel általában kiválasztja a megfelelő tartományt .
- Ha a tartományválasztás helyes, kattintson az OK gombra .
07. 08
Ha a listatartomány helytelen
Ha bizonyos esetekben a Lista létrehozása párbeszédpanelen feltüntetett tartomány helytelen, akkor újra meg kell határoznia a listán szereplő cellák tartományát.
Ehhez:
- Kattintson a visszatérési gombra a Létrehozás párbeszédpanelen, hogy visszatérjen a munkalaphoz.
- A Create List (Létrehozás) párbeszédpanel összecsukódik egy kis dobozhoz, és a jelenlegi cellatartomány látható a munkalapon, amelyet a menetelő hangyák vesznek körül.
- Húzza az egérrel válassza ki a megfelelő cellatartományt.
- Kattintson a visszatérési gombra a kis létrehozási lista párbeszédpanelen, hogy visszatérjen a normál méretűre.
- A lista befejezéséhez kattintson az OK gombra .
08. 08
A lista
Miután létrehozta,
- a lista sötét határ lesz körülötte.
- Az egyes mezõnevek mellett lefelé mutató nyilak jelennek meg, amelyek megnyitják a legördülő menüket, ha rákattintanak.
- A legördülő menükben szerepelnek a listák bármelyik mező nevének rendezésére szolgáló lehetőségek és a bizonyos kritériumoknak megfelelő rekordok listájának keresése.
- Egy csillagot tartalmazó üres sor kerül a lista aljára. Az új sorral további adatok adhatók hozzá a listához.