01/08
Adatbeviteli űrlap használata Excel-ben
Az Excel beépített adatbeviteli űrlapjának használata gyors és egyszerű módja az adatok bevitele Excel adatbázisba .
Az űrlap segítségével a következőket teheti:
- új adatbázistáblát indít vagy új rekordokat ad hozzá egy meglévőhez
- lapozhat az adatrekordokon egyenként
- konkrét információkat tartalmazó rekordok keresésére
- szerkesztheti vagy törölheti az egyes rekordokat, ha szükséges
Lásd a kapcsolódó oktatóanyagot: Excel 2010/2007 Adatbeviteli űrlap .
02/08
Az adatbázis mezőnevek hozzáadása
Amint azt korábban említettük, mindössze annyit kell tennünk, hogy az Excel adatbeviteli űrlapját használjuk az adatbázisban használt oszlopfejlécek vagy mezõnevek megadásához.
A mezőnevek legegyszerűbb módja a formanyomtatvány beillesztése a munkalapba . A formában legfeljebb 32 mezőnév szerepelhet.
Adja meg az alábbi címsorokat az A1-től E1-ig terjedő cellákba:
Diákigazolvány
Vezetéknév
A kezdeti
Kor
Program
03/08
Az adatbeviteli űrlap megnyitása
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
- Az A2 cellára kattintva létrehozhatja az aktív cellát .
- Kattints az Adatok> Űrlapra a menükben.
- Az űrlap megnyitása először egy Excel-üzenetablakot jelenít meg, amely számos lehetőséget tartalmaz az űrlapon lévő fejlécek hozzáadásával kapcsolatban.
- Mivel már beírtuk a mezők nevét, amit címekként szeretnénk használni, mindössze annyit kell tennünk, hogy kattintson az OK gombra az üzenet mezőben.
- Az összes mezőnevet tartalmazó űrlapnak meg kell jelennie a képernyőn.
04/08
Adatrekordok hozzáadása az űrlappal
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
Miután az adatfejléceket hozzáadtuk az adatbázishoz adatot tartalmazó űrlaphoz, egyszerűen csak a helyes sorrendben szereplő adatok beírása az űrlapmezőkbe.
Példa rekordok
Adja hozzá az alábbi rekordokat az adatbázisba az adatoknak a megfelelő fejléc melletti űrlapmezőkbe való bevitelével. Az első rekord beírása után kattintson az Új gombra a második rekord mezőinek törléséhez.
StudentID: SA267-567
Vezetéknév : Jones
Kezdeti : B.
Kor : 21
Program : Nyelvek
StudentID: SA267-211
Vezetéknév : Williams
Kezdeti : J.
Kor : 19
Program : Tudomány
Tipp: Nagyon hasonló adatok beviteléhez, például a diák azonosítószámaihoz (csak a kötőjel után eltérő számok), a másolás és beillesztés segítségével gyorsíthatja és egyszerűsíthesse az adatbevitelt.
05/08
Adatok felvétele az űrlapon (Con't)
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
A fennmaradó rekordok felvételéhez az oktatói adatbázisba az űrlap segítségével adja meg a fenti képen található többi adatot az A4-es és az E11-es cellákba.
06/08
Az űrlap adatkezelő eszközeinek használata
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
Az adatbázis egyik legfontosabb problémája az adatok integritásának megőrzése, mivel a fájl méretének növekedése. Ehhez:
- az adatok hibáinak rögzítése vagy az egyes rekordok frissítése
- elavult vagy ismétlődő rekordok törlése
Az adatbeviteli űrlap több eszközt tartalmaz a jobb oldalon, amely megkönnyíti az adatbázisból származó rekordok kijavítását és törlését.
Ezek az eszközök:
- A Find Prev és a Next Find gombok - ezek lehetővé teszik, hogy egyszerre egy rekordot gördítsünk előre és vissza az adatbázisban.
- A Törlés gomb - ezzel törli a rekordokat az adatbázisból.
- A Visszaállítás gomb - Ezzel a gombbal lehet törölni a szerkeszteni kívánt rekord módosításait. Előfordulhat, hogy rossz módosításokat hajtunk végre egy rekordban, vagy akár teljesen rossz rekordot szerkesztünk. Ha igen, akkor a visszaállítási gombra kattintva visszavonhatja ezeket a változtatásokat.
- Megjegyzés: a visszaállító gomb csak akkor működik, ha egy rekord van a formában. Amint elér egy másik rekordot vagy lezárja az űrlapot, a visszaállítási gomb inaktívvá válik.
- A Kritériumok gomb lehetővé teszi az adatbázishoz az egyedi kritériumok alapján, például név, életkor vagy program alapján történő keresést. A kritériumok használatának egyik példája a bemutató következő lépése .
07. 08
Rekordok keresése egy mezõnév használatával
A Criteria ( Kritériumok) gomb lehetővé teszi, hogy egy vagy több mezőnév - például név, életkor vagy program alapján - keressen az adatbázisban.
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
- Kattintson az űrlap Kritériumok gombjára.
- A Kritériumok gombra kattintva törli az összes űrlapmezőt, de nem távolítja el az adatbázisból származó adatokat .
- Kattintson a Programmezőre, és írja be a Művészeteket, mert meg akarjuk keresni a főiskolán a Művészeti programban felvett összes hallgatót.
- Kattintson a További keresés gombra. A H. Thompson számára készült felvételnek a formában kell megjelennie, mivel beiratkozott a Művészeti programba.
- A második és a harmadik alkalommal kattintson a Find Next gombra, és a J. Graham és W. Henderson feljegyzései egymás után jelennek meg, mivel szintén beiratkoztak a Művészetek programba.
A bemutató következő lépése egy példát tartalmaz a több kritériumnak megfelelő rekordok keresésére.
08. 08
Rekordok keresése több mezőnév használatával
A Criteria ( Kritériumok) gomb lehetővé teszi, hogy egy vagy több mezőnév - például név, életkor vagy program alapján - keressen az adatbázisban.
Megjegyzés: A példával kapcsolatos segítségért lásd a fenti képet.
Ebben a példában keressük azokat a 18 év alatti hallgatókat, akik a kollégiumban a Művészetek programjában vesznek részt. Csak azokat a rekordokat kell megjeleníteni, amelyek megfelelnek mindkét kritériumnak.
- Kattintson az űrlap Kritériumok gombjára.
- Kattintson a korhatárra és írja be a 18-as típust.
- Kattintson a Program mezőre, és írja be a Művészeteket .
- Kattintson a További keresés gombra. A H. Thompson számára készült rekordnak 18 éves kora óta jelen kell lennie a formában, és be kell jegyezni a Művészetek programba.
- Kattintson másodszor a Find Next gombra, és a J. Graham felvétele megjelenik, mivel ő is 18 éves és belépett a Művészetek programba.
- Kattintson a Find Next gombra a harmadik alkalommal, és a J. Graham rekordot még mindig láthatónak kell tekinteni, mivel nincsenek olyan rekordok, amelyek megfelelnek mindkét kritériumnak.
A W. Henderson rekordját nem szabad megjeleníteni ebben a példában, mert bár beiratkozott a Művészetek programba, nem 18 éves, így nem felel meg mindkét keresési feltételnek.