A Microsoft Mail Merge funkció lehetővé teszi, hogy ugyanazt a dokumentumot kis számú változtatással továbbítsa nagyszámú címzettnek. Az "egyesítés" kifejezés abból fakad, hogy egy dokumentum (például egy levél) egy adatforrás- dokumentummal, például egy táblázatkezelővel egyesül.
A Word levelezőegyesítési funkciója tökéletesen működik az Excel adataival. Bár a Word lehetővé teszi saját adatforrás létrehozását is, az adatok felhasználásának lehetősége korlátozott. Továbbá, ha már van adata a táblázatban, akkor nincs sok értelme az összes információt újra beírni a Word adatforrásába.
Az adatok előkészítése a nyomtatáshoz
Elméletileg bármilyen Excel munkalapot használhat a Word egyesítéseinek funkciójában anélkül, hogy bármilyen speciális felkészülés lenne. Javasoljuk azonban, hogy szánjon egy kis időt a munkalap elkészítéséhez az egyesülési folyamat optimalizálásához.
Íme néhány iránymutatás, amelyekkel megfigyelhetjük, hogy segíteni fog a levélváltás folyamatának zavartalanabbá tétele.
Táblázatadatok rendezése
A nyilvánvaló kijelentés kockázata miatt az adatait rendesen sorba és oszlopba kell rendezni. Gondolj az egyes sorokra, mint egyetlen rekordra, és minden oszlopot mezőként beilleszteni a dokumentumba. (Nézze meg az Excel adatbeviteli bemutatót, ha frissítőre van szüksége.)
Fejlécsor létrehozása
Hozzon létre egy fejlécet a levél egyesítéséhez használni kívánt laphoz. A fejlécsor egy sor, amely címkéket tartalmaz, amelyek azonosítják az adatokat az alábbi cellákban. Az Excel néha finom lehet az adatok és a címkék közötti megkülönböztetésről, ezért egyértelművé tegye ezeket a merev szövegekkel, cellás határokkal és cellás árnyékolással, amelyek egyedülállóak a fejléc sorában. Ez biztosítja, hogy az Excel megkülönböztesse a többi adatait.
Később, amikor összevonja az adatokat a fődokumentummal, a címkék az egyesítő mezők neveként jelennek meg, így nincs zavartsága annak, hogy milyen adatokat helyez be a dokumentumba. Ezenkívül jó gyakorlat az oszlopok címkézése, mivel segít megelőzni a felhasználói hibákat.
Adja meg az összes adatot egy lapra
Az egyesítéshez használni kívánt adatoknak egy lapon kell lenniük. Ha több lapon van elosztva, akkor össze kell illesztenie a lapokat, vagy több levél összevonást kell végrehajtania. Ezenkívül győződjön meg róla, hogy a lapok egyértelműen meg vannak nevezve , mivel meg kell tudnia választani a használni kívánt lapot anélkül, hogy megtekintené.
Adatforrás összekapcsolása egy levélösszevonaton
A mail egyesítés folyamatának következő lépése az elkészített Excel táblázatkezelő társítása a Word dokumentumhoz.
- A Nyomtatás egyesítése eszköztáron kattintson az Adatforrás megnyitása gombra.
- Az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen keresse meg a mappákat, amíg meg nem találja az Excel munkafüzetét. Ha nem tudja megtalálni az Excel-fájlját, győződjön meg róla, hogy az "Összes adatforrás" van kiválasztva a legördülő menüben, amely a "Fájltípusok" c.
- Kattintson duplán a forrás Excel forrásfájljára, vagy válassza ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.
- A Táblázat kiválasztása párbeszédpanelen jelölje ki azt az Excel-lapot, amely tartalmazza a dokumentummal összefűzendő adatokat.
- Győződjön meg róla, hogy az "Első adatsor oszlopfejlécek" melletti jelölőnégyzet be van jelölve.
- Kattintson az OK gombra .
Most, hogy az adatforrás kapcsolódott a fődokumentumhoz, elkezdheti beírni a szöveget és / vagy szerkeszteni a Word dokumentumot. Nem módosíthatja azonban az adatforrást az Excel programban; Ha módosítania kell az adatokat, zárja le a fő dokumentumot a Word programban, mielőtt megnyitná az adatforrást az Excel programban.
Az egyesítésmezők beillesztése a dokumentumba egyszerűen a következő lépések végrehajtásával lehetséges:
- Kattints a Merge Merge Field mezőre az egyesítés eszköztárán. Megjelenik az Insert Merge Field párbeszédpanel.
- Jelölje ki a beilleszteni kívánt mező nevét, majd kattintson a Beszúrás gombra.
- A doboz nyitva marad, így több mező beilleszthető. Ha több egymás utáni mezőt helyez be, a Word nem ad hozzá automatikusan helyet a dokumentum mezők között; ezt meg kell tennie a párbeszédpanel bezárása után. A dokumentumban a mező nevét kettős nyilak veszi körül.
- Ha végzett, kattintson a Bezárás gombra.
Címblokkok és üdvözlések beszúrása - Óvatosan kell használni
A Microsoft a közelmúltban hozzáadott egy levélösszevonási funkciót, amely lehetővé teszi a címblokkok és üdvözlővonalak beillesztését. Az eszköztár megfelelő gombjára való kattintással a Word lehetővé teszi, hogy egyszerre több mezőt helyezzen be, közös változatok szerint.
A beszúrási címblokk gomb a bal oldalon van; a beillesztési üdvözlővonal a jobb oldalon van.
Továbbá, ha bármelyik gombra kattint, a Word megjeleníti a párbeszédpanelt, amely megad néhány lehetőséget, hogy mely mezőket szeretné beilleszteni, hogyan szeretne elrendezni őket, milyen beosztást és másokat. Bár ez elég egyszerűnek hangzik - és ha Word-ben létrehozott adatforrást használ - akkor zavaros lehet, ha Excel munkalapot használ.
Ne feledje, hogy mikor fejeződik be a fejlécsor a munkalapon a cikk 1. oldalán található ajánlás? Nos, ha egy mezőt másnak nevezett, mint amit a Word a mezőkhöz hasonló adatokhoz használ, akkor a Word helytelenül illeszkedik a mezőkhöz.
Ez azt jelenti, hogy ha a beillesztett címblokkot használja, vagy üdvözlővonalas gombokat helyez be , akkor az adatok a megadottnál eltérő sorrendben jelennek meg - egyszerűen azért, mert a címkék nem egyeznek. Szerencsére a Microsoft ezt várta, és egy Match Fields funkciót épített fel, amely lehetővé teszi a mezők nevének a Word által a blokkokban való felhasználását.
Egyező mezők használata a helyszíni mezők helyes megtalálásához
A mezők egyeztetéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson az eszköztár Méretezési mezők gombjára.
- A Match Fields párbeszédpanelen a Word mezőinek neve látható a bal oldalon. A doboz jobb oldalán egy legördülő doboz oszlopa látható. Az egyes legördülő mezőben szereplő név az a mező, amelyet a Word a Címblokkban vagy üdvözlő vonal blokkjában lévő minden egyes mezőhöz használ. A módosítások elvégzéséhez egyszerűen válassza ki a mező nevét a legördülő mezőből.
- Miután elvégezte a módosításokat, kattintson az OK gombra .
A Match Fields párbeszédpanelt a megfelelő címsor vagy a Csoporthívó beszúrása párbeszédpanel alján található Match Fields (Mezőmezők) párbeszédpanelen kattintva is megjelenítheti, mindkettő akkor jelenik meg, amikor a megfelelő eszköztár gombra kattint.
Egyesített levelező dokumentumok megtekintése
Mielőtt folytatnánk az egyesített dokumentumok előnézetét és kinyomtatását, egy megjegyzést a formázásról: Ha egyesítési mezőket illesztünk be egy dokumentumba, a Word nem veszi át az adatok forrásától az adatok formázását.
Speciális formázás alkalmazása a forrástábláról
Ha különleges formázást szeretne alkalmazni, például dőlt betűvel, félkövér vagy aláhúzással, ezt meg kell tennie Wordben. Ha a dokumentumot mezőkkel nézed, akkor ki kell választania a dupla nyilat a mező mindkét oldalán, amelyre a formázást alkalmazni szeretné. Ha a dokumentumban szereplő egyesített adatokat látja, egyszerűen jelölje ki a módosítani kívánt szöveget.
Ne felejtsük el, hogy minden egyes változás az összes egyesített dokumentumban fog megjelenni, nemcsak az egyén.
Az egyesített dokumentumok előnézete
Az összevont dokumentumok előnézetéhez kattintson a Összefontázott adatok megtekintése gombra a Nyomtatás egyesítése eszköztáron. Ez a gomb úgy működik, mint egy átkapcsoló, ezért ha vissza szeretne térni a mezők megtekintéséhez, és nem az általuk tárolt adatokhoz, kattintson újra.
Az összeolvasztott dokumentumokon keresztül navigálhat a Mail Merge eszköztár navigációs gombjaival. Ezek balról jobbra: Első rekord , Előző rekord , Ugrás a felvételhez , Következő rögzítés , Utolsó rekord .
Mielőtt összevonná a dokumentumokat, előzetesen meg kell néznie őket, vagy annyit, amennyit csak tud, hogy ellenőrizze, hogy minden összeolvadt-e. Különös figyelmet fordítsunk olyan dolgokra, mint az írásjelek és az egyesített adatok körüli távolság.
Végezze el a nyomtatási irat egyesítését
Ha készen áll a dokumentumok egyesítésére, akkor két lehetősége van.
Merge a nyomtatóhoz
Az első az, hogy egyesíti őket a nyomtatóhoz. Ha ezt az opciót választja, a dokumentumok módosítás nélkül kerülnek a nyomtatóra. A nyomtató egyesítéséhez egyszerűen kattintson az Egyesítés a nyomtató eszköztárra gombra.
Merge egy új dokumentumba
Ha személyre kell szabnia néhány vagy az összes dokumentumot (bár bölcsen jegyzetet adhat az adatforráshoz a személyre szabott jegyzetekhez), vagy bármilyen más módosítást végezhet el, mielőtt kinyomtatná, egy új dokumentumba olvaszthatja őket; Ha egy új dokumentumba illeszkedik, akkor a levéltörés fődokumentuma és az adatforrás sértetlen marad, de lesz egy második fájl, amely az összefűzött dokumentumokat tartalmazza.
Ehhez egyszerűen kattintson az Összekapcsolás az új dokumentum eszköztára gombra.
Bármelyik módszert is választja, megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben meg tudja mondani a Wordnek, hogy egyesíti az összes rekordot, az aktuális rekordot vagy egy sor rekordot.
Kattintson a kívánt lehetőség melletti beállítás gombra, majd kattintson az OK gombra .
Ha meg szeretné egyesíteni egy tartományt, akkor az OK gombra kattintás előtt fel kell tüntetnie az egyesítésbe bevonni kívánt rekordok számának kezdetét és végső számát.
Ha úgy döntött, hogy kinyomtatja a dokumentumokat, a párbeszédpanel megjelenése után megjelenik a Nyomtatás párbeszédpanel. Bármilyen más dokumentumhoz hasonlóan kölcsönhatásba léphet vele.