Excel Lépésrõl lépésre Alapvetõ bemutató

Az Excel használata nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik

Az Excel elektronikus táblázatkezelő program (más néven szoftver ), amelyet az adatok tárolására, rendezésére és manipulálására használnak.

Az adatokat olyan egyedi cellákban tárolják, amelyeket rendszerint oszlopok és sorok sorában rendeznek a munkalapon. Ezeket az oszlopok és sorok gyűjteményét táblázatnak nevezik. A táblák a táblázatban tárolt adatokat azonosítják a felső sorban és a táblázat bal oldalán.

Az Excel az adatokra vonatkozó számításokat is végezhet képletekkel . A munkalapon lévő információk könnyebb megtalálása és elolvasása érdekében az Excel számos formázási funkcióval rendelkezik, amelyek alkalmazhatók az egyes cellákra, sorokra és oszlopokra vagy egész adat táblákra.

Mivel az Excel legutóbbi verzióinak minden munkalapja több munkalaponként több milliárd cellát tartalmaz, minden egyes cellának van egy cella-referenciaként ismert címe, amely a program képleteiben, diagramjain és egyéb jellemzőiben hivatkozhat.

Ez a bemutató lefedi azokat a lépéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy létrehozzanak és formázzanak egy olyan alapszintű táblázatot, amely a fenti képen látható adattáblát, képleteket és formázásokat tartalmazza.

A bemutató témái:

• Az adatok bevitele a táblába
• Egyéni munkalap oszlopok kiszélesítése
• Az aktuális dátum és a megadott tartomány hozzáadása a munkalaphoz
• A levonási képlet hozzáadása
• A nettó fizetési képlet hozzáadása
• Formulák másolása a kitöltő fogantyúval
• Számmásolás hozzáadása adatokhoz
• Cellaformázás hozzáadása

01/08

Az adattábla elindítása

Adatok bevitele a munkalap cellákba mindig három lépéses folyamat.

Ezek a lépések:

1. Kattintson arra a cellára, ahová az adatok meg akarnak menni.
2. Írja be az adatokat a cellába.
3. Nyomja meg az Enter gombot a billentyűzeten, vagy kattintson az egérrel egy másik cellára.

Mint említettük, a munkalap minden egyes celláját egy cím vagy cellahivatkozás azonosítja, amely a cella helyén metszi a sor oszlopának és számának.

Amikor egy cellahivatkozást ír, az oszlop betű mindig először íródik, majd a sor száma - például az A5, a C3 vagy a D9.

Az útmutató bemutatásakor fontos, hogy beírja az adatokat a megfelelő munkalap cellákba. A következő lépésekben megadott képletek használják a bevitt adatok cella hivatkozásait.

A bemutatóadatok beírása

1. A bemutató követéséhez használja a fenti képen látható adatok cella hivatkozásait, hogy az összes adatot egy üres Excel munkalapba írja be.

02/08

Excel oszlopok kibővítése

A cellák szélessége alapértelmezés szerint lehetővé teszi, hogy minden adatbevitel mindössze nyolc karaktert jelenítsen meg, mielőtt az adat átmegy a jobb oldali cellába.

Ha a jobb oldali cellának vagy celláknak üresnek kell lenniük, akkor a bevitt adatok a munkalapon jelennek meg, ahogy az az A1 cellába bevitt munkadokumentum levonási számításaiban látható.

Ha azonban a jobb oldali cella tartalmaz adatokat, az első cella tartalmát az első nyolc karakterre kell csonkolni.

Az előző lépésbe bevitt több adatcellát, például a B3 cellába és az A8 cellába beírt Thompson A-nak nevezett címke elcsúszási arányát , a jobb oldali sejteket tartalmazó adatokból álló csomópontok adják meg.

A probléma kijavítása érdekében, hogy az adatok teljes mértékben láthatók legyenek, az ilyen adatokat tartalmazó oszlopokat bővíteni kell.

Mint minden Microsoft program esetében, többféle módon oszthatók meg . Az alábbi lépések megtudják, hogyan lehet az oszlopok kibővítése az egér használatával.

Egyéni munkalaposzlopok kiszélesítése

1. Helyezze az egérmutatót az oszlopfejléc A és B oszlopai között.
2. A mutató kétfejű nyílra változik.
3. Kattints rá és tartsd lenyomva a bal egérgombot, és húzd jobbra a kétfejű nyilat, hogy kibővítsd az A oszlopot, amíg a teljes Thompson A. bejegyzés látható.
4. Szélesítse meg az egyéb oszlopokat, ha szükséges.

Oszlop szélességek és munkalap címek

Mivel a munkalap címe annyira hosszú, mint az A oszlop többi címkéje, ha az oszlop kibővült, hogy megjelenítse az egész címet az A1 cellában, akkor a munkalap nemcsak furcsának tűnne, de nehéz lenne a munkalap használatát a bal oldali címkék és a többi oszlop közötti rések.

Mivel az 1. sorban nincsenek más bejegyzések, nem helytelen, hogy csak hagyja el a címet, mert - a jobb oldali cellákba süllyednek. Másik megoldásként az Excel egy olyan funkcióval rendelkezik, amely az egyesítés és a központ közé tartozik, amelyet egy későbbi lépésben használnak, hogy a címet gyorsan központosítsák az adattáblán.

03/08

A dátum és a megnevezett tartomány hozzáadása

Dátum Funkció áttekintése

Rendes a dátumot hozzáadni egy táblázathoz - elég gyakran, hogy jelezze a lap utolsó frissítését.

Az Excel számos dátumfunkcióval rendelkezik, amelyek megkönnyítik a dátumot a munkalapba.

A funkciók csak beépített formulák az Excel-ben, így könnyebben elvégezhetők a gyakran végzett feladatok - például a dátum hozzáadásával a munkalaphoz.

A TODAY funkció egyszerűen használható, mivel nincsenek érvei - ez az adat, amelyet a funkciónak meg kell adni annak érdekében, hogy működjön.

A TODAY funkció az Excel egyik változékony funkciója , ami azt jelenti, hogy minden egyes alkalommal újratervezi magát - ez általában a munkalap megnyitása.

A Dátum hozzáadása a TODAY funkcióval

Az alábbi lépések hozzáadják a TODAY függvényt a munkalap C2-hez.

1. A C2 cellára kattintva létrehozhatja az aktív cellát
2. Kattintson a szalag Formulák lapjára
3. Kattintson a dátum és idő opcióra a szalagon a dátumfunkciók listájának megnyitásához
4. Kattintson a Today funkcióra a funkció párbeszédpaneljének megjelenítéséhez
5. A párbeszédablakban kattintson az OK gombra a funkció beírásához és a munkalaphoz való visszatéréshez
6. Az aktuális dátumot hozzá kell adni a C2 cellához

See ###### Jelképek a dátum helyett

Ha egy sor hash tag szimbólum jelenik meg a C2 cellában, ahelyett, hogy hozzáadta volna a TODAY függvényt az adott cellához, azért van, mert a cellák nem elég szélesek ahhoz, hogy megjelenítsék a formázott adatokat.

Amint korábban említettük, a nem formázott számok vagy szöveges adatok a jobb oldali üres cellákra ugrik át, ha túl széles a cellához. Azok a adatok, amelyeket meghatározott számtípusként alakítottak ki - például pénznem, dátum vagy idő - nem kerülnek át a következő cellába, ha azok szélesebbek a keresett cellánál. Ehelyett a ###### hibát jeleníti meg.

A probléma kijavításához szerkessze a C oszlopot a bemutató előző lépésben leírt módszerrel.

Megnevezett tartomány hozzáadása

Megnevezett tartományt hoznak létre, amikor egy vagy több cellát megadnak egy névnek, hogy könnyebben azonosíthassa a tartományt. A nevezett tartományok használhatók a sejtek referenciaként történő helyettesítésére, amikor funkciókat, képleteket és diagramokat használnak.

A nevezett tartományok létrehozásának legegyszerűbb módja a munkalap bal felső sarkában található sor neve, a sorszámok fölött.

Ebben a bemutatóban a névértéket a C6 cella adhatja meg annak érdekében, hogy azonosítsa a munkavállalói bérekre alkalmazott levonási arányokat. A megnevezett tartományt a levonási képletben fogja használni, amelyet a munkalap C6-C9 celláihoz adnak hozzá.

1. Válassza ki a C6 cellát a munkalapon
2. Írja be a Névérték mezőbe a "sebesség" (nincs idézet) és nyomja meg az Enter gombot a billentyűzeten
3. A Cell C6 most rendelkezik a "sebesség"

Ez a név az egyszerűsíti a levonási képletek létrehozását a bemutató következő lépésében.

04/08

Bevezetés a munkavállalói levonásokra Formula

Excel Formulák Áttekintés

Az Excel képletek lehetővé teszik számlák elvégzését a munkalapon megadott számadatokkal kapcsolatban.

Excel képletek használhatók az alapvető számok feldolgozásához, mint például az összeadás vagy kivonás, valamint az összetettebb számítások, mint például a diák átlagának megállapítása a teszteredményeken és a jelzálog kifizetések kiszámítása.

• Az Excel formulái mindig az egyenlő jelzéssel kezdődnek ( = )
• Az egyenlő jelet mindig a cellába kell beírni, ahol a választ megjeleníteni kívánja
• A képletet a billentyűzeten lévő Enter billentyű lenyomásával lehet befejezni

Cella-referenciák használata a képletekben

Az Excel formátumok létrehozásának közös módja a képletadatok beírása a munkalap cellákba, majd a képletben a cellára vonatkozó referenciák felhasználásával, az adatok helyett.

Ennek a megközelítésnek az a legfőbb előnye, hogy ha később szükségessé válik az adatok megváltoztatása, egyszerűen az adatok cseréje a cellákban, nem pedig a képlet átírása.

A képlet eredményei automatikusan frissülnek az adatok megváltozása után.

A megnevezett tartományok használata a képletekben

A cellahivatkozások egyik alternatívája a megnevezett tartományok használata - például az előző lépésben létrehozott elnevezett hatótávolság.

Egy képletben egy megnevezett tartományfüggvény ugyanaz, mint a cellahivatkozás, de általában olyan értékekhez alkalmazzák, amelyeket többféleképpen használnak különböző képletekben - például a nyugdíjakra vagy az egészségügyi ellátásokra, az adókulcsra vagy a tudományos állandó - míg a sejtes referenciák gyakorlatiasabbak olyan képletekben, amelyek csak meghatározott adatokra utalnak.

Az alábbi lépésekben mindkét sejt-referenciát és egy megnevezett tartományt használnak képletek létrehozásakor.

Bevezetés a munkavállalói levonásokra Formula

A C6 cellában létrehozott első formula többszöröse lesz a B. Smith alkalmazott bruttó fizetésének a C3 cellában levont levonási arányával.

A C6 cellában a kész formula:

= B6 * arány

A mutató használata a képlet beírásával

Bár lehetséges, hogy a fenti képletet csak a C6 cellába írjuk, és a helyes válasz jelenik meg, célszerűbb a cella hivatkozásokat hozzáadni a formulákhoz annak érdekében, hogy minimalizáljuk a hibás cellahivatkozások beírásával létrehozott hibák lehetőségét.

A mutató az egérmutatóval rendelkező adatokat tartalmazó cellára kattintva hozzáadja a cella referenciát vagy a megadott tartományt a képlethez.

1. Kattintson a C6 cellára , hogy az aktív cellát létrehozza
2. Írja be az egyenlő jelet ( = ) a C6 cellába a képlet megkezdéséhez
3. Az egérmutatóval kattintson a B6 cellára, hogy hozzáadja a cella hivatkozását a képlethez az egyenlő jel után
4. Írja be a multiplikációs szimbólumot ( * ) a C6 cellában a cellahivatkozás után
5. Az egérmutatóval kattintson a C3 cellára, hogy hozzáadja a megadott tartományt a képlethez
6. Nyomja meg az Enter gombot a billentyűzeten a képlet teljesítéséhez
7. A 2747.34 válasznak jelen kell lennie a C6 cellában
8. Annak ellenére, hogy a képletre adott válasz a C6 cellában jelenik meg, az adott cellára kattintva megjelenik a formula = B6 * arány a munkalap feletti képletsávban

05/08

A nettó fizetési képlet bevitele

A nettó fizetési képlet bevitele

Ezt a képletet a D6 cellában hozza létre, és kiszámítja a munkavállaló nettó fizetését azáltal, hogy levonja az első képletben számított levonási összeget a bruttó fizetésből .

A D6 cellában a kész formula:

= B6 - C6

1. Kattintson a D6 cellára, hogy az aktív cella legyen
2. Írja be az egyenlő jelet ( = ) a D6 cellába
3. Az egérmutatóval kattintson a B6 cellára, hogy hozzáadja a cella hivatkozását a képlethez az egyenlő jel után
4. Írjon be egy mínusz jelet ( - ) a D6 cellában a cellahivatkozás után
5. Kattintson a C6 cellára az egérmutatóval a képlethez tartozó cella hivatkozással
6. Nyomja meg az Enter gombot a billentyűzeten a képlet teljesítéséhez
7. A 43.041.66 válasznak jelen kell lennie a D6 cellában
8. A képletet a D6 cellában tekintheti meg, kattintson arra a cellára, hogy megjelenítse a képlet = B6 - C6 a képletsávban

Relatív sejtes referenciák és másolási formulák

Eddig a levonások és a nettó fizetési formulák csak egy cellára voltak hozzáadva a munkalapon - C6 és D6.

Ennek eredményeképpen a munkalap jelenleg csak egy alkalmazott - B. Smith.

Ahelyett, hogy átgondolná az időigényes feladatot, hogy az egyes képleteket újraformálja a többi alkalmazottak számára, az Excel bizonyos körülmények között lehetővé teszi a képletek más cellákba való másolását.

Ezek a körülmények gyakran magukban foglalják a sejt referenciának egy bizonyos típusát - amely relatív cellahivatkozásként ismert - a képletekben.

Az előző lépésekben szereplő képletek a relatív cellahivatkozások voltak, és ezek az alapértelmezett típusú cellahivatkozások az Excel-ben, annak érdekében, hogy a másolási formulák a lehető legegyszerűbbek legyenek.

A tutorial következő lépése a Fill Handle-t használja, hogy a két képletet átmásolja az alábbi sorokba annak érdekében, hogy az összes munkatárs adatlapját kitöltse.

06/08

Formulák másolása a kitöltő fogantyúval

Fill Handle Áttekintés

A kitöltő fogantyú egy kis fekete pont vagy négyzet az aktív cella jobb alsó sarkában.

A kitöltő fogantyú többféleképpen használható, beleértve a cellák tartalmának szomszédos cellákhoz való másolását. cellák töltése egy sor számmal vagy szöveges címkékkel, és másolási formulák.

A bemutató ezen lépéseként a kitöltő fogantyú segítségével a C6 és a D6 cellákból származó lecsökkentési és nettó fizetési képleteket mind a C9, mind a D9 cellákra másolják.

Formulák másolása a kitöltő fogantyúval

1. Jelölje ki a B6 és C6 cellákat a munkalapon
2. Helyezze az egérmutatót a D6 cellának jobb alsó sarkában lévő fekete négyzet fölé - a mutató "+" plusz jelre változik,
3. Kattintson és tartsa lenyomva a bal egérgombot, és húzza a töltőfogantyút a C9 cellához
4. Engedje fel az egérgombot - a C7-C9 celláknak tartalmazniuk kell a levonási képlet eredményeit és a D7-D9 cellák nettó fizetési képletét

07. 08

A szám formázása Excel alkalmazásban

Excel szám formázás áttekintése

A szám formázása a pénznem szimbólumainak, a decimális markereknek, a százalékos jeleknek és más szimbólumoknak a hozzáadását jelenti, amelyek segítenek azonosítani a cellában jelenlévő adatok típusát, és megkönnyítik az olvasást.

A százalékos szimbólum hozzáadása

1. Jelölje ki a C3 cellát
2. Kattintson a szalag Home lapjára
3. Kattintson a Általános opcióra a Számmód legördülő menü megnyitásához
4. A menüben kattintson a Százalék lehetőségre a C3 cellában lévő érték formátumának 0,06-ról 6% -ra történő módosítására

A pénznem szimbólumának hozzáadása

1. Jelölje ki őket a D6-D9 cellák közül
2. A szalag Home lapján kattintson az Általános opcióra a számformátum legördülő menü megnyitásához
3. A menüben a pénznemre kattintva módosíthatja az értékek formázását a D6-D9 cellákban a két tizedesjegy pontosságú pénznemre

08. 08

A sejtformázás alkalmazása Excel-ben

Cell Formatting Áttekintés

A cellaformázás a formázási lehetőségekre vonatkozik - például a formázás szöveges vagy számszerű formázására, az adatok igazításának módosítására, a szegélyek cellákhoz történő hozzáadására vagy az egyesítés és a központi funkció használatára a cellaben lévő adatok megjelenésének megváltoztatására.

Ebben a bemutatóban a fenti cellatípusokat a munkalap egyes celláira fogják alkalmazni, hogy megfeleljen a bemutató 1. oldalán bemutatott kész munkalapnak.

Hihetetlen formázás hozzáadása

1. Jelölje ki az A1 cellát.
2. Kattintson a szalag Home lapjára.
3. Kattintson az Oszlopos formázás opcióra, amint az a fenti képen látható, az A1 cellában lévő adatok félkövérítéséhez.
4. Ismételje meg a fenti lépések sorrendjét az A5-D5 cellák adatainak vastagságára.

Az adatok igazítása

Ez a lépés megváltoztatja a cellák alapértelmezett bal összehangolását a középvonal beállításához

1. Jelölje ki a C3 cellát.
2. Kattintson a szalag Home lapjára.
3. Kattintson a Középre igazítás opcióra, amint a fenti képen szerepel, hogy összpontosítsa a C3 cellát.
4. Ismételje meg a fenti lépések sorrendjét, hogy központosítsa az adatokat az A5-D5 cellákban.

Merge és Center Cells

Az egyesítés és a Központ beállítás kombinálja a kiválasztott számokat egy cellába, és központosítja az adatbevitelt a bal oldali cellában az új egyesített cellában. Ez a lépés összevonja és központosítja a munkalap címét - a munkavállalók levonási számításai ,

1. Jelölje ki az A1 - D1 cellákat.
2. Kattintson a szalag Home lapjára.
3. Kattintson a Merge & Center lehetőségre, amint az a fenti képen szerepel, hogy egyesítse az A1 cellákat a D1-be, és a címeket a cellákra összpontosítsa.

Alsó szegélyek hozzáadása a cellákhoz

Ez a lépés az alsó határokat adja hozzá a cellákhoz az 1., 5. és 9. sorban lévő adatok tárolásához

1. Jelölje ki az egyesített A1 és D1 cellákat.
2. Kattintson a szalag Home lapjára.
3. Kattintson a lefelé mutató nyílra a Határ lehetőség mellett, amint a fenti képen látható, hogy megnyissa a határok legördülő menüt.
4. Kattintson a menü alsó határának lehetőségére, ha egy szegélyt hozzá szeretnének adni az egyesített cellák aljához.
5. Ismételje meg a fenti lépéssorozatot, hogy az alsó szegélyt az A5-D5 cellákhoz és az A9-től D9-es cellához adjuk.